Follow

Matkakulujen lisääminen ja matkalaskun luominen

Voit lisätä uusia ja tarkastella olemassa olevia matkakuluja ja matkalaskuja helposti Tunnit & Kulut -näkymässä. Oikeassa reunassa näkyvät matkalaskulle lisättävissä olevat matkakulut ryhmiteltyinä kategorioittain sekä viimeisimmät matkalaskut. Löydät myös Visma Scannerilla lähetetyt kuitit (käytetyt ja ei käytetyt) Saapuneet kuitit -osiosta

Uusi matkalasku voidaan luoda Odottaa matkalaskulle vientiä -näkymän matkakuluista tai luoda uusi matkalasku ja lisätä kulut manuaalisesti. Viimeisimmät matkalaskut on listattu Matkalaskut-näkymään viimeisimmästä alkaen. Matkalaskua on mahdollista tarkastella klikkaamalla matkalaskua.

matkalaskun_luominen.PNG

Matkakulujen lisääminen

Matkakulut voidaan lisätä joko Tunnit & Kulut -näkymästä tai suoraan matkalaskulta valitsemalla Lisää matkakulu.

Etsi ensin projekti ja vaihe. Tämän jälkeen valitse matkakulun tyyppi ja syötä summa riippuen matkakulutyypistä:

  • Ajot: Kilometrien/mailien määrä
  • Päiväraha: Päivien määrä
  • Muut kulut: Kulun määrä sekä käytetty ALV %.

Matkakulujen kirjaamisen yhteydessä voidaan valita Ei-korvattavaa. Ei-korvattavaa valintaa voidaan käyttää esimerkiksi tilanteessa, jossa matkakulun maksamiseen on käytetty yrityksen luottokorttia.

Kuitit voidaan lisätä tietokoneelta (raahaamalla ja pudottamalla tai selaamalla tietokoneen tiedostoista) tai Visma Scannerista. Ainoastaan PDF ja kuvatiedostot ovat sallittuja, saat ilmoituksen mikäli tiedoston muoto on virheellinen.

Yksi kuitti voidaan linkittää useampaan matkakuluriviin ja yksi matkakulurivi voi sisältää usean liitteen. Voit lisätä uusia kuitteja, vaikka kuitteja olisi jo lisätty. Kun kaikki liitteet on lisätty pääset tarkastelemaan niitä kuvan yläpuolella olevista nuolista.

matkakulun_lisaaminen.PNG


Saapuneet kuitit

Liitteitä voidaan lisätä myös Saapuneet kuitit -osioista. Saapuneet kuitit -osiossa ovat kaikki Visma Scanner sovelluksella otetut kuitit. Saapuneet kuitit -kansio löytyy avaamalla Tunnit & Kulut -näkymän. Näkymän oikeasta reunasta löytyy Odottaa matkalaskulle vientiä -osio, jonka alalaidasta löytyy Saapuneet kuitit -linkki. Kansiosta löytyvät käytetyt sekä käyttämättömät kuitit, jotka on mahdollista liittää matkakuluihin.

Matkalaskun luominen

Uuden matkalaskun luominen onnistuu joko ylävalikon +-merkistä tai Tunnit & Kulut -näkymästä. Kun matkalasku luodaan ylävalikosta, matkalaskulla ovat kaikki kirjatut matkakulut. Tunnit & Kulut -näkymästä on mahdollista luoda matkalasku aikaisemmin lisätyistä matkauluista tai luoda tyhjä matkalasku.

Matkalasku on jaettu kahteen välilehteen: matkalasku ja erittely. Matkalasku-välilehdellä lisätään uusia kulurivejä sekä muokataan ja poistetaan olemassa olevia kulurivejä. Erittely-välilehdellä näkyvät kirjatut kulurivit ryhmiteltynä tyypin ja projektin mukaan. Molemmat välilehdet ovat myös PDF-tiedostossa.

 matkalasku_otsikko.PNG

Ylälaidassa olevaan Otsikko-kohtaan on mahdollista kirjoittaa matkalaskulle oma otsikko. Ylälaidassa näkyy myös matkalaskun loppusumma. Klikkaamalla ohjetta, näkyy yrityksen kirjaamat ohjeet matkalaskun luomiseen liittyen.

Matkakuluja voidaan lisätä helposti valitsemalla Lisää matkakulu, Saapuneet kuitit -kansion kuitista tai lisäämällä aikaisemmin lisätty matkakulu matkalaskulle.

lisaa_kulu.PNG

Matkakulujen lisäämisen jälkeen matkakulut voidaan ryhmitellä päivämäärn, kategorian tai projektin mukaan. Sama ryhmittely on käytössä myös PDF-tiedostossa.

ryhmittely.PNG

Yksittäisen matkakulun tarkastelu onnistuu viemällä hiiri matkakulurivin päälle. Klikkaamalla riviä pääset antamaan sisäisen kommentin, lisäämään liitteen tietokoneelta tai Saapuneet kuitit -kansiosta sekä poistamaan rivin matkalaskulta. Matkakulurivin, johon on lisätty liite tunnistaa klemmarin kuvasta, joka näyttää myös liitteiden lukumäärän.

matkakulu_rivi.PNG

Matkalaskun alalaidasta voidaan lisätä tarvittaessa Ennakkomaksu.

Kun matkalasku on valmis, se voidaan siirtää tilaan Odottaa hyväksyntää.

Matkalaskun_tila.PNG

Alalaidassa olevasta Lisää toimintoja -valikosta voit tallentaa/tulostaa PDF-tiedoston matkalaskusta tai poistaa matkalaskun. Matkalaskun poistaminen ei poista Visma Severaan kirjattuja matkakuluja vaan ainoastaan matkalaskun. Mikäli matkakulurivit tulee myös poistaa ne on mahdollista poistaa valitsemalla rivit matkalaskulta ja valitsemalla ylälaidasta Poista.

Lisaa_toimintoja.PNG

Tyhjän matkalaskun sulkemisesta tulee ilmoitus matkalaskun poistamisesta, eikä järjestelmään näin jää tyhjiä matkalaskuja. Matkalasku on myös mahdollista tallentaa tyhjänä jos siihen halutaan lisätä matkakuluja myöhemmin.

 

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk