Met de Severa-PowerOffice-integratie kun je verkoopfacturen naadloos van Severa naar PowerOffice overzetten. De integratie maakt het ook mogelijk om inkoopfacturen vanuit PowerOffice naar Severa te importeren als projectkosten. Hierdoor kun je projectbusiness efficiënt beheren in Severa en de boekhouding afhandelen in PowerOffice, wat de behoefte aan handmatige gegevensinvoer minimaliseert.

In de integratie worden klanten, units, producten, projecten en medewerkers tussen de systemen gesynchroniseerd. In Severa aangemaakte projecten kunnen naar PowerOffice worden overgezet en verkoopfacturen worden automatisch overgedragen op basis van de factuurstatus. Ook de status van verzonden en betaalde facturen wordt terug bijgewerkt naar Severa. Het overzetten van inkoopfacturen van PowerOffice naar Severa gebeurt door in PowerOffice de kosten te koppelen aan het overeenkomstige Severa-project.

De gegevensoverdracht van de integratie werkt automatisch in een gespreide cyclus op basis van het tijdstip van de dag. Dit optimaliseert de systeemprestaties en zorgt ervoor dat de gegevens zo actueel mogelijk zijn wanneer ze het meest nodig zijn. De gegevens worden volgens het volgende schema gesynchroniseerd (tijden in Finse tijd):

Voordat de integratie in gebruik wordt genomen, is het belangrijk om het volgende te controleren:

In de integratie wordt gekozen welk van de systemen het hoofdsysteem, oftewel de master, is. De master-keuze heeft de volgende invloed op de gegevens die in de integratie worden overgedragen:

Klanten worden tussen de systemen gekoppeld op basis van het klantnummer. Voor de overdracht van klantgegevens tussen de systemen gelden de volgende regels:

Wanneer eenmaal aan deze criteria is voldaan, onthoudt de integratie de klant ook als de criteria later veranderen. Het adres van de hoofdvestiging (headquarter address) van de klant in Severa wordt in PowerOffice overgenomen als afleveradres (delivery address).

Producten, werksoorten en reiskosten in Severa worden gesynchroniseerd met het productregister van PowerOffice. Objecten worden gekoppeld op basis van de identificatie van het product, de werksoort en de reiskost in Severa en de productcode (product code) in PowerOffice. Voor de synchronisatie van producten, werksoorten en reiskosten gelden de volgende regels:

Projecten worden gekoppeld op basis van het projectnummer. Alleen projecten waarvan de status in Severa Gewonnen (won) is, worden naar PowerOffice overgezet. Als je een project rechtstreeks in PowerOffice aanmaakt, wordt het automatisch in Severa aangemaakt met de status Gewonnen.

Units in Severa worden gesynchroniseerd met afdelingen (departments) in PowerOffice. De koppeling gebeurt op basis van de code die je invoert in de unitgegevens in Severa en de afdelingscode in PowerOffice. Zorg ervoor dat de codes in beide systemen overeenkomen. Je vindt de unitcode in Severa via het tandwielpictogram onder Instellingen > Organisatie > Units.

Om de integratie te activeren, moet je eerst de bijbehorende add-on inschakelen. Ga in Severa naar het tandwielpictogram: Instellingen > Abonnement > Integraties en zet de optie PowerOffice aan.

Vervolgens moet er een beveiligde verbinding tussen de systemen worden opgezet. De gebruiker die de integratie activeert, moet over voldoende rechten in PowerOffice beschikken: de gebruiker moet in PowerOffice ofwel administrator zijn of toegang hebben tot Settings > Organization.

Stel de algemene regels voor de integratie in, zoals de masters van de registers en de factuurstatussen, volgens de onderstaande gedetailleerde instructies.

Zorg ervoor dat de controle van de registers is uitgevoerd vóór de ingebruikname van de integratie met behulp van het registervergelijkingsrapport (registry romparison report). Het rapport berekent gelijkenisscores voor de objecten en toont of ze correct worden gekoppeld volgens de integratielogica.

Wanneer alle instellingen zijn geconfigureerd en de klant-, product-, werksoort-, reiskosten- en projectregisters zijn gecontroleerd, activeer je de integratie door de hoofdschakelaar Enable integration in te schakelen.

De factuurstatussen in Severa worden gebruikt om de gegevensoverdracht te starten en de voortgang te volgen. Plan en maak in Severa de factuurstatussen aan die je in de integratie wilt gebruiken. In de integratie zijn de volgende factuurstatussen vereist:

PowerOffice fungeert als master voor de nummering van verkoopfacturen. Zorg ervoor dat de nieuwe factuurnummers niet overlappen met eventuele oude nummerreeksen in de systemen en dat de nummering consistent wordt voortgezet.

Inkoopfacturen worden van PowerOffice naar Severa overgezet door in PowerOffice het projectnummer op de factuurregel in te vullen. Daarna worden de regels van de inkoopfactuur in Severa overgenomen als kosten van het betreffende project in de sectie Financiële gegevens > Termijnbetalingen & overige kosten .

| Veld in Severa | Veld in PowerOffice | Beschrijving |
| --- | --- | --- |
| guid | Id | Unieke identificatie |
| productCategory | ProductGroupCode | Koppeling aan productgroep |
| code | Code | Primaire productcode of SKU |
| name | Name | Productnaam |
| proposalDescription | Description | Gedetailleerde productbeschrijving |
| unitPrice.amount | UnitPrice | Standaard eenheidsprijs (excl. btw) |
| measurementUnit | UnitOfMeasureCode | Meeteenheid |
| | | |
| isActive | IsArchived | Productstatus (Actief / Gearchiveerd) |
| type | ProductType | Logische mapping:
Severa: FixedFees + Materials = PO: Product
Severa: SubContracting = PO: Service |

| Veld in Severa | Veld in PowerOffice | Beschrijving |
| --- | --- | --- |
| ProjectCode | ProjectCode | Projectcode (verplicht voor doorbelasting van kosten) |
| ProductCode | ProductCode | Productcode |
| Quantity | Quantity | Hoeveelheid |
| unitPrice.amount | ProductUnitPrice | Eenheidsprijs van het product |
| Description | Description | Omschrijving van de regel |
| productType | FromProduct | Mapping:
Severa: FixedFees + Materials = PO: Product
Severa: SubContracting = PO: Service
​Als er geen productcode is, wordt het standaardproduct gebruikt. |
| unitPrice.currencyCode | CurrencyCode | Valutacode |