Follow

Google kalenterisynkronointi

Sisältö

Kuvaus

Google kalenterisynkronoinnin avulla töiden koordinointi on helpompaa käyttäen kaksisuuntaista synkronointia Visma Severan ja Googlen kalenterien väillä. Synkronointi on turvallinen ja helppo ottaa käyttöön käyttäen OAuth autentikointia.

Kalenterisynkronointi käyttää Visma Severan aktiviteetteja, joten varmistathan, että yrityksellänne on käytössä aktiviteetit. Visma Severaan luodut aktiviteetit siirretään Googlen kalenteriin sekä Googlen kalenteriin tehdyt merkinnät siirretään Visma Severaan aktiviteetiksi.

Takaisin ylös

Huomio ennen käyttöönottoa

  • Google kalenterisynkronoinnin käyttö vaatii maksullinen Google G Suite lisenssin Googlen puolela. Kts. lisää (englanniksi) Google G Suite
  • Visma Severasta tulee kytkeä Google kalenterisynkronointi -lisäosa, joka kuuluu Premium- ja Enterprise -pakettiin. 
  • Sähköpostiosoitteen, jota käytetään Visma Severassa tulee olla sama kuin Googlessa käytössä oleva sähköpostisosoite. 
  • Suosittelemme, että kalenterisynkronointi aktivoidaan kaikille yrityksen käyttäjille, kun yritys ottaa synkronoinnin käyttöön.
  • Yksittäinen käyttäjä voi kytkeä kalenterisynkronoinnin itselleen vasta kun yritys on aktivoinut synkronoinnin asetuksiin.
  • Jos on käytössä toinen synkronointi (esim. googlen ja matkapuhelimen välillä), tämä saattaa aiheuttaa merkintöjen tuplaantumisen. Suosittelemme, että matkapuhelimessa oleva synkronointi laitetaan manuaaliseksi virheiden estämiseksi.
  • Mikäli Google tili muuttuu (esim. domain muuttuu), synkronointi alkaa aina alusta. HUOM! Tämä vaatii asetusten resetoinnin meidän toimesta.

Takaisin ylös

Kalenterisynkronoinnin kytkeminen

Kalenterisynkronoinnin käyttöönottaminen vaatii pääkäyttäjän käyttöoikeudet Googleen sekä Visma Severaan. Alla ohje käyttöönottoon:

Takaisin ylös

Kuinka kalenterisynkronointi toimii?

Synkronointi on kaksisuuntainen serveriltä-serverille synkronointi. Visma Severan aktiviteetit synkronoidaan Googlen palvelimelle ja sieltä toisinpäin. Toistuvat ja sekä yksityiset (henkilökohtainen) merkinnät siirtyvät myös.

Takaisin ylös

Ensimmäinen synkronointi

Ensimmäisellä synkronointi kerralla synkronointi kohdistaa merkinnät toisiinsa otsikon/aktiviteetin nimen, aloituspäivämäärän, aloitus kellonajan, päättymispäivämäärän, päättymiskellonajan ja toistuvuuden mukaan. Synkronointi ottaa huomioon merkinnät aloitusajankohtaa edellisestä päivästä, sitä vanhempia aktiviteetteja ei siirretä ollenkaan. Ensimmäisellä synkronointi kerralla toistuvista merkinnöistä synkronoidaan ensimmäinen merkintä mihin sääntö on luotu sekä toistuva merkintä alkaen siitä päivästä, kun synkronointi on otettu käyttöön. Kun ensimmäinen synkronointi on tehty kertaalleen läpi, sen jälkeen synkronoidaan ainoastaan muutokset.

Toiminnot, jotka aktivoivat synkronoinnin

Synkronointi tapahtuu taustalla käyttöönoton jälkeen, kun käyttäjä on ottanut synkronoinnin käyttöön omasta profiilista. Tämän jälkeen synkronointi aktivoituu Visma Severassa seuraavilla toiminnoilla:

  • Kun käyttäjä kirjautuu Severaan ja siityy osiosta toiseen (synkronointi tapahtuu taustalla). HUOM! Jos käyttäjä ei kirjaudu ollenkaan Severaan niin kalenteria ei synkronoida.
  • Kun kalenterimerkintää muokataan Visma Severassa
  • Mikäli kalenterisynkronointi on käytössä jollain yrityksen henkilöllä ja olet merkinnän osanottaja/omistaja niin merkintä synkronointuu Severaan, vaikka sinulla itsellään ei ole kalenterisynkronointia käytössä.

Takaisin ylös

Aktiviteetit, joita ei synkronoida

On muutamia tilanteita kun aktiviteetteja ei synkronoida:

  • Kun aktiviteetin päivämäärä tai kellonaika on korruptoitunut. 
  • Aktiviteetin synkronointi voi jäädä virheeseen, mikäli käyttäjän sähköpostilaatikkoon on tehty  muutoksia. Mikäli käyttäjä on aikaisemmin käyttänyt esim. sähköpostiosoitetta matti.meikalainen@testi.com ja osoite vaihtuu osoitteeseen matti@testi.com.
  • Aktiviteetit, joiden päivämäärä ja kellonaika on ennen kuluvaa päivämäärää. Mikäli päivämäärä ja kellonaika muutetaan tulevaisuuteen, ne synkronoidaan.

Takaisin ylös

Miten hallinnoidaan mitä synkronoidaan?

Miten rajataan mitkä aktiviteetit synkronoidaan

On mahdollista rajata mitkä aktiviteetit synkronoidaan Severasta Googleen. Rajaus tehdään määrittämällä halutut aktiviteettityypit, jotka synkronoidaan (katso tarkemmin käyttöönotto-ohjeesta). Googlesta tulevia merkintöjä ei ole mahdollista rajata vaan sieltä tulevat kaikki merkinnät Severaan. Googlesta tulevien merkintöjen aktiviteettytyyppi on asetuksiin määritelty oletus aktiviteettityyppi (rattaan kuva > asetukset > aktiviteettityypit).

Takaisin ylös

Mitkä kentät synkronoidaan?

Alla on esimerkki merkintä googlesta sekä severasta, jossa näkyy mitkä kentät synkronoidaan:

Google_palaveri.png

Google_Severa_palaveri.png

Takaisin ylös

Yksityinen/Henkilökohtainen aktiviteetti

Henkilökohtainen aktiviteetti Severassa merkitään yksityiseksi merkinnäksi Googlessa ja sama toisinpäin. Kun merkintä on yksityinen/henkilökohtainen, muut käyttäjät eivät pääse tarkastelemaan ko. merkintöjä. Mikäli Severassa ei ole määritelty "Henkilökohtainen" aktiviteettityyppiä ja merkintä on tehty yksityisenä merkintänä Googlen kalenterissa, synkronoinnissa käytetään oletus aktiviteettityyppiä ja tällöin merkintä on näkyvissä kaikille käyttäjille.

Takaisin ylös

Aktiviteetin omistaja

Kun kalenterisynkronointi on käytössä niin jo luodu aktiviteetin omistajan muokkaaminen on estetty. Kun lisätään uutta aktiviteettia, niin omistaja voidaan muuttaa niin pitkään kunnes aktiviteetti tallennetaan.

Mikäli Googlessa tehdyn kalenterimerkinnän omistajalla ei ole synkronointia käytössä Severassa, merkinnän omistajaksi Severassa tulee jokin osanottajana oleva henkilö. Omistajaksi määräytyy henkilö, jonka kalenterisynkronointi käynnistyy seuraavan kerran.

Osanottajat

Visma Severan kalenterimerkinnöissä on neljän tyyppisiä osanottajia. Merkintöjen sähköposti-ilmoituksissa on eroja riippuen osanottaja tyypistä.

Visma Severa käyttäjät: Visma Severa käyttäjät ovat sinun työkavereita, jotka käyttävät samaa Severa- ja google -ympäristöä kuin sinä. Severa käyttäjät on mahdollista lisätä osanottajaksi/osallistujaksi molemmissa sovelluksissa ja merkinnät päivittyvät molempien kalentereihin.

Yhteyshenkilö Severan asiakaskortilla: Visma Severassa on mahdollista liittää aktiviteettiin asiakas, projekti tai myyntityö. Asiakkaan yhteyshenkilö on valittavissa osanottajalistassa Severassa, mutta tämä ei siirry googlen kalenteriin. Googlen merkinnässä ei ole näkyvissä asiakasta tai yhteyshenkilöä. Huomaathan, että yhteyshenkilölle ei lähetetä viestiä tälläisestä merkinnästä.

Resurssit: Visma Severassa on mahdollista lisätä resursseja aktiviteetin osanottajaksi. Resurssien hallinnointi klikkaa rattaan kuvaa > asetukset > resurssit. Resurssit on mahdollista valita Visma Severan merkinnän osanottajaksi, mutta tämä ei synkronoidu Googlen kalenteriin. Mikäli Googlessa varataan neuvotteluhuone kun palaveria varataan, näkyy neuvotteluhuone osanottajana Severan merkinnässä.

Ulkopuolinen yhteyshenkilö: Kun ulkopuolinen yhteyshenkilö (= henkilö, joka ei käytä samaa Visma Severaa kuin sinä) lisätään kalenterimerkintään Googlessa, hän saa ilmoituksen uudesta kalenterikutsusta. Kun merkintä synkronoidaan Severaan, ulkouolinen yhteyshenkilö näkyy osanottajat-kohdassa "Etunimi Sukunimi" tai "etunimi.sukunimi@osoite.com" ja osanottajan värinä on musta. Mikäli merkintää päivitetään tai poistetaan Severassa tai Googlessa, myös ulkopuolinen osanottaja saa ilmoituksen muutoksesta. 

Google sähköposti-ilmoitukset

Goole lähettää sähköposti-ilmoituksen osanottajille uusista, muokatuista sekä poistetuista merkinnöistä. Googlessa on mahdollista valita milloin sähköposti-ilmoitus lähetetään. Kalenterisynkronoinnin ollessa käytössä, googlen sähköposti-ilmoitukset lähetettän myös alla olevissa tilanteissa.

  • Sähköposti-ilmoitus lähetetään kaikille Severan aktiviteetin osanottajille ja ulkopuolisille yhteyshenkilöille, kun aktiviteetti luodaan/muokataan/poistetaan Visma Severassa.
  • Sähköposti-ilmoitusta ei lähetetä, kun aktiviteetin tyyppi, asiakas tai projekti/myyntityö muuttuu tai aktiviteetti merkitään valmiiksi Visma Severssa. Muutokset tallentuvat ja ovat näkyvissä Severan aktiviteetille.

Takaisin ylös

Toistuvat merkinnät

  • Suosittelemme pitämään toistuvien aktiviteettien säännöt niin yksinkertaisina kuin mahdollista.
  • Suosittelemme välttämään merkintöjä, joihin ei ole määritelty toistuvuuden päättymistä.
  • Jos Severassa toistuvuuteen lisätään poikkeus, muutokset synkronoidaan Googleen. Jos tämän jälkeen toistuvuutta (sarja) muokataan lisäämällä siihen uusi osanottaja, osanottajaa ei lisätä automaattisesti Severassa poikkeuksiin, mutta Googleen osanottajat päivittyvät kaikkiin merkintöihin, myös poikkeuksiin. 

 

Takaisin ylös

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk