Follow

Skapa och redigera rapporter

Tänk på:

  • Innehållet i rapporter kan variera på grund av användares olika behörighetsprofiler.
  • Möjligheten att dela rapporter styrs av behörighetsprofiler.
  • Vissa av rapporterna nämnda i denna artikel kräver speciella uppgraderingar
  • Ett utbud av färdiga rapporter finns tillgängliga att redigera under Rapporter - Rapportgalleri

Innehåll

Klicka på rubriken för att hoppa till den avdelning du vill läsa mer om.

Innan du börjar

Innan du börjar ta fram din rapport bör du fundera över vilken information som du vill få fram, samt hur rapporten ska användas eller presenteras.

Visma Severa erbjuder ett rikt utbud av rapporteringsalternativ och möjligheter att ta ut rapporter i flera olika format, och med hjälp av fördefinerade modeller går det snabbt att skapa din önskade rapport. Denna artikel ger dig en introduktion till att skapa och redigera rapporter

Du kan bland annat ta ut rapporter baserat på:

CRM

Projekt

Arbetstid

Ekonomi

  • Kunder
  • Kontakter
  • Projekt
  • Faser
  • Filer
  • Arbetstimmar
  • Resursallokering
  • Finansiella rapporter (T.ex. försäljning & prognoser)
  • Fakturor
  • Poster (Produkter & reseutlägg)
  • Reseersättningar

Tänk på att varje rapport sen kan filtreras utifrån flera olika villkor. T.ex. kan en projektrapport filtreras efter valda kunder eller en lista över arbetstimmar filtreras efter utvalda projekt eller kunder.

Tillbaka till innehåll

Olika typer av rapporter

Visma Severa erbjuder tre olika rapportalternativ:

  • Listrapporter (Symbol i menyer: list_report_symbol.PNG)
    En listrapport listar innehållet i rapporten och dessutom summerar numerisk data (belopp, arbetstimmar etc.).
    En listrapport går dessutom att sortera efter önskade rubriker.
    Exempel på listrapport är en kundlista med information om fakturering, intäkter samt öppna projekt:
    Listrapport_exempel.PNG
  • Matriser (Symbol i menyer: matrix_report_symbol.PNG)
    Vissa rapporter presenteras som matriser. Matriserna summerar numerisk data efter t.ex. valda perioder.
    Exempel på matrisrapport är resursallokering efter person och projekt redovisat per vecka:
    Resursallokeringsmatris_per_vecka.PNG
  • Grafiska rapporter (Symbol i menyer: graphical_report_symbol.PNG)
    Ekonomiska rapporter som kan presenteras som t.ex. stapel- eller linjediagram.
    Kräver uppgraderingen grafiska rapporter. Klicka här för att läsa mer.
    Exempel på grafisk rapport är Finansiell tidsaxel med antal beställningar redovisat per försäljare:
    Grafiskrapport.PNG

Tillbaka till innehåll

Skapa rapport

För att skapa en ny rapport, utan att utgå från en tidigare, kan man antingen:

  • I huvudmenyn välja Ny - Rappot
  • Gå till Rapportgalleriet under Rapporter - Rapportgalleri och sen klicka på knappen Ny rapport

Du får nu välja utifrån vilken kategori du ska skapa rapporten. Du kan antingen klicka i Sök-rutan och få upp en lista över tillgängliga kategorier eller skriva namnet på den kategori du önskar välja:

Rapportlista.PNG

När du valt en rapport visas ett förslag för uppsättning av rapporten. Beroende på vilken typ av rapport du skapar (list-, matris eller grafiskrapport) har du olika möjligheter att anpassa innehållet.

  • Listrapporter - Välja fritt bland tillgängliga kolumner och ändra placering och välja egen sortering
  • Matriser - Välja olika alternativ för hur informationen ska summeras (t.e.x olika datumintervall) eller hur data ska grupperas.
  • Grafiska rapporter - Möjlighet att presentera finansiell data i linje eller stapeldiagram med måga olika filtreringsalternativ.

När du ska anpassa rapporten efter era behov gör du det i två steg:

Kolumner_-_Filtrera.png

  1. Välj vilken information som ska visas genom att t.ex. välja vilka kolumner som ska visas som man gör i denna listrapport.
    Detta gör man genom att dubbelklicka på kolumner man vill lägga till (tillgänglia kolumner till vänster) eller ta bort (valda kolumner till höger).
    Det går dessutom att ändra ordningen på de valda kolumnerna genom att dra och släppa i önskad ordning.
  2. Filtrera rapporten efter önskade kriterier.
    Öppna listan Välj filter, tillgängliga filter för den valda rapporttypen listas. Klicka på ett filter för att lägga till det.
    Därefter kan filtret anpassas, t.ex. som jag har markerat de säljstatusar jag vill söka efter eller det datum jag vill se statusen för.

Rapporten sammanfattar alla öppna projekt där säljstatusen Beställning valdes under förra månaden, och visar valda kolumner:

rapportresultat.PNG

Jag kan nu sortera rapporten genom att klicka i en eller flera kolumnrubriker. Jag har valt att sortera efter slutdatum (lågt till högt) och därefter antal arbetade timmar (högt till lågt).

Om du vill sortera som jag gjort, efter flera kolumner, måste du göra sorteringen i den ordning du önskar. Dvs. jag klickade först i slutdatumrubriken och sen i arbetade timmar.

För att släppa en sortering klickar du tills den inte längre är gråmarkerad.

Tillbaka till innehåll

Redigera rapporter

Om du vill ändra filtreringen i en befintlig rapport öppnar du den valda rapporten.Tryck sen på Visa.

visa_kriterier.png

Därefter kan du redigera filtret eller valda kolumner enligt instruktionerna ovan. Klicka här för att läsa om skapa rapport.

Om du redigerar en rapport som du tidigare skapat och vill spara ändringarna trycker du bara på Spara knappen längst ner med rapportnamnet.

Om du skriver in ett nytt rapportnamn och trycker på Spara kommer den gamla rapporten finnas kvar, och rapporten sparas på nytt med det nya namnet.

Klicka här för att läsa om att radera, ändra namn och ta bort/lägga till favoritstatus på rapporter.

Tillbaka till innehåll

Spara och dela rapporter

Efter att du har skapat och redigerat din rapport kan du spara den så att du enkelt kan öppna den på nytt. Rapporter kan sparas antingen som egen eller som en delad rapport.

För att spara en rapport går du längst ner under rapporten:

spara_som_favorit.PNG

  • Fyll i det namn som du önskar ge rapporten.
  • Ange om rapporten ska vara egen (Mina rapporter) eller Delad (delad med andra användare)
  • Om rapporten ska vara en Favorit eller inte, vilket innebär att den visas i huvudmenyn under Rapporter direkt i listan.

Om du sparat rapporten under Mina rapporter så finns rapporten tillgänglig i rapportgalleriet, Rapporter - Rapportgalleri. Där hittar du den under vald rapportkategori:

rapportgalleri.PNG

Om du har sparat en rapport som Delad kommer den inte automatiskt att delas ut till andra användare. Efter att rapporten är sparad som delad behöver du gå till Verktyg - Dela.

Rapporterna är även här samlade efter kategori. Endast rapporter som finns under Delat går att dela till användare. Du kan genom att klicka på rapportsymbolen för någon av dina rapporter här markera den för delning:

markera_f_r_delning.PNG

När en rapport är markerad som delad, tryck på icon_edit.png-symbolen bredvid rapporten för att välja med vilka profiler som rapporten ska delas. Tryck sen på spara för att spara rapporten som Delad.

dela_rapporter.PNG

Om rapporten här är markerad som favorit blir den automatiskt favorit för andra användare. Genom att trycka på rapportens ikon vid rapportnamnet kan man ta bort den som favorit:

delad_ta_bort_favorit.PNG

Tillbaka till innehåll

 

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk