Follow

Maventa (sähköinen laskutus)

Ohjeen sisältö:

Kuvaus

Maventa-rajapinnan avulla voidaan siirtää Visma Severassa luodut myyntilaskut joko verkko-, sähköposti- tai paperilaskuina asiakkaille.

Ensisijaisesti lasku yritetään toimittaa asiakkaalle verkkolaskuna. Jos verkkolaskutietoja ei ole saatavilla, tarkistetaan onko yrityksellä käytössä sähköpostilaskujen lähetys ja onko asiakkaan yhteyshenkilölle määritetty sähköpostisoitetta. Jos asiakkaalla ei ole käytössään verkkolaskutusta eikä sähköpostilaskutusta, lasku toimitetaan paperilaskuna.

Laskujen lähetys toimii siten, että Visma Severaan määritetään laskun tila, josta laskut siirretään Maventaan. Visma Severassa klikataan painiketta 'Siirrä laskut', jolloin laskut, jotka ovat asetuksiin määritellyssä 'Ladattavien laskujen tila?' tilassa siirtyvät suoraan Maventaan, josta ne toimitetaan eteenpäin asiakkaille. Laskujen siirtämisen jälkeen, Visma Severassa olevan laskun tilaksi muuttuu asetuksiin määritelty 'Laskujen tila Visma Severassa lataamisen jälkeen?' -tila.

Takaisin ylös

Huomioi ennen aloittamista

  • Rajapinta on käytössä Suomessa nimellä Maventa. Ruotsissa, Norjassa ja Hollannissa nimellä AutoInvoice, ks. AutoInvoice integration.
  • Asiakkaalla on oltava sopimus Maventan kanssa Maventan palveluiden osalta.
  • Maventa-liittymän aktivointi Visma Severaan pääkäyttäjän oikeuksilla Laajennuksien kautta, katso ohje lisäosan aktivointi.
  • Käyttöönotossa tarvitaan tunnukset Maventaan, josta haetaan liittymän kytkemisessä tarvittava API avain (User API Key) ja yrityksen UUID (Company UUID).
  • Mikäli Visma Severassa on käytössä yksikköhierarkia ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, Maventa-tili tulee avata jokaiselle yksilöllisen OVT-tilin omaavalle yhtiölle.
  • Pankkiverkkoyhteys pitää aktivoida Maventasta ennen kuin laskuja voi lähettää tai vastaanottaa pankkiverkosta, katso ohje Miten aktivoin pankkiverkkoyhteyden? Maventan tukisivustolta.
  • Tiesithän, että erääntyneet saatavat on mahdollista lähettää Visman huomautus- tai perintäpalveluun suoraan Maventasta. Perintäpalvelun toteuttaa Visma Duetto. Palvelussa ei ole käyttöönotto-, vuosi- tai toimeksiantomaksuja. Tarkempi ohjeistus löytyy Maventan tukisivuston artikkelista Miten lähetän laskun huomautettavaksi tai perittäväksi?.

Takaisin ylös

Verkkolasku

Jokaisella maalla on oma verkkolaskurekisteri, jossa ylläpidetään yritysten verkkolaskutietoja (lähetys ja vastaanotto). Suomessa rekisteriä ylläpitää Tieke, ks. http://verkkolasku.tieke.fi/.

Ensisijaisesti lasku yritetään toimittaa asiakkaalle verkkolaskuna. Jos asiakkaalle on annettu verkkolaskuosoite Visma Severassa, lasku toimitetaan tähän osoitteeseen. Jos verkkolaskuosoitetta ei ole annettu, Maventa tarkistaa Tieken verkkolaskurekisteristä, onko asiakasyrityksellä verkkolaskujen vastaanottoa käytössä ja lähettää laskun verkkolaskuna, jos osoitetiedot löytyvät rekisteristä.

asiakkaanverkkolaskutiedot.jpg

Takaisin ylös

Sähköpostilasku

Maventan kautta on mahdollista lähettää lasku myös sähköpostiin PDF-liitteenä. Jotta laskujen lähetys sähköpostiin onnistuu, lähetys tulee ottaa Visma Severassa erikseen käyttöön. Kun lähetys otetaan käyttöön, laskut lähetetään työn Laskutustiedot-osiosta löytyvään asiakkaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen mikäli asiakkaalle ei löydy verkkolaskuosoitetta Visma Severan asiakaskortilta eikä Tieken rekisteristä.

sahkopostilasku.jpg

Takaisin ylös

Tulostuspalvelu (paperilasku)

Mikäli laskua ei ole mahdollista toimittaa asiakkaalle sähköisenä (verkkolasku tai sähköposti), lasku voidaan toimittaa tulostuspalvelun kautta paperilaskuna. Lasku toimitetaan asiakkaalle laskulla näkyvään osoitteeseen. 

HUOM! Tämä vaatii, että tulostuspalvelu on kytketty Maventassa käyttöön. Katso Tulostuspalvelun avaus Maventaan.

 

Takaisin ylös

Käyttöönotto

Ennen kuin Maventa-rajapinta voidaan ottaa käyttöön, Visma Severassa ja Maventassa tulee tehdä käyttöönoton vaatimat toimenpiteet.

Laskun tilat

Laskujen lähetys toimii siten, että Visma Severaan määritetään laskun tila, josta laskut siirretään Maventaan sekä tila, johon lasku muutetaan siirron jälkeen.

  1. Valitse Työkalut - Asetukset - Laskun tilat
  2. Lisää uusi laskun tila, josta Maventa noutaa lähetettävät laskut
    1. Anna tilalle kuvaava nimi, esim. Odottaa lähetystä Maventaan
    2. Laita valinnat kohtiin "Vain luku", "Laskun numero", "Odottaa maksua", "Lähetetty" sekä "Hyvityslaskun oletus"
  3. Lisää uusi laskun tila, johon Maventaan onnistuneesti siirretyt laskut siirretään
    1. Anna tilalle kuvaava nimi, esim. Siirretty Maventaan
    2. Laita valinnat kohtiin "Vain luku", "Laskun numero", "Odottaa maksua" sekä "Lähetetty"
  4. Siirrä laskun tilat sinisillä nuolilla siten, että tila jossa on valintana "Maksettu", jää uusien tilojen alapuolelle

    TiedonsiirtoMaventaPNG.PNG

Takaisin ylös

Pankkitilit

Yrityksen pankkitilitiedot toimitetaan laskun mukana ja pankkitilin tulee olla IBAN-muodossa.

  1. Avaa Työkalut - Asetukset - Pankkitilit
  2. Klikkaa kynän kuvaa ja muokkaa pankkitilin numero IBAN muotoon (FI....)
  3. Varmista, että BIC-koodi on määritetty oikein. HUOM! Jos käytössäsi on yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, lisää pankkitilit jokaiselle yritykselle, valitsemalla haluttu Yksikkö pudotusvalikosta.

    Pankkitilit.PNG

Takaisin ylös

Verkkolaskuosoitteen lisäys

Jotta voit lähettää verkkolaskuja, lisää yrityksesi verkkolaskuosoite sekä välittäjän tunnus (esim. Nordealla NDEAFIHH) Visma Severaan. HUOM! Jos käytössäsi on yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, lisää tiedot myös jokaisen yksikön alle.

Yritystiedot

  1. Valitse Työkalut - Asetukset - Yritystiedot
  2. Anna Yhteenveto-osioon yrityksenne verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus.
  3. Tarkista myös, että omalle yrityksellenne on syötetty postiosoite ja tarvittaessa lisää osoite (katuosoite, postinumero, kaupunki)
  4. Aikaisemmin Severa määritti pääkonttoriksi lähettäjän määrittämän Kaupungin. Lisäsimme uuden kentän, koska yrityksen pääkonttorin sijainti ei välttämättä ole sama kuin yrityksen sijainti. Oletuksena Kotipaikka määritetään yritystiedoissa oleva Kaupunki tieto, mutta käyttäjä voi muuttaa sen haluamakseen.

    yritystiedot.jpg

Yksikkö

Kun käytössäsi on Yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, lisää y-tunnus, verkkolaskuosoite, välittäjän tunnus ja alatunniste suoraan halutuille yksikölle.

  1. Avaa Työkalut - Asetukset - Yksiköt
  2. Avaa yksikön tiedot klikkaamalla rattaan kuvaa

    verkkolaskutiedot_Yksikko.PNG

Takaisin ylös

Tiedonsiirtoasetukset

Varsinaiset rajapinta-asetukset tehdään Visma Severassa.

Huomaathan, että mikäli käytössäsi on Yksikköhierarkia-lisäosa ja laskuja lähetetään useamman eri yrityksen nimissä, Maventa-tili tulee avata jokaiselle yritykselle erikseen ja tiedonsiirtoasetukset tulee tehdä jokaiselle yritykselle valitsemalla tiedonsiirtoasetuksissa yksitellen se yksikkö, jota asetukset koskevat.

  1. Kirjaudu Maventaan ja valitse asetukset

    MaventaAPI.PNG

  2. Avaa Visma Severassa Työkalut - Tiedonsiirto

  3. Siirry Maventa-osiossa Asetukset-välilehdelle

  4. Kopioi Maventassa oleva 'API avain' ja liitä se 'User API key' -kenttään

    • HUOM! Kun liität API avaimen Visma Severaan, varmista, ettei kopioidun merkkirivin edessä tai lopussa ole välilyöntejä

  5. Kopio Maventassa oleva 'Yrityksen UUID' ja liitä se Visma Severassa 'Company UUID' -kenttään

    • HUOM! Kun liität Yrityksen UUID:n Visma Severaan, varmista, ettei merkkirivin alussa tai lopussa ole välilyöntejä

  6. Valitse 'Lähetä alkuperäinen laskun PDF-kuva verkkolaskuja lähetettäessä' -pudostusvalikkoon 'Kyllä' tai 'Ei'

  7. Valitse 'Lähetä laskut sähköpostiin' -pudostuvalikkoon 'Kyllä' tai 'Ei' mikäli haluat ottaa laskujen lähetyksen sähköpostiin käyttöön

  8. Valitse 'Ladattavien laskujen tila' -pudotusvalikkoon 'Odottaa lähetystä Maventaan' laskun tila

  9. Valitse 'Laskujen tila Visma Severassa lataamisen jälkeen?' -pudotusvalikkoon 'Siirretty Maventaan' laskun tila

  10. Tallenna

    asetukset.jpg

Takaisin ylös

Pankkiverkkoyhteyden avaus Maventassa

Jos haluatte lähettää/vastaanottaa verkkolaskuja pankkiverkosta, Maventassa tulee erikseen avata pankkiverkkoyhteys.

  1. Siirry Maventassa kohtaan Asetukset - Pankkiverkko asetukset.
  2. Klikkaa 'Avaa pankkiverkko nyt' ja ilmoita sähköpostiosoitteesi tunnistautumisprosessia varten.

  3. Visma Sign lähettää sinulle sähköpostikutsun, joka sisältää aktivointilinkin sekä salasanan heidän palveluunsa. Seuraa viestissä saamiasi ohjeita.

  4. Annettuasi salasanan selaimeesi avautuu uusi välilehti, jossa voit esikatsella sinulle lähetettyä asiakirjaa. Kun olet lukenut asiakirjan, sulje välilehti ja palaa allekirjoitussivulle.

  5. Allekirjoittaaksesi asiakirjan kirjoita henkilötunnuksesi ja tunnistaudu henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tällä varmistetaan henkilöllisyytesi. Tietojasi ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

  6. Tunnistautumisen jälkeen saat allekirjoitetun asiakirjan sähköpostiisi.

  7. Saat sähköpostitse tiedon palvelun avautumisesta noin viikon sisällä aktivoinnista.

Takaisin ylös

Laskupohjan määritys Maventassa

Maventassa valittava laskupohja on käytössä verkkolaskuilla sekä paperilaskuilla mikäli käytetään Maventan laskupohjaa (ei valintaa kohdassa "Käytä omia PDF-kuvia tulosteissa").

  1. Siirry Maventassa kohtaan Asetukset - Ulkoasuasetukset
  2. Lisää valinta kohtaan "Käytä omia PDF kuvia tulosteissa" mikäli paperilaskuissa halutaan käyttää Visma Severan laskun kuvaa. Tässä tapauksessa Visma Severassa tehty paperilasku lähtee asiakkaalle samannäköisenä Maventan tulostuspalvelun kautta.

    • HUOM! Omalla PDF kuvalla varustettuihin laskuihin lisätään aina kansisivu osoitteille, joten nämä laskut ovat aina vähintään kaksisivuisia ja niistä veloitetaan sen mukaisesti.

 maventa.png

Takaisin ylös

 

Tulostuspalvelun avaus Maventaan.

Jos haluatte lähettää laskuja tulostuspalveluun, Maventassa tulee erikseen avata tulostuspalvelu.

1. Asetukset > Laskujen lähettäminen

maventa.png

 

Laskun siirtäminen Maventaan

  1. Luo lasku Visma Severaan
  2. Varmista, että laskulta löytyvät Asiakkaan katuosoite, postinumero, kaupunki, maa sekä Y-tunnus.
    • Mikäli tiedot puuttuvat, lisää tiedot asiakaskortille sekä laskulle.
  3. Muuta laskun tila 'Odottaa lähetystä Maventaan' laskun tilaan
  4. Valitse Tallenna

    Lasku_rajapinta.png

  5. Avaa Työkalut - Tiedonsiirto

  6. Valitse laskuttava yksikkö mikäli käytössäsi on yksikköhierarkia lisäosa ja valitse "Siirrä laskut"

    siirr_.JPG

  7. Siirron jälkeen saat sivun ylälaitaan ilmoituksen onnistuneesta siirrosta sekä laskujen tila päivittyy automaattisesti "Siirretty Maventaan" laskun tilaan.

    Onnistui.PNG

  8. Lasku lähetetään asiakkaalle sähköisenä tai paperilaskuna Maventasta.

Takaisin ylös

Tekninen kuvaus

Kenttä Visma Severan laskulla

Kenttä Finvoice 1.3 aineistossa

Kommentit
Asiakkaan nimi BuyerPartyDetails > BuyerOrganisationName  
Katuosoite BuyerPartyDetails > BuyerPostalAddressDetails > BuyerStreetName  
Postinumero BuyerPartyDetails > BuyerPostalAddressDetails > BuyerPostCodeIdentifier  
Kaupunki BuyerPartyDetails > BuyerPostalAddressDetails > BuyerTownName   
Maa BuyerPartyDetails > BuyerPostalAddressDetails > IdentificationCode   
Y-tunnus

Vat number: BuyerPartyDetails > BuyerOrganisationTaxCode

Org. number: BuyerPartyDetails > BuyerPartyIdentifier

Rajapinta muuntaa automaattisesti y-tunnuksen (esim. 123456-7) ALV-numeroksi (esim. FI1234567) ja toisinpäin.
Laskun numero InvoiceDetails > InvoiceNumber   
Laskun päivämäärä

InvoiceDetails > InvoiceDate

JA

EpiDetails > EpiIdentificationDetails > EpiDate

 
 
Asiakkaan yhteyshenkilö BuyerContactPersonName   
Viitteemme

InvoiceDetails > SellerReferenceIdentifier

 
Viitteenne InvoiceDetails > BuyerReferenceIdentifier   
Tilausnumero InvoiceDetails > OrderIdentifier   
Maksuehto PaymentTermsDetails > PaymentTermsFreeText   
Viivästyskorko PaymentOverDueFineDetails > PaymentOverDueFinePercent   
Laskutusyhteyshenkilö SellerContactPersonName  
Muistiinpanot

InvoiceFreeText

Kenttään yhdistetään kaikkien vapaatekstikenttien tiedot.
Laskurivien yläpuolella oleva vapaa tekstikenttä InvoiceFreeText Kenttään yhdistetään kaikkien vapaatekstikenttien tiedot. 
Laskurivin kuvaus InvoiceRow > ArticleName Jos laskurivin kuvaus ylittää 100 merkkiä, ylimenevä osa näytetään InvoiceRow > RowFreeText -kentässä.
Laskurivin määrä

InvoiceRow > DeliveredQuantity

JA

InvoiceRow > OrderedQuantity

 
Laskurivin yksikkö InvoiceRow >  QuantityUnitCode  
Laskurivin yksikköhinta InvoiceRow > UnitPriceAmount  
Laskurivin kokonaishinta

InvoiceRow > RowVatExcludedAmount

 
Laskurivin verollinen hinta InvoiceRow > RowVatAmount  
Laskurivin ALV %

InvoiceRow > RowVatRatePercent

 
Laskurivin työn numero ProjectReferenceIdentifier  
Veroton kokonaissumma

InvoiceDetails > InvoiceTotalVatExcludedAmount

JA

InvoiceDetails > VatSpecificationDetails > VatBaseAmount

 
Veron osuus InvoiceDetails > VatSpecificationDetails > VatRateAmount  
Verollinen kokonaissumma

InvoiceDetails > InvoiceTotalVatIncludedAmount

JA

EpiDetails > EpiPaymentInstructionDetails > EpiInstructedAmount

 
Laskurivien alapuolella oleva vapaa tekstikenttä InvoiceFreeText Kenttään yhdistetään kaikkien vapaatekstikenttien tiedot.
Laskun eräpäivä

InvoiceDetails > PaymentTermsDetails > InvoiceDueDate

JA

EpiDetails > EpiPaymentInstructionDetails > EpiDateOptionDate

 
Viitenumero

EpiDetails > EpiIdentificationDetails > EpiReference

JA

EpiDetails > EpiPaymentInstructionDetails > EpiRemittanceInfoIdentifier

 

 Takaisin ylös

Tyypillisiä virhetilanteita Visma Severassa

Tiedonsiirto-valikosta löytyvään virhelokiin kirjautuvat laskujen siirrossa esiintyvät ongelmat.

virheloki.jpg

Virheilmoitukset ovat Finvoice-standardin mukaisia englanninkielisiä ilmoituksia. Alla esimerkkejä tyypillisistä virheilmoituksista tiedonsiirrossa:

Virheilmoitus Korjaus

The 'BuyerStreetName' element is invalid - The value '' is invalid according to its datatype 'genericStringType235' - The actual length is less than the MinLength value.

Laskulta puuttuu vastaanottajan katuosoite. Avaa lasku ja lisää osoite laskulle.

HUOM! Lisää puuttuva osoitetieto myös asiakaskortille, jotta jatkossa samaa virhettä ei enää tule.

The 'BuyerTownName' element is invalid - The value '' is invalid according to its datatype 'genericStringType235' - The actual length is less than the MinLength value.

Laskulta puuttuu vastaanottajan osoitteesta kaupunki. Avaa lasku ja lisää kaupunki laskulle.

HUOM! Lisää puuttuva osoitetieto myös asiakaskortille, jotta jatkossa samaa virhettä ei enää tule.

The 'BuyerPostCodeIdentifier' element is invalid - The value '' is invalid according to its datatype 'genericStringType235' - The actual length is less than the MinLength value.

Laskulta puuttuu vastaanottajan osoitteesta postinumero. Avaa lasku ja lisää postinumero laskulle.

HUOM! Lisää puuttuva osoitetieto myös asiakaskortille, jotta jatkossa samaa virhettä ei enää tule.

The element 'Finvoice' has invalid child element 'SpecificationDetails'. List of possible elements expected: 'InvoiceRow'.

Laskulla ei ole yhtään laskuriviä. Avaa lasku ja lisää vähintään yksi laskurivi.

Seller must have at least one bank account

Laskulta puuttuu pankkitili. Lisää pankkitili IBAN-muodossa Työkalut - Asetukset - Pankkitilit -osiossa. Päivitä laskun tila Vedos-tilaan ja takaisin 'Odottaa lähetystä Maventaan'-tilaan, jotta pankkitili päivittyy laskulle.

Seller must have a BIC in bank account details

Varmista, että pankkitili on määritelty IBAN-muodossa (kts. ohje osiosta 'Käyttöönotto' kohta 2.).

HUOM! Pankkitilin numeroa ei ole mahdollista korjata jo olemassa oleville laskuille. Tässä tapauksessa mikäli mahdollista lasku tulisi poistaa ja luoda uudelleen tai hyvittää ja luoda tämän jälkeen uusi lasku.

Company not found

Avaa Työkalut > Tiedonsiirto ja siirry Asetukset-välilehdelle. Tarkista, että API avain ja Yrityksen UUID on oikein, eikä niihin ole kopioitunut ylimääräisiä merkkejä tai väliyöntejä.

User not found

Tiedonsiirtoasetuksiin annettu API avain on virheellinen. Varmista, että Työkalut - Tiedonsiirto -osiossa annettu API avain täsmää Maventassa näkymään API avaimeen ja poista mahdolliset ylimääräiset välilyönnit arvon edestä ja lopusta.

Error in AutoInvoice for finnish customers: "Laskun lähetys epäonnistui. Vastaanottajan operaattori on pankki."

Pankkiverkkoyhteyttä ei ole avattu. Katso ohjeet pankkiverkon avaukseen: Aktivoi pankkiverkkoyhteys.

The 'ToIntermediator' element is invalid - The value 'Verkkolaskuoperaattori Oy, XXXXXXXX' is invalid according to its datatype 'genericStringType235' - The actual length is greater than the MaxLength value.

Asiakkaan verkkolaskuosoitetietoihin on syötetty virheellinen Välittäjän tunnus. Avaa asiakaskortti ja korjaa välittäjän tunnus (esim. Maventalla MAVENTA).

Takaisin ylös

Tyypillisiä virhetilanteita Maventassa

"Laskun lähetys epäonnistui. Vastaanottajan operaattori on pankki."

Yrityksien tulee aktivoida pankkiverkkoyhteys, jotta pankeista lähetetyt verkkolaskut tulevat Maventaan perille, sekä Maventasta lähetetyt verkkolaskut menevät pankkien verkkolaskuasiakkaille perille. Kaikilla asiakkailla on oletuksena pankkiverkko ei-aktiivisessa tilassa, kun Maventa-tili avataan. Pankkiverkon avauksessa menee noin viikko ja on käytettävissä, kun saat Maventalta vahvistuksen avauksesta. Aktivoi pankkiverkkoyhteys Maventasta ja odota vahvistusta yhteyden avauksesta.

maventa_virhe.png

Takaisin ylös

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk