Tässä ohjeessa käydään läpi, miten voit lisätä ja muokata kulukirjauksia. Severassa voit kirjata erilaisia kuluja kuten päivärahoja (osapäiväraha, päiväraha ja ulkomaan päiväraha), kilometrikorvauksia sekä muita kuluja. Lisää uusia kuluja siirtymällä Tunnit-näkymään Severan oikean reunan sivunavigaation kautta.
Lisää uusi kulu
Lisää uusi kulukirjaus napsauttamalla päänäkymän oikean yläkulman Lisää uusi -painiketta tai päivänäkymässä olevaa Lisää kulu -painiketta:
Valitse, minkätyyppisen kulun haluat kirjata.
Täytä vaaditut tiedot. Pakolliset tiedot on merkitty punaisella tähdellä.
Lisää tarvittaessa liitteet Liitteet-osiosta.
Mikäli kulua ei ole tarkoitus korvata sinulle, valitse Ei korvattava kulu.
Lisää kulu napsauttamalla Tallenna.
Jos haluat jatkaa samantyyppisten kirjausten tekemistä, valitse Tallenna ja lisää toinen. Järjestelmä tallentaa nykyisen kirjauksen ja avaa heti uuden kirjauksen täytettäväksi.
Kulun muokkaaminen
Avaa kulukirjaus muokattavaksi siirtymällä päivän kohdalle, jonne kulu on kirjattu, ja napsauta kirjauksen oikeassa reunassa näkyvää kynäikonia:
Muokkaa tarvittavat ja muokattavissa olevat tiedot avautuvaan sivuikkunaan.
Muista lopuksi tallentaa muutokset napsauttamalla Tallenna.
Kulun muokkaaminen ei ole mahdollista, mikäli kirjaus on Hyväksytty tai Laskutettu asiakkaalta. Nämä tiedot näkyvät kirjauksen kohdalla erillisinä tunnisteina, ja kynäikoni on tällöin harmaana.
Vinkki! Mikäli kulujen hyväksyntä on käytössä yrityksellänne, vapauta kulu muokattavaksi päivittämällä sen hyväksynnän tila hyväksyntäraportin kautta. Hyväksynnän tilaa voi muuttaa käyttäjä, jolla on riittävät käyttöoikeudet kulujen muokkaamiseen ja hyväksymiseen.
Kulun poistaminen
Poista kulukirjaus kirjauksen kohdalla näkyvän kolmen pisteen valikon kautta:
Napsauta kirjauksen oikeassa reunassa olevaa kolmen pisteen valikkoa.
Valitse > Poista.
Lopuksi vahvista poistaminen järjestelmä kysyessä vahvistusta, napsauttamallaPoista.
Poistaminen on myös mahdollista, kun kulu on avattu muokattavaksi: napsauta punaista roskakorin kuvaa sivuikkunan alaosasta. Kulun poistaminen ei ole mahdollista, mikäli kirjaus on Hyväksytty tai Laskutettu. Kulun poistaminen on pysyvä toiminto, eikä sitä voi peruuttaa.
Usein kysytyt kysymykset
K: Yritän lisätä matkakulua, mutta se ei ole mahdollista. Miksi?
V: Tarkista, näkyykö päivän kohdalla huomautusta Tämä päivä on suljettu kulukirjauksilta tai Tälle päivälle ei löydy työsopimusta. Nämä estävät kirjaamisen. Jos ongelma jatkuu, ota yhteys esimieheesi.
K: Syötin kulun, mutta en halua siitä korvausta (esim. maksoin sen yrityksen kortilla). Miten toimin?
V: Kulun lisäyksen tai muokkauksen yhteydessä, kytke päälle valitsin Ei korvattava kulu. Tällöin kulu ei siirry maksettavaksi kulukorvauksena.
K: Matkakulua ei pysty muokkaamaan. Miksi?
V: Kulu voi olla Hyväksytty tai Laskutettu. Tarkista kirjauksen tunniste. Muuta itse, tai pyydä toista käyttäjää, jolla on oikeus muokata kuluja, päivittämään hyväksynnän tila tarkastamattomaksi hyväksyntäraportin kautta. Mikäli kirjaus on jo laskutettu, suosittelemme vahvasti harkitsemaan muutoksien tekemistä.
Mahdollisia virhetilanteita
Virheilmoitus | Ratkaisu |
Tämä päivä on suljettu kulukirjauksilta. | Et voi kirjata kulua suljetulle kaudelle. Ota yhteys pääkäyttäjään matkakulujakson avaamiseksi. |
Avainsanat: beta, kulut, matkakulut, kulukirjaukset, kulukorvaus, matkakulukorvaus, kilometrikorvaus, päiväraha, muut kulut, kulujen hyväksyntä, osapäiväraha, km-korvaus