Follow

Uppdatera projektuppgifter

Här hittar du information om hur du uppdaterar projektuppgifter samt hur du använder projektets olika funktioner. Klicka på någon av rubrikerna nedan för att hoppa till den avdelning du är intresserad att veta mer om:

Projektets status
Översikt
Aktiviteter & Faser
Resursallokering
Försäljning
Förslag
Produkter
Resekostnader
Prissättning
Arbetstyper & Produkter
Fakturauppgifter
Fakturering & Intäkter
Filer & Länkar

Projektets status

Projektets_status.PNG

Här kan status för projektet anges. Till varje statusändring går det dessutom att ange en kommentar. För att se historik över ändringar trycker man på Statushistorik till höger. Då anges när, till vilken status, beksrivning samt vem som gjort ändringen.

Detta kan användas för att flagga olika händelser.

Översikt

_versikt.PNG

Projektöversikten visas i denna del. Information som finns att ange:

  • Projektnamn och förkortning (som t.ex. används i diagram)
  • Kunduppgifter (Namn, kontaktperson)
  • Interna uppgifter (Projektägare, avdelning, kostnadsställe, projektnummer)
  • Om användare ska kunna ansluta till projektet - vilket innebär att andra användare själva kan bli medlemmar av projeketet
  • Nyckelord - Antingen anger man ett nytt nyckelord i fältet eller så kan man fördefiniera under Verktyg - Inställningar - Projektets nyckelord
  • Beskrivning

Dessutom visas en sammanfattning av information till höger:

  • Schema - antal dagar kvar till slutdatum samt redovisat hur långt gånget projektet är
  • Projektets slutförandegrad - hur långt arbetet är slutfört, beräknat på uppskattat antal arbetstimmar jämfört med antal registrerade timmar. Genom att trycka på procentsasten kan en egen slutförandegrad maneullt anges.
  • Arbetstimmar - antal registrerade timmar jämfört med antal uppskattade. Klicka på timmarna för att se lista med rapporterade timmar för projektet.
  • Arbetskostnader - kostnaden för arbete, baserat på inrapporterade timmar och personernas arbetskostnad. Detta kan också brytas ut i godkända, ej godkända och granskade (kräver avancerad tidsrapporteringsmodul)
  • Utgifter - arbetskostnader samt produktkostnader.
  • Fakturering - summa fakturerat. inkluderar fakturor i alla statusar
  • Intäkter - summa intäkter, beräknas efter skickade fakturor
  • Marginal - beräkning av samtliga utgifter och fakturerat belopp
  • Försäljningsmarginal - marginal mellan fakturerat belopp och utgifter (ej arbetskostnader)
  • Klar att fakturera - belopp som är redo att faktureras. Kan både vara produkter, resekostnader och inrapporterade timmar, detta baserat på projeketets prissättning.
  • Valuta - Om valutahantering är aktiverad visas också projektets valuta om det är annat än företagets basvaluta. 

Vilka värden som ska användas kan redigeras under Verktyg > Inställningar > Projektöversikt.
Vill man skapa egna nyckeltal att följa i projektöversikten kan KPI-användas, som är den del av avancerad rapportredigerare. Klicka här för mer information.

Aktiviteter & Faser

Aktiviteter_och_faser__versikt.png

Ovanför finns en bild som förklarar översikten i aktiviteter och faser. Informationen som visas är projektets faser, aktiviteter samt uppföljning på dessa. T.ex. möjlighet att följa upp antal registrerade arbetstimmar jämfört med uppskattat och antal allokerade timmar. Dessutom kan man se faser och aktiviteter som är försenade, är slutförda samt möjlighet att låsa faser (så att arbetstimmar inte kan registreras) samt markera faser eller aktiviteter som slutförda.

Man kan också se översikten som ett Gantt-schema genom att trycka på knappen Gantt-schema i rubrikraden:

Aktiviteter_och_faser_gantt.png

I rubrikraden finns knappar för att välja lägga till aktivitet eller fas och dessutom möjligheten att redigera projektets medlemmar. Det går också att redigera projektets eller en viss fas medlemmar genom att klicka på projekt- eller fasrubriken i trädvyn.

Aktiviteter_och_faser_redigerafas.png

När du klickar på en fas ser det ut enligt bilden ovan, klickar du på projektet ser det ut på samma sätt utan möjligheten att ange aktiviteter. I denna vy kan du redigera

  • Namn
  • Kod
  • Om fasen ska tillhöra en annan fas eller projektet
  • Uppskattat antal arbetstimmar
  • Start- och slutdatum
  • Standard arbetstyp för fasen eller projeketet
  • Möjlighet att låsa fasen från nya arbetstimmar
  • Fasens medlemmar
  • Möjlighet att lägga till aktiviteter

Resursallokering (Uppgradering: Avancerad resurshantering)

Resursallokeringen används för att allokera aretstimmar av personer och enklare få möjlighet att planera arbetsbelastningen. Det går att allokera timmar till en vissa fas eller hela projektet och du kan välja att titta på allokerade timmar som endast har med det aktuella projektet eller att se samtliga allokerade timmar.

Resursallokering.PNG

För att allokera nya timmar anger man vilken person, vilken fas (eller hela projektet) samt hur stor del av personens arbetstid i procent man vill allokera.

Försäljning

F_rs_ljning.PNG

I fliken Försäljning anges:

  • Säljstatus - vilka olika statusar som ska finnas tillgängliga skapar ni själva under Verktyg - Inställningar - Försäljnignsstatus
  • Vem som är försäljare
  • Kontaktkälla - hur ni kom i kontakt med kunden. Ni kan själva redigera kontaktkällorna under Verktyg - Inställningar - Kontaktkällor
  • Uppskattat värde för projektet
  • Sannolikhet - används i prognoser för att justera värdet. Anger man värde 10000kr och sannolikhet 50% halveras värdet i prognoser till 5000kr om man använder försäljningssannolikhet. Samma princip används också i resursallokering.
  • Förväntat beställningsdatum

 Förslag (Uppgradering: Förslag)

F_rslag.PNG

Möjlighet att skapa offerter kopplat till projekt. Ny offert skapas här igenom knappen Ett nytt förslag eller genom menyn Ny - Förslag och ange projektet.Här kan man enkelt öppna förslaget för att se vad som avtalats eller ändra status och spara. Information som anges i offerterna, t.ex. produkter och faser, överförs automatiskt till projeketet.

Produkter

produkter_olika_typer.PNG

Produkter används för att fakturera kostnader för ett projekt eller för att belasta projekt med kostnader. För att lägga till en ny produkt fyller man i informationen i den tomma raden

  • Produkt som vara/tjänst med kostnad
    Används då man vill fakturera kunden för en produkt eller tjänst som utöver er arbetskostnad innebär en kostnad.
    Enhetspris är vad kunden betalar och enhetskostnad inköpspris eller kostnad som ni belastas med (t.ex. kostnad för underkonsult, beräknat slitage på utrusning eller inköpspris för vara).
  • Produkt som projektpris
    För att debitera ett projekt till fast pris kan produkt användas.
    Om det inte innebär några övriga kostnader utöver arbetskostnader baserat på er timrapportering ska enhetskostnaden vara 0kr. Enhetspriset är vad ni önskar debitera kunden.
  • Produkt som projektkostnad
    För att belasta ett projekt med en kostnad, som inte ska faktureras kund, läggs produkter upp.
    Enhetspriset ska då vara 0kr, vilket gör att produkten inte är fakturerbar mot kund.

För att lägga till en produkt kan man bara fylla i text (produktnamn), antal, enhet, pris och kostnad i raden längst ner så skapas produkten. Man kan också skapa fördefinierade produkter under Verktyg - Inställingar - Produkter eller genom att klicka i Återkommande när man lägger upp en produkt manuellt. För att lägga till produkter från en produktlista trycker man på knappen Lägg till flera produkter.

Om man vill redigera produkten trycker man på icon_edit_small.png-ikonen bredvid produktraden.

produkter_produktegenskaper.PNG

Produktinformation som kan anges:

  • Beskrivning - Beskrivningen av produkten, som också kommer visas på faktura.
  • Datum - datum då produkten lades till (kan manuellt ändras)
  • Antal - Antal enheter av produkten som levereras
  • Enhet - I vilken enhet produkten levereras (st, timmar, dagar, etc.)
  • Enhetskostnad - Den kostnad som produkten ska belasta projektet med. Tänk på att arbetstkostnaden räknas ut efter antal registrerade arbetstimmar
  • Enhetspris - Pris att fakturera kunden
  • Moms - Moms för produkten. Fler valbara momsstatser går att definiera under Verktyg - Inställningar - Momssatser
  • Fakturering - Tidpunkt då fakturering av produkten kan ske. De valbara tillfällena är:
    • Omedelbart - Produkten blir fakturerbar omgående
    • Vid detta datum - Du definierar själv vilket datum produkten ska kunna faktureras
    • När fasen är genomförd - Produkten blir fakturerbar efter genomförd fas är slutförd. Du väljer själv vilken fas
    • Återkommande - Möjlighet att göra produkter fakturerbara med automatik vid återkommande perioder. T.ex. månadsvis.
      Detta är en uppgradering och finns inte som standard.

Resekostnader

resekostnader.PNG

Projekt kan belastas med resekostnader definierade av er. T.ex. taxikostnader, hotellbokningar, utägg för bilresor med mera. Ni väljer själva om resorna ska faktureras kunden eller endast belasta projektet med kostnaden för en bättre marginalberäkning.

Resekostnaderna kan läggas till när man lägger in arbetstimmar, under Ny - Arbetstimmar eller när man har verktyget Reseersättning när man skapar sin reseersättning (Ny - Reseersättning).

resekostnader_ny.PNG

Prissättning

Prissättningen avgör hur projektet ska debiteras. I Visma Severa kan du använda fördefinierade prislistor som du skapar under Verktyg - Inställningar - Prislistor. Dessutom kan priserna redigeras för varje projekt. För att redigera prissättningen klicka på Redigera prissättning i rubrikraden.

priss_ttning.PNG

  • Prislista - Här kan du välja vilken prislista som ska gälla för projektet, eller vilken som du vill utgå ifrån
    • Prislistans olika priser för arbetstimmar visas under.
      För att definera egna priser klicka på Ny rad. Priser kan defineras för olika personer, arbetstyper och faser. Dessutom kan man definiera om priset ska gälla per timme eller om man vill inkludera ett visst antal timmar till fast pris och därefter fakturera per timme.
  • Övertidsmultiplicerare - Använder man övertidsmultiplicerare, definieras under Verktyg - Inställningar - Övertidsersättning, kan man välja om de ska vara aktiva för detta projekt eller inte.
  • Produkter - Produktpriser hämtas antingen från gällande prislista eller från produkten. Produktpriser går att ändra när man lägger till produkter i avdelningen Produkter.
  • Resor - Om resekostnader ska kunna faktureras kan man välja vilka olika reseutlägg man vill kunna fakturera kund

Arbetstyper & Produkter

arbetstyper_och_produkter.PNG

Avdelningen ger möjlighet att definiera vilka arbetstyper och vilka produkter som ska vara tillåtna att använda till projektet.

Fakturauppgifter

fakturauppgifter.PNG

Här kan speciella fakturauppgifter gällande detta projekt definieras.

Fakturering & Intäkter

fakturering_och_int_kter.PNG

 I avdelningen Fakturering & Intäkter finns samtliga fakturor kopplade till projektet. Fakturanummer, datum, belopp, förfallodatum samt status redovisas för varje faktura. Nya fakturor kan skapas genom att trycka på knappen Ny faktura i rubrikraden.

Genom att trycka på Redigera kan ni uppdatera faktureringsprognosen. Fyll endast in information i prognosfälten (fakturerings- samt utgiftsprognos) samt anteckning. Övrig information uppdateras automatiskt.

Filer & Länkar

filer_och_l_nkar.PNG

Filer och länkar kan användas för att ladda upp filer till ett projekt, eller lägga in länkar till hemsidor relaterat till projektet. Om ni vill ladda upp många filer till era projekt kan mer filutrymme köpas från uppgraderingar. Dessutom kan man köpa integrering mot Google Drive om man använder Google Apps for Business.

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk