Projektisuunnitelman avulla voit pilkkoa projektin hallittaviin osiin ja seurata niiden etenemistä helposti. Projektisuunnitelma on työkalu, jolla määritellään:
☑️ Projektin rakenne
☑️ Projektin aikataulu
☑️ Projektin vaiheistus
Projektisuunnitelman tarkasteleminen
Projektisuunnitelma-näkymässä näet projektin vaiherakenteen hierarkkisena kokonaisuutena. Voit siirtyä näkymään menemällä Projektit > Valitse haluttu projekti > Projektisuunnitelma. Valitse näkymän oikeasta yläkulmasta, tarkastellaanko projektisuunnitelmaa Lista-vai Gantt-näkymän muodossa. Järjestelmä muistaa valitun näyttötavan ja näyttää jatkossa sen oletuksena
Lista
Tarkastele projektisuunnitelmaa listamuodossa (yhteenlaskettu vaiheiden määrä näytetään projektisuunnitelman vasemmassa yläkulmassa)
Muokkaa näytettäviä sarakkeita napsauttamalla Muokkaa sarakkeita (järjestelmä muistaa valitut sarakkeet)
Gantt
Tarkastele projektisuunnitelmaa aikajanalla gantt-muodossa
Muokkaa näytettäväsarakkeita näkymän yläosasta sarakeikonista napsauttamalla (järjestelmä muistaa valitut sarakkeet)
Navigoi gantt-aikajanaa eteen- tai taaksepäin nuolista napsauttamalla
Valitse näytettävä aikajakso alasvetovalikosta
Valite, näytetäänkö valmiit vaiheet vai piilotetaanko ne näkymästä napsauttamalla Näytä valmiit vaiheet liukukytkintä
Uuden vaiheen lisääminen
Voit rakentaa projektin rakenteen lisäämällä uusia pää- ja alivaiheita. Suorita toiminto menemällä Projektit > Valitse haluttu projekti > Projektisuunnitelma > Lisää vaihe. Järjestelmä luo automaattisesti uuden vaiheen nykyisen vaiherakenteen loppuun.
Muokkaa uuden vaiheen nimi tekstikenttään napsauttamalla vaiheen nimeä. Voit muokata vaiheiden nimiä myös jälkikäteen suoraan listalla.
Jos haluat lisätä vaiheelle alivaiheen, käytä vaiheen kohdalla olevaa kolmen pisteen valikkoa ja valitse Lisää alivaihe.
Kun projektille lisätään vaiheita tai vaiheelle lisätään alivaihe, järjestelmä lukitsee projektin/vaiheen automaattisesti tuntikirjauksilta.
Vaiheen aikataulun määrittäminen
Jokaiselle vaiheelle voidaan asettaa alkamis- ja päättymispäivämäärä. Määritä aikataulu vaiheelle:
Aloitusaika: Listanäkymässä klikkaa vaiheen kohdalla Aloitusaika-kenttää ja valitse kalenterista projektin alkamisen päivämäärä. Gantt-näkymässä määritä vaiheen aloitusaika raahamalla palkin alkuosa haluttuun ajankohtaan.
Deadline: Listanäkymässä määritä projektille päättymispäivä eli Deadline klikkaamalla Deadline-kenttää ja valitse kalenterista deadlinelle päivämäärä. Gantt-näkymässä määritä vaiheen päättymisajankohta raahaamalla palkin loppuosa haluttuun ajankohtaan.
Muuta vaiheen ajankohtaa: Muokkaa vaiheen päivämääriä projektin edetessä tai raahaa Gantt-näkymässä vaihe uuteen ajankohtaan, jos projektisi aikataulut muuttuvat.
Vaiheiden riippuvuudet eivät toistaiseksi ole saatavilla Severa Betassa. Mikäli projektilla on vaiheiden riippuvuuksia käytössä, aikataulun muokkaaminen ei ole mahdollista Betassa. Järjestelmä näyttää huomautuksen vaiherakenteen yläpuolella, mikäli projektilla on vaiheiden riippuvuuksia.
Työmääräarviot ja edistyminen
Voit seurata työmääräarvioiden toteutumista suoraan projektisuunnitelmasta.
Arvioitu työmäärä: Tarkastele vaiheen arvioitua tuntimäärää Arvioitu-sarakkeesta. Mikäli projektilla on vaiheita, työmääräarvio on suositeltavaa syöttää vaiheille suoraan, joista kokonaisarvio lasketaan koko projektin tasolle.
Edistymisen seuranta: Edistyminen-sarake näyttää visuaalisesti, kuinka paljon projektille on kirjattu tunteja arvioituun työmäärään verrattuna.
Toteutuneet tunnit: Kirjattu-sarake näyttää vaiheelle ja sen alivaiheille yhteensä kirjatut työtunnit.
Vaiheen jäsenet ja resursointi
Voit määrittää, ketkä henkilöt työskentelevät kussakin vaiheessa.
Jäsenten hallinta: Napsauta vaiheen kohdalla kolmen pisteen valikosta Hallinnoi jäseniä avataksesi työryhmän tarkastelunäkymän.
Jäsenten lisääminen: Voit hakea ja lisätä henkilöitä vaiheelle siirtymällä kolmen pisteen valikon kautta Hallinnoi jäseniä > Valitse uusia jäseniä. Voit valita, lisätäänkö henkilöt samalla kerralla myös kaikkiin olemassa oleviin alivaiheisiin.
Kopioiminen: Voit tuoda vaiheelle jäsenet suoraan projektin päätasolta tai kopioida ne toisesta projektin vaiheesta säästääksesi aikaa.
Vaiheiden järjestyksen muuttaminen
Voit muuttaa projektin rakennetta siirtämällä vaiheita toiseen paikkaan tai muuttamalla niitä alivaiheiksi:
Tartu vaiheeseen hiirellä vaiheen rivin alussa olevasta kahvasta.
Vedä ja pudota vaihe haluamaasi kohtaan listassa.
Jos pudotat vaiheen toisen vaiheen päälle, siitä tulee kyseisen vaiheen alivaihe.
Vaiheen tilan muokkaaminen
Vaiheen tila kertoo, missä vaiheessa kyseinen projektin osa on (esim. suunnittelussa, käynnissä tai pidossa):
Napsauta vaiheen kohdalla kolmen pisteen valikosta Muokkaa vaiheen tilaa.
Valitse avautuvasta valikosta uusi tila vaiheelle. Lisää tarvittaessa kuvaus. Tarkastele tilan muutoshistoriaa Tilahistoria-osiosta.
Lopuksi napsauta Vaihda tilaa.
Vaiheen lukitseminen ja valmistuminen
Vaihe voidaan lukita tuntikirjauksilta ja merkitä valmiiksi, jotta projektin eteneminen olisi sujuvaa ja selkeää. Myös laskutus voidaan esimerkiksi sitoa vaiheen valmistumiseen. Toimi näin:
Lukitse vaihe tuntikirjauksilta: Napsauta vaiheen kohdalla olevaa lukko-ikonia. Tämä estää uudet kirjaukset ja piilottaa vaiheen tuntikirjaussivulta. Lukitun vaiheen ikoni muuttuu tummaksi. Voit avata vaiheen uudelleen napsauttamalla lukko-ikonia.
Merkitse vaihe valmiiksi: Napsauta vaiheen kohdalla olevaa ✔️-valintamerkkiä. Kun vaihe on valmis, ikoni muuttuu vihreäksi. Voit palauttaa vaiheen takaisin keskeneräiseksi napsauttamalla vihreää valintamerkkiä uudelleen.
Vaiheen poistaminen
Tarpeettomat vaiheet voidaan poistaa projektisuunnitelmasta:
Napsauta poistettavan vaiheen kohdalla kolmen pisteen valikosta Poista vaihe.
Varmista, että vaiheelle ei ole kirjattu työtunteja tai muita kuluja.
Vahvista poistaminen napsauttamalla Poista.
Avainsanat: beta, projektisuunnitelma, vaiheet, aikataulu, hierarkia, vaiheen tila, alivaihe, tilahistoria, vaiheiden riippuvuus, vaiheriippuvuudet, Gantt, tuntiarvio, resursointi, projektin jäsenet