Follow

ProCountor

Ohjeen sisältö:

Kuvaus

Liittymän avulla voidaan siirtää Severan myyntilaskut ja myyntireskontra Visma Severasta ProCountoriin. Lisäksi ProCountoriin voidaan siirtää matkakulut tai matkalaskut sekä viedä projektit dimensiointia varten. ProCountorista Visma Severaan voidaan siirtää ostolaskut, jolloin ne saadaan projektien kuluiksi sekä jälleenlaskutettavaksi.

Laskujen ja Matkalaskujen siirto toimii siten, että Visma Severaan määritetään laskun tila, josta laskut siirretään ProCountoriin. Visma Severassa klikataan painiketta 'Siirrä laskut', jolloin kaikki valitussa tilassa olevat laskut siirtyvät suoraan ProCountoriin. Pelkät matkakulut siirretään myös nappia painamalla, aikarajauksen avulla. Ostolaskut tuodaan Severaan, kun ne on ensin dimensioitu ProCountorissa projekteille ja ostolaskun tila on Hyväksytty, Odottaa siirtoa, Odottaa siirtoa pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu tai Maksettu muualla. Ostolaskujen tuonti tapahtuu myös nappia painamalla Visma Severassa.

Liittymä tukee yksikköhierarkiaa. Liittymässä siirtyy matkalaskun liite (matkalasku + kaikki liitteet yhtenä tiedostona) sekä laskun liite, mikäli laskulla on käytetty ryhmittelyä liitetiedoston kera. Laskun liite siirtyy sekä verkkolaskuilla että paperilaskuilla.

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteri siirtyy laskun mukana Visma Severasta ProCountoriin. Asiakkaalla tulee olla Y-tunnus.

Tuoterekisteri

Tuoterekisteri siirtyy laskun mukana Visma Severasta ProCountoriin. Visma Severan työlajien ja tuotteiden koodien tulee vastata ProCountorin tuoterekisteriä. Samoin matkakulut on täsmättävä koodien avulla. Matkakulujen koodit vaihtuvat vuosittain, uudet koodit voi tarkistaa ProCountorista.

Myyntireskontra

Myyntireskontra siirtyy laskun mukana Visma Severasta ProCountoriin. Severaan tulee määritellä samat myyntitilit kuin ProCountorissa on käytössä.

Takaisin ylös

Huomio ennen aloittamista

  • Asiakkaalla on oltava sopimus myös ProCountorin kanssa ProCountorin ja tämän liittymän käytöstä.
  • Visma Severa pääkäyttäjä voi aktivoida ProCountor -liittymän suoraan Laajennukset-osion kautta, katso ohje "Lisäosan tai rajapinnan lisääminen ja poistaminen käytöstä".
  • Matkalaskuja voi luoda ja siirtää vain jos Visma Severassa on käytössä "Matkalasku" -lisäosa. Huom! Jos matkakulu määritetään Severassa "Ei korvattavaa", siirtyy se Procountoriin korvattavana.
  • Jos matkalaskun mukana siirretään liite, liitteen nimi ei saa sisältää erikoismerkkejä.
  • Severan laskunumerointia ei ole mahdollista käyttää ProCountorissa vaan laskunumeroinnin määrää aina ProCountor. Tämän aiheuttaa se, että ProCountor-ohjelmassa ei ole mahdollista käyttää toisen ohjelman laskunumerointia. Halutessasi voit näyttää Severan laskunumeroinnin Procountorissa kentässä "Alkuperäinen laskunumero", kentän tieto ei kuitenkaan mene asiakkaan laskulle vaan kyseessä on sisäinen tieto.

Takaisin ylös

Käyttöönotto

  1. Valitse Työkalut > Asetukset ja Myyntitilit
    • Muokkaa/lisää Visma Severaan ProCountorissa käytössä olevat myyntitilit.
    • Määrittele kaikki ProCountorissa käytössä olevat myyntitilit.
    • Voit valita oletus myyntitilin työtunneille, matkakuluilla ja tuotteille valitsemalla "Käytä oletuksena".

      Myyntitilit.PNG

    • Anna myyntitilin nimi ja -numero. Myyntitilin numeron tulee vastata ProCountoriin määriteltyä

      myyntitilin numeroa. Voit hallinnoida myyntitilejä keskitetysti "Myyntitilien liittäminen"-kautta.

      Myyntitilien liittaminen.PNG

  2. Muokkaa/Lisää Visma Severaan ProCountorissa käytössä olevat tuotteet, sekä lisää Visma Severassa olevat tuotteet ProCountoriin. Halutessasi voit käyttää yhtä ja samaa koodia kaikilla tuotteilla, jätä tuotteet määrittelemättä ja siirry seuraavaan kohtaan. Tällöin tuotteet siirtyvät ProCountoriin oletuskoodilla.

    • Valitse Työkalut > Asetukset ja Tuotteet

    • Anna tuotteen nimi ja valitse Lisää, tai muokkaa olemassa olevaa tuotetta.Tuotteen lisays.PNG

       

    • Anna tuotteelle koodi sekä valitse käytettävä myyntitili (voit halutessasi määritellä tuotteelle myös muut tiedot). Koodin tulee vastata ProCountorissa olevan tuotteen koodia.

    • Määrittele kaikki ProCountorissa käytössä olevat tuotteet.TuotteenTiedot.PNG

  3. Muokkaa/Lisää Visma Severassa käyttämäsi työlajit ja työlajikoodit vastaamaan ProCountorissa olevia tuotteita. Työlajien avulla laskulla olevat tunnit kohdistuvat PrCountorin tuoterekisteriin.

    • Valitse Työkalut > Asetukset ja Työlajit

    • Lisää kaikille Visma Severassa käytössä oleville työlajeille koodit kohdentaen ne ProCountorissa tuotteiksi.Tyolajit.PNG

  4. Muokkaa/Lisää Visma Severassa käyttämäsi matkakulut vastaamaan ProCountorin matkakulurekisteriä. Matkakulujen koodien on Visma Severassa oltava samat kuin ProCountorissa. Koodit muuttuvat ProCountorissa aina vuoden vaihteessa ja ne on pääkäyttäjän päivitettävä Visma Severaan.

    • Valitse Työkalut > Asetukset ja Matkakulut

    • Lisää kaikille Visma Severassa käytössä oleville matkakuluille koodit kohdentaen ne ProCountorin matkakulurekisteriin.Matkakulut.PNG

  5. Muuta pankkitilin numero IBAN-muotoon. Avaa Työkalut > Asetukset > Pankkitilit. Klikkaa kynän kuvaa ja muokkaa pankkitilin numero IBAN muotoon.

    Pankkitilit.PNG

  6. Luo Severaan laskun tilat, josta myyntilaskuaineisto ladataan ProCountoriin.

    • Valitse Työkalut > Asetukset > Laskun tilat.

    • Lisää uusi laskun tila, jonka nimi on esimerkiksi "Odottaa lähetystä ProCountoriin. Valitse tilalle seuraavat asetukset: Vain luku, Laskun numero, Odottaa maksua, Lähetetty ja Hyvityslaskun oletus.

    • Kun laskut on siirretty ProCountoriin, ne vaihtavat automaattisesti tilaansa. Voit lisätä halutessasi tilan "Siirretty ProCountoriin" tai käyttää "Lähetetty" tilaa tähän tarkoitukseen.

    • Siirrä laskun tilat sinisillä nuolilla siten, että tila jossa on "Maksettu" valinta jää uusien tilojen alapuolelle.ProCountorLaskunTilat.PNG

  7. Mikäli Matkalasku-lisäosa on käytössä Visma Severassa: Lisää henkilötunnus käyttäjille.

    • Ilman henkilötunnusta, matkalaskut eivät siirry ProCountoriin. Varmista, että samat henkilötunnukset on määritetty myös ProCountoriin.

    • Valitse Työkalut > Käyttäjienhallinta

    • Avaa käyttäjän tiedot ja muokkaa Henkilötiedot-osiota.

    • Lisää käyttäjän henkilötunnus ja tallenna muutokset.ProCountorHenkilötiedot.PNG

  8. Mikäli Matkalasku-lisäosa on käytössä Visma Severassa: Luo Visma Severaan matkalaskun tilat, josta matkalaskuaineisto ladataan ProCountoriin.

    • Valitse Työkalut > Asetukset > Matkalaskuasetukset

    • Lisää uusi matkalaskun tila, jonka nimi on esimerkiksi "Odottaa siirtoa ProCountoriin". Valitse tilalle seuraavat asetukset: Vain luku ja Hyväksytty. Halutessasi voit käyttää myös jo olemassa olevaa hyväksytty-tilaa.

    • Kun matkalaskut on siirretty ProCountoriin, ne vaihtavat automaattisesti tilaansa. Lisää tila "Matkalasku siirretty ProCountoriin", jolla on asetukset Vain luku ja Hyväksytty.MatkalaskuAsetukset.PNG

  9. Määritä tiedonsiirron asetukset (kun yksikköhierarkia-lisäosa ei ole käytössä).

    ProCountor-tiedonsiirto asetuksissa voit tallentaa laskujen -, matkalaskujen -, ostolaskujen - sekä yleiset siirtoasetukset. Voit halutessasi jättää matkalaskujen sekä ostolaskujen siirtoasetukset tallentamatta mikäli tietoja ei siirretä Visma Severan ja Procountorin välillä.

    • Valitse Työkalut > Tiedonsiirto ja valitse Asetukset-välilehti

    • Lisää ProCountorilta saamasi tiedonsiirron salasana laskua koskeviin asetuksiin.

    • Valitse "Laskun tila, josta laskut siirretään ProCountoriin" aiemmin luotu laskun tila (Odottaa siirtoa ProCountoriin)

    • Valitse "Tila johon laskut siirretään ProCountor-siirron jälkeen" esimerkiksi Siirretty Procountoriin tai Lähetetty tila.

    • Valitse ProCountorin laskun tila, jonka myyntilasku saa kun se siirtyy ProCountoriin. Alussa kannattaa valita tila "Kesken", jolloin laskua pääsee vielä muokkaamaan ja tarkistamaan ProCountorissa, ennenkuin se lähetetään asiakkaalle

    • Valitse siirretäänkö yksikkö laskurivin dimensiotietona ProCountoriin (Huom! Jos otetaan käyttöön, lisää dimensiot ProCountoriin ennen ensimmäistä tiedonsiirtoa)

    • Valitse siirretäänkö kustannuspaikka laskurivin dimensiotietona ProCountoriin (Huom! Jos otetaan käyttöön, lisää dimensiot ProCountoriin ennen ensimmäistä tiedonsiirtoa)

    • Valitse siirretäänkö laskun mukana liitteitä vai ei (laskun liite on lasku PDF = laskusivut, erittely + liitteet)

    • Ota halutessasi käyttöön laskujen lähetys sähköpostitse (Kyllä/Ei)

      • Kun valitaan Kyllä lähetys käyttää seuraavaa logiikkaa lähetyskanavan valitsemisessa:
        • Jos asiakkaalle on annettu verkkolaskutiedot > lasku lähetetään verkkolaskuna
        • Jos asiakkaalle ei ole annettu verkkolaskutietoja, mutta laskulle on valittu asiakkaan yhteyshenkilö, jolle on märitetty sähköpostisoite > lasku lähetetään sähköpostina
        • Jos asiakkaalle ei ole annettu verkkolaskutietoja, eikä laskulle ole valittu yhteyshenkilöä TAI yhteyshenkilölle ei ole määritetty sähköpostiosoitetta > lasku lähetetään postitse
    • Tallenna laskujen siirtoasetukset

    • Valitse lisätäänkö asiakkaat ProCountorin asiakasrekisteriin

    • Valitse lisätäänkö tuotteet ProCountorin tuoterekisteriin

    • Määritä tuotteiden oletuskoodi. Oletuskoodi tulee löytyä myös ProCountorin tuoterekisteristä.

    • Määritä työlajin oletuskoodi. Oletuskoodi tulee löytyä myös ProCountorin tuoterekisteristä.

    • Määritä matkakulujen oletuskoodi. Oletuskoodi tulee löytyä myös ProCountorin matkakulurekisteristä.

    • Tallenna yleiset siirtoasetukset

    • Lisää ProCountorilta saamasi tiedonsiirron salasana matkoja koskeviin asetuksiin.

    • Jos matkalasku-lisäosa on käytössä: Valitse matkalaskun tila "Tässä tilassa olevat laskut siirretään" esimerkiksi Hyväksytty-tila.

    • Jos matkalasku-lisäosa on käytössä: Valitse "Kun matkalaskut siirretään ProCountor-liittymään, niiden tilaksi tulee" aiemmin luotu matkalaskun tila (Matkalasku siirretty ProCountoriin).

    • Jos matkalasku-lisäosa on käytössä: Valitse ProCountorin matkalaskun tila, jonka matkalasku saa kun se siirtyy ProCountoriin. Alussa kannattaa valita tila "Kesken", jolloin matkalaskua pääsee vielä muokkaamaan ja tarkistamaan ProCountorissa.

    • Jos matkalasku-lisäosa on käytössä: Valitse siirretäänkö yksikkö matkalaskurivin dimensiotietona ProCountoriin (Huom! Jos otetaan käyttöön, lisää dimensiot ProCountoriin ennen ensimmäistä tiedonsiirtoa)

    • Tallenna matkalaskun siirtoasetukset

    • Lisää ProCountorilta saamasi tiedonsiirron salasana ostolaskua koskeviin asetuksiin.

    • Tallenna ostolaskujen siirtoasetukset

  10. Määritä tiedonsiirron asetukset (kun yksikköhierarkia-lisäosa on käytössä).

    • Valitse Työkalut > Tiedonsiirto ja valitse Asetukset-välilehti

    • Seuraa samoja ohjeita kuin kohdassa 10, mutta valitse aina ensin yksikkö-valikosta yksikkö, jonka asetuksia olet määrittämässä.

    • Huom! Asetukset tarvitsee määrittää vain yksiköille, jotka ovat yrityksiä (katso kuva, kohta 1). Jätä muut yksiköt määrittämättä, sillä liittymä osaa siirtää tietoja yksikköhierarkian perusteella.

    • Esimerkiksi: Yksikköhierarkiassa on yritys A jolla on alayksiköitä (osastoja tai tiimejä). Työllä on yksikkönä Osasto A, joka on yrityksen A alayksikkö. Näin ollen myös laskun yksikkö on Osasto A. Tiedonsiirron asetuksissa on tallennettu ProCountor salasana yritykselle A, sekä määritetty laskujen tilat. Tiedonsiirto-sivulla valitaan yksikkö-valikosta yritys A ja klikataan "Siirrä laskut" painiketta. Kaikki yritykselle A ja sen alayksiköille kuuluvat laskut siirretään yritys A:n ProCountoriin. Sama toimintatapa on myös matkalaskujen siirrossa, eli käyttäjien matkalaskut, joiden yksikkö on osasto tai tiimi viedään sen yrityksen ProCountoriin, jonka osastot ovat kyseessä.

Takaisin ylös

Myyntilaskuaineiston siirtäminen

  1. Luo lasku Visma Severaan
  2. Muuta laskun tilaksi "Odottaa siirtoa ProCountoriin" ja valitse Tallenna

    Lasku_rajapinta.png

  3. Avaa Työkalut > Tiedonsiirto ja valitse Siirrä laskut

  4. Kun lasku on siirtynyt ProCountoriin, laskun tila muuttuu automaattisesti "Siirretty ProCountoriin" laskun tilaan.

Takaisin ylös

Matkakulujen siirtäminen

  1. Valitse Työkalut > Tiedonsiirto matkakulujen kirjaamisen jälkeen
  2. Siirry Matkakulut-osioon
  3. Valitse pudostusvalikosta aikajakso miltä ajalta matkakuluja siirretään
  4. Klikkaa Siirrä-painiketta, jonka jälkeen matkakulut siirretään ProCountoriin

Takaisin ylös

Matkalaskujen siirtäminen

Matkalaskun summat viedään verollisina pyöristyserojen välttämiseksi.

Tämän lisäksi jatkossa työntekijän tiedot päivittyvät ProCountoriin matkalaskun siirron yhteydessä.

  1. Valitse Työkalut > Tiedonsiirto matkakulujen kirjaamisen jälkeen
  2. Siirry Matkalaskut-osioon
  3. Klikkaa Siirrä matkalaskut -painiketta, jonka jälkeen "Odottaa siirtoa ProCountoriin" tilassa olevat matkalaskut siirretään ProCountoriin

Takaisin ylös

Dimensioaineiston lataaminen

  1. Valitse Työkalut > Tiedonsiirto
  2. Siirry Dimensioaineisto-osioon
  3. Klikkaa Lataa-painiketta
  4. Tallenna CSV-muodossa oleva dimensioaineisto tietokoneellesi
  5. Lataa dimensioaineisto ProCountoriin

Takaisin ylös

Ostolaskujen siirtäminen

Eri valuutoissa olevat ostolaskut tuodaan Severaan yrityksen omassa valuutassa.

Ostolaskurivin kuvaus-kenttässä näytetään sekä kuvaus että toimittajan nimi.

  1. Valitse Työkalut > Tiedonsiirto
  2. Siirry Ostolaskut-osioon
  3. Klikkaa Tuo kulut -painiketta
  4. Kulut tuodaan Severan työlle tuotteeksi

Takaisin ylös

Mitkä tiedot siirtyvät Visma Severan laskulta ProCountoriin

  • Laskun lähettäjän tiedot tulevat ProCountorin yritystiedoista
Kentän nimi Kenttä Visma Severassa Kenttä ProCountorissa Lisätietoja
Laskun otsikkotaso      
SellerContactPersonName Laskutusyhteyshenkilö Yhteyshenkilö Jos aineistolla tuodaan sekä myyjän että ostajan yhteyshenkilöt, erotellaan ne ProCountorissa kenoviivalla (/)
BuyerPartyIdentifier Asiakkaan y-tunnus (laskulta) Asiakkaan y-tunnus tai henkilötunnus Käytetään ProCountorissa kohdistusperusteena liikekumppanirekisteriin. Ks. lisätiedot taulukon alapuolelta
BuyerOrganisationUnitNumber Asiakasnumero (asiakaskortilta) Asiakkaan asiakasnumero Käytetään ProCountorissa kohdistusperusteena liikekumppanirekisteriin. Ks. lisätiedot taulukon alapuolelta
BuyerOrganisationName Asiakkaan nimi (laskulta) Asiakkaan osoite / Nimi ja Tarkenne Samassa kentässä voidaan tuoda tiedot Nimi ja Tarkenne. Tällöin kentän on oltava muotoa "Nimi\Tarkenne"
BuyerStreetName Asiakkaan osoite (laskulta) Asiakkaan osoite / Katuosoite Asiakkaan osoitetiedot ovat pakollisia myyntilaskulla ja -tilauksella, jos laskukanavana on posti. Tietoa käytetään asiakkaan laskutusosoitteen oletuksena.
BuyerTownName Asiakkaan kaupunki (laskulta) Asiakkaan osoite / Postitoimipaikka  
BuyerPostCodeIdentifier Asiakkaan postinumero (laskulta) Asiakkaan osoite / Postinumero  
BuyerPostalAddressDetails / CountryCode Asiakkaan maakoodi (osoitteen maan perusteella) Asiakkaan osoite / Maakoodi Kaksikirjaimen maakoodi, ISO 3166-1 alpha-2
BuyerContactPersonName Asiakkaan yhteyshenkilö Yhteyshenkilö Jos aineistolla tuodaan sekä myyjän että ostajan yhteyshenkilöt, erotellaan ne ProCountorissa kenoviivalla (/)
InvoiceTypeCode Aina: INV01 Laskun tyyppi Vaihtoehdot: INV01 = Lasku, ORD01 = Tilaus. Oletuksena INV01.
InvoiceNumber Laskun numero Laskuttajan laskunumero ProCountorin laskulla käytetään aina ProCountorin omaa laskunumeroa. Halutessasi voit saada Severan laskunumeron Laskuttajan laskunumero-kenttään. Huom! Myyntilaskulla ja matkalaskulla "Muun järjestelmän laskunumero"- kentän käytöstä sovittava erikseen ProCountorin kanssa.
InvoiceDate Laskun päivämäärä Laskun päivä Oletuksena kuluva päivä. Jos päivä on suljetulla kaudella, tulee päiväksi suljetun kauden loppupvm + 1 pv.
OrderIdentifier Tilausnumero Tilausviite  
InvoiceFreeText

Viitteemme / Viitteenne / Muistiinpanot / Laskun vapaateksti ennen laskurivejä / Laskun vapaateksti laskurivien jälkeen

Lisätietoja Lue lisää Visma Severan vapaista tekstikentistä.
InvoiceDueDate Eräpäivä Eräpäivä  
PaymentOverDueFinePercent Viivästyskorko Viivästyskorkoprosentti  
EpiBfiIdentifier BIC-koodi (laskulta) BIC/SWIFT-koodi  
EpiAccountID IBAN tilinumero (laskulta) Tilinumero  
EpiRemittanceInfoIdentifier Viitenumero Viitenumero  
Laskurivit      
ArticleIdentifier Laskurivin tuotteen/työlajin/matkakulun koodi Tuotekoodi Käytetään ProCountorissa kohdistusperusteena tuoterekisteriin.
ArticleName Laskurivin kuvaus Tuotteen nimi  
OrderedQuantity Määrä Määrä  
QuantityUnitCode Yksikkö Yksikkö  
UnitPriceAmount Yksikköhinta Yksikköhinta  
AmountCurrencyIdentifier Valuutta Valuutta Oletuksena EUR

RowNormalProposed

AccountIdentifier

Myyntitili Kirjanpitotilin numero Käytetään ProCountorissa laskuriviä vastaavan kirjanpitorivin tiliöintinä. Tilin on löydyttävä tilikartasta. Mikäli kirjanpitotiliä ei löydy, on tiliöintioletusten järjestys seuraavanlainen: tuotteen oletus, asiakkaan oletus, asiakasympäristön tositelajikohtainen oletus, ProCountorin perusoletus.
RowAccountDimensionText Dimensio: "Projekti\työn numero\100" Dimensiointi-ohje Käytetään kirjanpitorivin dimensionnin perusteena.
RowVatRatePercent Laskurivin ALV-prosentti ALV-%  
InterfacePassword ProCountor salasana Visma Severa tiedonsiirron asetuksista. Liittymän siirtoavain ProCountor ja asiakkaan kesken sovittu tunniste jonka perusteella lasku kohdistetaan ProCountorissa oikeaan ympäristöön
InvoiceTypeCode Aina: M Tositetyyppi M = Myyntilasku
InvoiceStatusCode ProCountorin laskun tila, Visma Severan tiedonsiirron asetuksista. Laskun tila  
InvoiceChannelCode Aina joko 2 tai 3 Laskukanava Vaihtoehdot: 2 = Posti, 3 = Verkkolasku
InvoiceLanguageCode Aina: FI, SE tai EN riippuen Visma Severan laskun kielestä. Laskun kieli Vaihtoehdot: FI = suomi, SE = ruotsi, EN = englanti.
UnitPricesIncludeTax Aina: false Sisältääkö laskurivien hinnat alv:n vai ei Vaihtoehdot: true (sis. Alv.) ja false (ei sis. Alv.)
UpdatePartnerRegister Aina joko "true" tai "false" riippuen Visma Severan tiedonsiirron asetuksista. Perustetaanko liikekumppanirekisteriin kumppani kohdistamattomasta laskusta Vaihtoehdot: true (perustetaan/päivitetään) ja false (ei perusteta/ei päivitetä).
UpdateProductRegister Aina joko "true" tai "false" riippuen Visma Severan tiedonsiirron asetuksista. Perustetaanko tuoterekisteriin tuotteet kohdistumattomista laskuriveistä Vaihtoehdot: true (perustetaan/päivitetään) ja false (ei perusteta/ei päivitetä)
UpdateInventory Aina: "false" Päivitetäänkö tuotteiden varastosaldoja tuotetietojen perusteella Vaihtoehdot: true (päivitetään) ja false (ei päivitetä).
BuyerEInvoiceAddressIdentifier Verkkolaskuosoite ja operaattorin koodi Visma Severan laskun asiakkaan asiakaskortilta. Asiakkaan verkkolaskuosoite  

Takaisin ylös

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk