ProCountor

Ohjeen sisältö

• Kuvaus
  • Asiakasrekisteri
  • Tuoterekisteri
  • Myyntireskontra
  • Projektit
• Huomio ennen aloittamista
• Käyttöönotto
  • Asetukset kun yksiköt on käytössä
• Myyntilaskuaineiston siirtäminen
• Matkakulujen siirtäminen
• Matkalaskujen siirtäminen
• Dimensioaineiston lataaminen
• Ostolaskujen siirtäminen
• Tekninen kuvaus myyntilaskut
• Procountorin käyttämät matkakulukoodit

Kuvaus

Liittymän avulla voidaan siirtää Severan myyntilaskut ja myyntireskontra ProCountoriin. Lisäksi ProCountoriin voidaan siirtää matkakulut tai matkalaskut, sekä viedä projektit dimensiointia varten. ProCountorista voidaan tuoda Severaan ostolaskuja, jolloin ne saadaan projektien kuluiksi sekä jälleenlaskutettavaksi.

Laskujen ja matkalaskujen siirto toimii siten, että Severaan määritetään laskun tila, josta laskut siirretään ProCountoriin. Severassa klikataan painiketta Siirrä laskut, jolloin kaikki valitussa tilassa olevat laskut siirtyvät suoraan ProCountoriin. Pelkät matkakulut siirretään myös nappia painamalla, aikarajauksen avulla. 

Ostolaskut tuodaan Severaan, kun ne on ensin dimensioitu ProCountorissa projekteille ja ostolaskun tila on Hyväksytty, Odottaa siirtoa, Odottaa siirtoa pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu tai Maksettu muualla. Ostolaskujen tuonti tapahtuu myös nappia painamalla Severassa. Ostolaskuissa voi käyttää ainoastaan projekti-dimensiota Procountorissa eli esim. yksikköille dimensionti ei ole mahdollista.

Liittymä tukee yksikköhierarkiaa.

Liittymässä siirtyy matkalaskun liite (matkalasku + kaikki liitteet yhtenä tiedostona). HUOM! Myynti- ja matkalaskun liittetiedoston maksimi koko on 10 MB. Myyntilaskulle voidaan valita, siirretäänkö laskun PDF-tiedosto, joka sisältää liitteet, vai jätetäänkö liitteet siirtämättä. Mikäli valinta jätetään käyttöönottoasetuksissa valitsematta siirretään laskun liite, mikäli laskulla on käytetty ryhmittelyä liitetiedoston kera. Laskun liite siirtyy sekä verkkolaskuilla että paperilaskuilla.

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteri siirtyy laskun mukana Severasta ProCountoriin. Asiakkaalla tulee olla Y-tunnus ja asiakasnumero, sillä näiden tietojen perusteella tiedot kohdistetaan ProCountorin liikekumppanirekisterin liikekumppaneihin. Y-tunnus- ja asiakasnumero-tietojen tulee täsmätä järjestelmien välillä, jotta laskut kohdistuvat ProCountorissa oikean asiakkuuden alle, eikä tupla-asiakkuuksia luoda. Alla on kuvattuna perusperiaate laskuaineiston kohdistumisesta liikekumppanirekisterissä:

• Mikäli Severan laskuaineistosta löytyy sama y-tunnus ja asiakasnumero kuin ProCountorin liikekumppanirekisterissä, kohdistus tehdään tähän.
• Mikäli Severan laskuaineistosta löytyy sama y-tunnus, mutta eri asiakasnumero kuin ProCountorin liikekumppanirekisterissä, ei kohdistusta tehdä vaan perustetaan tarvittaessa uusi liikekumppanuus ProCountoriin.
• Mikäli Severan laskuaineistosta löytyy sama asiakasnumero, mutta eri y-tunnus kuin ProCountorin liikekumppanirekisterissä, ei kohdistusta tehdä vaan perustetaan tarvittaessa uusi liikekumppanuus ProCountoriin.

Tuoterekisteri

Tuoterekisteri siirtyy laskun mukana Severasta ProCountoriin. Severan työlajien ja tuotteiden koodien tulee vastata ProCountorin tuoterekisteriä. Samoin matkakulut on täsmättävä koodien avulla. Matkakulujen koodit vaihtuvat vuosittain, uudet koodit voi tarkistaa ProCountorista.

Myyntireskontra

Myyntireskontra siirtyy laskun mukana Severasta ProCountoriin. Severaan tulee määritellä samat myyntitilit kuin ProCountorissa on käytössä.

Projektit

Projektit on mahdollista siirtää ProCountoriin lataamalla dimensioaineisto Severasta, ja viemällä se ProCountoriin. Projektidimensio siirtyy myös myyntilaskuaineiston mukana.

Takaisin ylös

Huomio ennen aloittamista

• Asiakkaalla on oltava sopimus ProCountorin kanssa ProCountorin ja tämän liittymän käytöstä.
• Severan pääkäyttäjä voi aktivoida ProCountor-liittymän Severasta kohdasta Rattaan kuvake > Tilaus > Integraatiot > ProCountor.
• Matkalaskuja voi luoda ja siirtää vain, jos Severassa on käytössä Matkalaskut-lisäosa (sisältyy Severan Business-, Platinum- ja Enterprise-paketteihin).
• Mikäli matkakulu määritetään Severassa Ei-korvattavaa tyyppiseksi matkakuluksi, siirtyy se Procountoriin korvattavana.
• Mikäli matka- tai myyntilaskun mukana siirretään liite, liitteen nimi ei saa sisältää erikoismerkkejä.
• Liitetiedostojen tulee olla muotoa GIF, JPEG (jpg), PDF tai TXT. 
• Severan laskunumerointia ei ole mahdollista käyttää ProCountorissa, vaan laskunumeroinnin määrää aina ProCountor. Tämän aiheuttaa se, että ProCountor-ohjelmassa ei ole mahdollista käyttää toisen ohjelman laskunumerointia. Halutessasi voit näyttää Severan laskunumeroinnin Procountorissa kentässä Alkuperäinen laskunumero. Kentän tieto ei kuitenkaan mene asiakkaan laskulle, vaan kyseessä on sisäinen tieto.

Takaisin ylös

Käyttöönotto

1. Siirry Rattaan kuvake > Asetukset > Organisaatio > Tilikartta
   • Muokkaa/lisää Severaan ProCountorissa käytössä olevat myyntitilit.
   • Määrittele kaikki ProCountorissa käytössä olevat myyntitilit.
   • Voit valita erikseen oletusmyyntitilin työtunneille, matkakuluille ja tuotteille.
   • Anna myyntitilin nimi ja -numero. Myyntitilin numeron tulee vastata ProCountoriin määriteltyä myyntitilin numeroa. Voit hallinnoida myyntitilejä keskitetysti Myyntitilien liittäminen kautta.
2. Muokkaa/Lisää Severaan ProCountorissa käytössä olevat tuotteet, sekä lisää Severassa olevat tuotteet ProCountoriin. Halutessasi voit käyttää yhtä ja samaa koodia kaikilla tuotteilla. Tällöin voit jättää tuotteet määrittelemättä ja siirtyä seuraavaan kohtaan. Tällöin tuotteet siirtyvät ProCountoriin oletuskoodilla.

   • Siirry Rattaan kuvake > Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Tuotteet

   • Lisää uusi tuote, tai muokkaa olemassa olevaa tuotetta.

   • Anna tuotteelle koodi sekä valitse käytettävä myyntitili (voit halutessasi määritellä tuotteelle myös muut tiedot). Koodin tulee vastata ProCountorissa olevan tuotteen koodia.

   • Määrittele kaikki ProCountorissa käytössä olevat tuotteet.

3. Muokkaa/Lisää Severassa käyttämäsi työlajit ja työlajikoodit vastaamaan ProCountorissa olevia tuotteita. Työlajien avulla laskulla olevat tunnit kohdistuvat PrCountorin tuoterekisteriin.

   • Siirry Rattaan kuvake > Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Työlajit
   • Lisää kaikille Severassa käytössä oleville työlajeille koodit kohdentaen ne ProCountorissa tuotteiksi.
4. Muokkaa/Lisää Severassa käyttämäsi matkakulut vastaamaan ProCountorin matkakulurekisteriä. Matkakulujen koodien on Severassa oltava samat kuin ProCountorissa. Koodit muuttuvat ProCountorissa aina vuoden vaihteessa ja pääkäyttäjän tulee päivittää tiedot Severaan.

   • Siirry Rattaan kuvake > Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Matkakulutyypit

   • Lisää kaikille Severassa käytössä oleville matkakuluille koodit kohdentaen ne ProCountorin matkakulurekisteriin.

5. Siirry Rattaan kuvake > Asetukset > Organisaatio > Pankkitilit. Klikkaa kynän kuvaa ja muokkaa pankkitilin numero IBAN muotoon.

6. Luo Severaan myyntilaskun tilat, josta myyntilaskuaineisto ladataan ProCountoriin.
   

   • Siirry Rattaan kuvake > Asetukset > Laskutus > Laskun tilat

   • Lisää uusi laskun tila, jonka nimi on esimerkiksi Odottaa siirtoa ProCountoriin. Valitse tilalle seuraavat asetukset: Ei muokattavissa, Laskun numero, Lähetetty. Voit määrittää halutessasi tämä tilan myös hyvityslaskun oletustilaksi.
   • Kun laskut on siirretty ProCountoriin, ne vaihtavat automaattisesti tilaansa. Voit lisätä halutessasi tilan, jonka nimi on esimerkiksi Siirretty ProCountoriin tai käyttää Lähetetty tilaa tähän tarkoitukseen.
   • Siirrä laskun tilat raahaamalla järjestykseen siten, että tila jossa on Maksettu valinta, jää uusien tilojen alapuolelle.

7. Mikäli Matkalaskut-lisäosa on käytössä Severassa, täytä henkilötunnus sekä pankkitilitieto käyttäjille. Ilman henkilötunnusta, matkalaskut eivät siirry ProCountoriin. Varmista, että samat henkilötunnukset on määritetty myös ProCountoriin.

   • Siirry Rattaan kuvake > Käyttäjien hallinta

   • Avaa käyttäjän profiili klikkaamalla käyttäjän nimeä
   • Lisää käyttäjän henkilötunnus sekä pankkitilinumero

8. Mikäli Matkalaskut-lisäosa on käytössä Severassa, luo Severaan matkalaskun tilat, josta matkalaskuaineisto ladataan ProCountoriin.
   

   • Siirry Rattaan kuvake > Asetukset > Tunnit & kulut > Matkalaskut > Matkalaskun tilat

   • Lisää uusi matkalaskun tila, jonka nimi on esimerkiksi Odottaa siirtoa ProCountoriin. Valitse tilalle seuraavat asetukset: Lukittu ja Hyväksytty. Halutessasi voit käyttää myös olemassa olevaa Hyväksytty tilaa.
   • Kun matkalaskut on siirretty ProCountoriin, ne vaihtavat automaattisesti tilaansa. Lisää tila Siirretty ProCountoriin, jolla on asetukset Lukittu ja Hyväksytty.
     
     

9. Määritä tiedonsiirron asetukset. ProCountor-tiedonsiirto asetuksissa voit tallentaa laskujen, matkalaskujen ja ostolaskujen asetukset, sekä yleiset siirtoasetukset. Voit halutessasi jättää matkalaskujen sekä ostolaskujen siirtoasetukset tallentamatta, mikäli tietoja ei siirretä Severan ja Procountorin välillä.

   • Siirry Rattaan kuvake > Työkalut > Tiedonsiirto

   • Siirry tiedonsiirron asetuksiin avaamalla Asetukset välilehti

   • Määritä laskujen siirtoasetukset
     
     
     

     • Lisää Procountor-tiedonsiirtosalasana kenttään Procountorilta saamasi tiedonsiirron salasana.

     • Valitse Laskun tila, josta laskut siirretään ProCountoriin kenttään aiemmin luotu laskun tila (esim. Odottaa siirtoa ProCountoriin)

     • Valitse Tila, johon laskut siirretään ProCountor-siirron jälkeen (esim. Siirretty ProCountoriin tai Lähetetty).
     • Valitse ProCountorin laskun tila, jonka myyntilasku saa kun se siirtyy ProCountoriin. Alussa kannattaa valita tila Kesken, jolloin laskua pääsee vielä muokkaamaan ja tarkistamaan ProCountorissa, ennenkuin se lähetetään asiakkaalle. Kts. lisää Procountorin ohjeesta.
     • Valitse siirretäänkö yksikkö laskurivin dimensiotietona ProCountoriin.
       • Mikäli otetaan käyttöön, lisää dimensio otsikolla Yksikkö ProCountorin dimensiohin, jonka jälkeen yksiköt siirtyvät Severan laskun mukana ProCountoriin.
     • Valitse siirretäänkö kustannuspaikka laskurivin dimensiotietona ProCountoriin.
       • Mikäli otetaan käyttöön, lisää dimensio otsikolla Kustannuspaikka ProCountorin dimensiohin, jonka jälkeen yksiköt siirtyvät Severan laskun mukana ProCountoriin.
     • Valitse siirretäänkö laskun mukana liitteitä vai ei (laskun liite on lasku PDF = laskusivut, erittely + liitteet).
     • Jos haluat siirtää vain laskun erittelysivun, älä muuta asetusta vaan jätä asetukseen valinta Ei valittu.
     • Ota halutessasi käyttöön laskujen lähetys sähköpostitse (Kyllä/Ei)
       • Kun valitaan Kyllä, lähetys käyttää seuraavaa logiikkaa lähetyskanavan valitsemisessa:
         • Jos asiakkaalle on annettu verkkolaskutiedot > lasku lähetetään verkkolaskuna
         • Jos asiakkaalle ei ole annettu verkkolaskutietoja, mutta laskulle on valittu asiakkaan yhteyshenkilö, jolle on märitetty sähköpostisoite > lasku lähetetään sähköpostina
         • Jos asiakkaalle ei ole annettu verkkolaskutietoja, eikä laskulle ole valittu yhteyshenkilöä TAI yhteyshenkilölle ei ole määritetty sähköpostiosoitetta > lasku lähetetään postitse
     • Tallenna laskujen siirtoasetukset
   • Lisää yleiset siirtoasetukset
     
     • Valitse perustetaanko liikekumppanit (Severan asiakkaat) ProCountorin asiakasrekisteriin.
     • Valitse lisätäänkö tuotteet ProCountorin tuoterekisteriin.

     • Määritä tuotteiden oletuskoodi. Oletuskoodi tulee löytyä myös ProCountorin tuoterekisteristä.

     • Määritä työlajin oletuskoodi. Oletuskoodi tulee löytyä myös ProCountorin tuoterekisteristä.

     • Määritä matkakulujen oletuskoodi. Oletuskoodi tulee löytyä myös ProCountorin matkakulurekisteristä.

     • Tallenna yleiset siirtoasetukset.

   • Täytä matkalaskun siirtoasetukset ainoastaan mikäli matkalaskut aiotaan siirtää.
     

     • Lisää ProCountorilta saamasi tiedonsiirron salasana matkoja koskeviin asetuksiin.
     • Valitse matkalaskun tila Tässä tilassa olevat laskut siirretään kenttään. Esimerkiksi Hyväksytty tila.
     • Valitse Kun matkalaskut siirretään ProCountor-liittymään, niiden tilaksi tulee aiemmin luotu matkalaskun tila (esim. Siirretty ProCountoriin).
     • Valitse ProCountorin matkalaskun tila, jonka matkalasku saa kun se siirtyy ProCountoriin. Alussa kannattaa valita tila Kesken, jolloin matkalaskua pääsee vielä muokkaamaan ja tarkistamaan ProCountorissa.
     • Valitse siirretäänkö yksikkö matkalaskurivin dimensiotietona ProCountoriin.
       • Mikäli otetaan käyttöön, lisää dimensio otsikolla Yksikkö ProCountorin dimensiohin, jonka jälkeen yksiköt siirtyvät Severan laskun mukana procountoriin.
     • Valitse siirretäänkö kustannuspaikka laskurivin dimensiotietona ProCountoriin.
       • Mikäli otetaan käyttöön, lisää dimensio otsikolla Kustannuspaikka ProCountorin dimensiohin, jonka jälkeen yksiköt siirtyvät Severan laskun mukana ProCountoriin.
     • Valitse päivitetäänkö Severan käyttäjät ProCountorin henkilörekisteriin.
     • Mikäli henkilöt siirretään, Sukunimi ja Etunimi viedään Procountorin Sukunimi kenttään.
     • Tallenna matkalaskun siirtoasetukset.
   • Tallenna ostolaskujen siirtoasetukset ainoastaan mikäli ostolaskujen siirto otetaan käyttöön.
     

   • Lisää ProCountorilta saamasi tiedonsiirron salasana ostolaskua koskeviin asetuksiin.

   • Tallenna ostolaskujen siirtoasetukset.
     
     

Asetukset kun yksiköt on käytössä

• Seuraa samoja ohjeita kuin yllä, mutta valitse aina ensin Yksikkö-valikosta yksikkö, jonka asetuksia olet määrittämässä.

• Asetukset tarvitsee määrittää vain yksiköille, jotka ovat yrityksiä.Jätä muut yksiköt määrittämättä, sillä liittymä osaa siirtää tietoja yksikköhierarkian perusteella.

Esimerkiksi: Yksikköhierarkiassa on yritys A jolla on alayksiköitä (osastoja tai tiimejä). Projektilla on yksikkönä Osasto A, joka on yrityksen A alayksikkö. Näin ollen myös laskun yksikkö on Osasto A. Tiedonsiirron asetuksissa on tallennettu ProCountor salasana yritykselle A, sekä määritetty laskujen tilat. Tiedonsiirto-sivulla valitaan yksikkö-valikosta yritys A ja klikataan "Siirrä laskut" painiketta. Kaikki yritykselle A ja sen alayksiköille kuuluvat laskut siirretään yritys A:n ProCountoriin. Sama toimintatapa on myös matkalaskujen siirrossa, eli käyttäjien matkalaskut, joiden yksikkö on osasto tai tiimi viedään sen yrityksen ProCountoriin, jonka osastot ovat kyseessä.

Takaisin ylös

Myyntilaskuaineiston siirtäminen

• Luo lasku Severaan
• Muuta laskun tilaksi Odottaa siirtoa ProCountoriin
• Siirry Rattaan kuvake > Työkalut > Tiedonsiirto ja klikkaa Siirrä laskut
• Kun lasku on siirtynyt ProCountoriin, laskun tila muuttuu automaattisesti Siirretty ProCountoriin laskun tilaan.

Takaisin ylös

Matkakulujen siirtäminen

• Siirry matkakulujen kirjaamisen jälkeen Rattaan kuvake > Työkalut > Tiedonsiirto
• Siirry Matkakulut osioon
• Valitse pudostusvalikosta aikajakso, miltä ajalta matkakuluja siirretään
• Klikkaa Siirrä kulut painiketta, jonka jälkeen matkakulut siirretään ProCountoriin

Takaisin ylös

Matkalaskujen siirtäminen

• Siirry matkakulujen kirjaamisen jälkeen Rattaan kuvake > Työkalut > Tiedonsiirto
• Siirry Matkalaskut osioon
• Klikkaa Siirrä matkalaskut painiketta, jonka jälkeen Odottaa siirtoa ProCountoriin tilassa olevat matkalaskut siirretään ProCountoriin

Matkalaskun summat viedään verollisina pyöristyserojen välttämiseksi. Tämän lisäksi jatkossa työntekijän tiedot päivittyvät ProCountoriin matkalaskun siirron yhteydessä.

Takaisin ylös

Dimensioaineiston lataaminen

Ennen ensimmäistä dimensioaineiston lataamista lisää procountorin dimensiohin otsikko "Projekti", johon Severan projekti-dimensiot ladataan.

• Siirry Rattaan kuvake > Työkalut > Tiedonsiirto
• Siirry Dimensioaineisto osioon
• Klikkaa Lataa painiketta
• Tallenna CSV-muodossa oleva dimensioaineisto tietokoneellesi
• Lataa dimensioaineisto ProCountoriin

Takaisin ylös

Ostolaskujen siirtäminen

Ennen ensimmäistä ostolaskujen siirtoa varmista, että käyttöasetus Tiliöidäänkö ostolaskut oletuksena riveittäin? on asetettu ProCountorissa päälle. 

Eri valuutoissa olevat ostolaskut tuodaan Severaan yrityksen omassa valuutassa.

• Siirry Rattaan kuvake > Työkalut > Tiedonsiirto
• Siirry Ostolaskut osioon
• Klikkaa Tuo kulut painiketta
• Kulut tuodaan Severan projektille tuotteeksi

Ostolaskurivin kuvaus-kenttässä näytetään sekä kuvaus että toimittajan nimi.

Takaisin ylös

Tekninen kuvaus myyntilaskut

Laskun lähettäjän tiedot tulevat ProCountorin yritystiedoista.

Myyntilaskulta siirtyvät tiedot:

Laskuriveiltä siirtyvät tiedot:   

Takaisin ylös

Procountorin käyttämät matkakulukoodit

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei