Follow

Matkalaskuasetukset

Käyttäjä luo projektille matkalaskun kirjaamalla matkakulun päivärahoista, kilometreistä, majoituksesta tai muista kuluista. Kuitit voidaan lisätä sähköisesti, jonka jälkeen matkalasku on valmis hyväksyttäväksi. Esimiehet ja henkilöt kenellä on oikeudet hyväksyä matkalaskuja voivat tarkastella, muokata ja hyväksyä matkalaskut Visma Severassa.

Matkakulut on mahdollista syöttää kahdella tavalla, joko Visma Severasta tai mobiilisovelluksella. Matkakulujen syöttämiseen voidaan käyttää Visma Severan mobiilisovellusta. Kuitillisten matkakulujen, kuten taksikulujen syöttämiseen voidaan käyttää Visma Scanneria. Visma Scannerin avulla voit ottaa kuvan kuitista ja linkittää sen olemassa olevaan matkakuluriviin Visma Severassa.

Ennen käyttöönottoa käy läpi kaikki matkalaskuun liittyvät asetukset.

Asetukset

Matkalaskuasetukset löytyvät yläpalkin Työkalu-valikosta valitsemalla Asetukset. Siirry Tunnit & Matkat -osioon, josta löytyvät Matkakulut, Matkalaskujen numerointi, Matkalaskuasetukset ja Käyttäjä-osiosta käyttöoikeustasot. Kun asetukset on käyty läpi, muutokset tulevat voimaan uudelleen kirjautumisen jälkeen.

Asetukset.PNG

 

MATKAKULUT

Matkakulut-osiosta löytyvät kaikki matkakulut, jotka yritykselle on lisätty (myös käytöstä poistetut matkakulut). Riippuen sinun käyttöoikeuksista voit lisätä, muokata tai poistaa matkakuluja tässä osiossa. Huomaathan, että matkakulujen muokkaaminen vaikuttaa myös jo kirjattuihin matkakuluriveihin.

Matkakulut on jaettu kolmeen kategoriaan: Ajot (km), Päiväraha ja Muut kulut. Kuluille määritellään Nimi, Koodi, Kategoria, Kulu, ALV ja Oston ALV. Lisäksi ajoille määritellään yksikkö (esim. km kilometreille tai mi maileille) kulujen laskemiseksi. Päiväraha ja Muut kulut sisältää valinnan Näytä aikajakso, jolla on mahdollista määritellä kellonaika kululle.

 

MATKALASKUASETUKSET

Matkalaskuasetuksien kautta määritetaan matkalaskujen tilat, matkakulujen laskutus, matkakirjausjakson sulkupäivämäärä ja lisätään käyttäjille ohjeita matkalaskun luomista varten.

Matkalaskun tilat: Matkalaskun tilojen avulla seurataan matkalaskun kulkua luomisesta hyväksyntään asti. Visma Severassa on oletuksena neljä matkalaskun tilaa Vedos, Odottaa Hyväksyntää, Hyväksytty ja Hylätty. Tilat on järjestetty progressiivisesti ja järjestyksen muuttaminen vaikuttaa siihen miten matkalaskujen tilat näytetään matkalaskulla. Tilat määritetään seuraavasti:

  • Vain luku: Matkalaskun muokkaaminen ei onnistu, ainoastaan tilan muuttaminen onnistuu.
  • Hyväksytty: Matkakulut ovat valmiina laskutettavaksi projektilla.

Matkalaskuille voidaan lisätä uusia tiloja antamalla kuvaava nimi ja valitsemalla tarvittaessa Vain luku ja/tai Hyväksytty -määritykset. Olemassa olevaa matkalaskun tilaa on mahdollista muokata klikkaamalla kynän kuvaa rivin edestä.

Matkakirjausten laskutus: Kun valintaruutu "Matkakirjaukset ovat laskutettavissa heti" on valittuna, matkakulut voidaan laskuttaa heti kulujen kirjaamisen jälkeen. Kulut näkyvät projektin taloustiedot-osion Maksurerät & Muut kulut -osiossa ja ne ovat laskutettavissa projektin hinnoittelu määritysten mukaan.

Matkakulukirjausjakson sulkupäivämäärä: Antamalla matkakulukirjausajakson sulkupäivämäärän estetään matkakulujen kirjaaminen kyseessä olevana päivämääränä sekä ennen ko. päivämäärää. Päivämäärä voidaan poistaa tai muuttaa tarvittaessa. Huomaathan, että sulkupäivämäärä yliajaa tuntikirjauksien sulkupäivämäärän.

Ohjeet: Kenttään voidaan halutessaan antaa ohjeet käyttäjälle uuden matkalaskun luomista varten. Ohje näkyy matkalaskun luomisen yhteydessä.

MATKALASKUJEN NUMEROINTI

Asetuksista löytyvän matkalaskujen numerointi -osion avulla määritellään mistä numerosarjasta matkalaskujen numerointi alkaa. Uuden matkalaskun luominen kasvattaa numerosarjaa aina yhdellä numerolla.

Matkaskun numero muodostuu automaattisesti kun matkalaskun tilaa muutetaan Vain luku - tai Hyväksytty -tilaan. Matkalaskun numeroinnin muuttaminen onnistuu syöttämällä uuden numerosarjan ja valitsemalla Tallenna. Tämän jälkeen uusi matkalasku saa matkalaskun numeron uudesta numerosarjasta.

KÄYTTÖOIKEUSTASOT

Matkalasku-käyttöoikeudella voidaan antaa käyttäjille oikeudet luoda matkalaskuja ja voidaan antaa käyttöoikeus hyväksyä matkalaskuja. Visma Severassa on seuraavat käyttöoikeustasot (Ei oikeutta, Lisääminen, Lisääminen ja alaisten hyväksyntä, Lisääminen ja yksikön hyväksyntä, Lisääminen ja kaikkien hyväksyntä), jotka valitaan käyttäjälle tai käyttöoikeusprofiilille. Tarkemmat tiedot käyttöoikeuksista löytyy ohjeesta: Käyttäjienhallinta - käyttöoikeudet 

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk