Follow

Allokera tid i ett projekt

På fliken Projektplan i projektet kan du se och ändra resursallokeringen för hela projektet eller dess faser genom att öppna fasen. 

3.jpg

När du expanderar projektet eller fasen visas alla valda projektmedlemmar. Bredvid personen namn visas en sammanfattning av hur mycket tid personen redan har rapporterat på fasen i förhållande till allokerad tid. Till höger i gantt-vyn visas resursallokeringen som en tidslinje samtidigt som en tunnare indikator ovanför varje person visar personens beläggningsgrad.

4.jpg


När du vill lägga till ytterligare projektdeltagare kan du filtrera urvalet av medarbetare utifrån avdelning eller kompetens (nyckelord). Du kan också begränsa listan ytterligare genom att ange hur mycket tillgänglig tid personen behöver under den aktuella fasens tidsram. Detta visas som “Tillgänglighet under fasen” bredvid personens namn i både timmar och procent.

5.jpg


Snabballokering

Allokerad tid bör oftast överensstämma med projektplanens estimerade tid. Snabballokeringen ger dig möjlighet att fördela den estimerade tiden jämt över alla ingående projektdeltagare. Du kan välja att allokera ännu ej allokerad tid för hela projektet eller en fas i taget.

Ännu ej allokerad tid som visas per fas beräknas som estimat minus redan allokerad tid. På projektnivån visas summan av fasernas ännu ej allokerade tid. Antalet timmar visas också i projektvyn bredvid estimatet.

6.jpg


För att få en så realistisk snabballokering som möjligt är det viktigt att definiera projektets och fasernas start- och sluttidpunkter samt välja relevanta projektdeltagare först.

Så snart projektplanen och projektmedlemmarna är klara kan du enkelt fördela all estimerad tid i projektet genom att klicka på knappen Allokera arbetstimmar.

7.jpg

Ett nytt fönster visas där du kan se alla faser som har ännu ej allokerad tid. Här kan du även justera projektmedlemmarna per fas. 

8.jpg

När du klickar på Lägg till allokering kommer alla estimerade arbetstimmar att fördelas jämnt över alla valda projektmedlemmar per fas. Om en projektmedlem redan är överbelagd den aktuella fasen kommer detta visas med en orange triangel.

Om du expanderar en fas kan du se varje projektmedlems tillgängliga tid i detalj och redigera den föreslagna fördelningen manuellt. Ändra fördelningen genom att klicka på allokeringen i kolumnen Allokering. I samma kolumn kan du även ändra att allokeringen ska göras procentuellt istället för i timmar. När du justerar en persons allokering uppdateras övriga projektmedlemmars allokering automatiskt så att totalen fortfarande överensstämmer med fasestimatet.Om du vill återställa dina ändringar klickar du på “Återställ allokeringar” som går tillbaka till den ursprungliga snabballokeringen.

9.jpg

När du klickar på “Lägg till allokering” kommer allokeringen utföras för alla faser. Tidslinjen för allokeringarna är desamma som fasernas start- och sluttider och är låsta i förhållande till dessa, vilket visas med en låssymbol i slutet av varje allokering. Låsningen innebär att om du ändrar fasens tidslinje kommer allokeringen att uppdateras till samma tidpunkter automatiskt. I nästa avsnitt beskrivs hur man kan redigera gjorda allokeringar ytterligare. 

10.jpg

På samma sätt kan du använda funktionen Snabballokering för en enskild fas, men samma logik som för hela projektet. Om mängden allokerad tid är lika med eller överstiger fasens estimat är knappen inaktiverad.

11.jpg


Lägga till och redigera resursallokeringar


För att lägga till en ny allokering, klicka på aktuell tidsperiod i gantt-schemat på samma rad som personens namn. När du klickar i vyn öppnas fönstret Ny allokering. Här kan du manuellt ange hur många timmar personen ska allokeras och ändra tidsperspektivet för allokeringen. Du kan även ändra allokeringen som en procentuell andel av personens tillgängliga tid. 

12.jpg

Om du lägger till en allokering genom att klicka på gantt-vyn kommer den föreslagna tidsperioden att föreslå en vecka som standard. Detta beror också på vilken detaljnivå som visas i gantt-schemat, så om du t.ex. har zoomat in till en gantt-vy över totalt två veckor kommer den föreslagna tidshorisonten vara en dag.

Om allokeringen ska vara under hela fasen kan du låsa allokeringen till fasens start- och slutdatum genom att klicka på “Fasens startdatum” eller “Fasens slutdatum”. På detta sätt låser du allokeringen till fasens start- och slutdatum, vilket indikeras med en låssymbol i början och slutet av allokeringsstapeln. Om du senare ändrar fasens start- eller slutdatum kommer den gjorda allokeringen att anpassas automatiskt till de nya tidpunkterna. Fasens start- och slutdatum visas också i mini-kalendern.

Den gjorda allokeringen kan sedan justeras i gantt-vyn genom att dra och släppa början eller slutet av stapeln eller dra och släppa hela stapeln.

Om du klickar på en befintlig allokeringsstapel i vyn öppnas fönstret Redigera allokeringen. Skillnaden mot fönstret Ny allokering är att du här även kan se personens utfall i förhållande till gjord allokering och några ytterligare åtgärder.

Den översta stapeln under sektionen Fasförlopp visar hur mycket tid som är estimerad, allokerad och rapporterad på fasen. Den nedre stapeln visar hur många timmar som personen ifråga är belagd på fasen samt utfall hittills.

13.jpg

Under sektionen Fler åtgärder kan du flytta den aktuella allokeringen till ett annat projekt eller fas eller ändra vem dessa timmar ska allokeras till. Det är även möjligt att dela upp den aktuella allokeringen, t.ex. om arbetet ska utföras i två steg, en gång i början av fasen och en gång i slutet av fasen. Knappen Dela upp delar allokeringen från den tidpunkt där du klickade på stapeln och delar upp stapeln i två nya allokeringar i förhållande till dess längd.

14.jpg

 

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk