Follow

Yleiset - Nimikkeiden sisäänluku

Sisältö

Kuvaus

Nimikkeiden sisäänluvun avulla voit lisätä helposti suuria määriä nimikkeitä tai tuotteita töille lataamalla ne CSV-tiedoston avulla. Tuotteiden ja nimikkeiden ero on siinä että tuote on aiemmin lisätty tuoterekisteriin ja nimeke on taas yksittäinen rivi työllä, molemmat näistä näkyvät työllä tuotteet osiossa. Tuotteita voidaan raportoida usealla eri tavalla, ja tämän johdosta kannattaa käyttää tuoterekisteriin aiemmin lisättyjä tuotteita. Nimikkeet ovat pelkästään yksittäisiä rivejä jotka voivat olla kuluja tai laskutettavaa. Nimikkeiden sisäänluvun avulla voidaan lisätä pelkkiä kuluja tai laskutettavia tuotteita, tämä riippuu annetuista arvoista CSV-tiedostossa. Nimikkeiden sisäänluku löytyy Severasta kohdasta Työkalut-->Nimikkeiden sisäänluku. Täältä löydät pohjan, jolla nimikkeitä voidaan viedä Severaan, pohjan ensimmäisen rivin otsikkokenttiä ei saa muokata tai poistaa sillä muuten nimikkeiden sisäänlukua ei onnistu. Pohjassa on esimerkki siitä mitä tietoja vientiin tarvitaan.

Takaisin ylös

Tärkeitä huomioita ennen aloittamista

  • Nimikkeet voidaan ladata käyttämällä CSV-tiedostoa
  • CSV-tiedostoa voidaan muokata taulukkolaskentaohjelmilla kuten Microsoft Excel, Open Office Calc tai Apple Numbers.
  • Älä käytä lainausmerkkejä ("), puolipisteitä (;) tai rivinvaihtoja (enter) tiedoissa.
  • Numeroissa ei saa käyttää maakohtaisia muotoiluja, kuten esimerkiksi Saksan 1.200,80 tulee muuttaa muotoon: 1200,80
  • Älä poista tai muokkaa ensimmäisellä rivillä olevia otsikkotietoja, sillä niiden perusteella tiedot lisätään niille kuuluviin kenttiiin.
  • Erikoismerkkkien ja skandinaavisten( Ä, Ö, yms.) merkkien merkistön tulee olla ISO/IEC 8859-1 ja Windows-1252.
  • Tarkista että tiedot ovat varmasti oikein ennen niiden lisäämistä Severaan. Kun tiedot on viety Severaan niin peruminen ei ole mahdollista "yhdellä klikkauksella".

Takaisin ylös

Sisäänlukupohjan käyttäminen

1. Avaa Työkalut-->Nimikkeiden sisäänluku ja lataa nimikkeiden sisäänlukupohja, Tallenna CSV-tiedosto omalle tietokoneellesi.

1_nimikkeiden_sis__nluku.PNG

2. Avaa tiedosto esimerkiksi Microsoft Excelillä.

3. Otsikkorivin tietoja ei saa poistaa tai muokata, näitä tietoja ovat esimerkiksi: Case number, VAT number, Account number, Product code, yms.

4. Toisella ja kolmannella rivillä on esimerkit siitä miten tiedot tulee lisätä ja ne tulee poistaa ennen tietojen lataamista Severaan.

item_import_template.PNG

5. Lisää tuotteet tai nimikkeet omille riveilleen.

  • Tarkemmat ohjeet tietojen muotoilusta löydät alempaa tästä ohjeesta.
  • Jotkin soluista rivillä voi jättää tyhjäksi jos sinulla ei ole niihin tietoja.
  • Jos haluat lisätä useita eri tuotteita samalla työlle, lisää jokainen tuote omalle rivilleen, ja anna jokaiselle riville työn numero tai työn nimi.

6. Kun kaikki tiedot on lisätty tallenna tiedosto CSV-muodossa

Takaisin ylös

CSV-tiedoston lataaminen Visma Severaan

1. Avaa Työkalut-->Nimikkeiden sisäänluku

2. Klikkaa valitse tiedosto ja hae tiedosto tietokoneeltasi.

3. Klikkaa Lataa

4. Ylälaidassa kerrotaan kuinka monta tuotetta lisätään kun klikkaat vahvista painiketta. Tässä kohtaa näet myös jos jotkin tiedosta on virheellisiä ja kuinka monta niitä on.(Katso kohta 6). Kymmenen ensimmäisen tiedot näytetään myös esikatseluruudussa.2_nimikkeiden_sis__nluku.PNG

5. Klikkaa vahvista tietojen lisäämiseksi, jos kaikki tiedot ovat oikein.

3_nimikkeiden_sis__nluku.PNG

6. Jos tiedostossa on virheitä saat siitä punaisella tekstillä virheilmoituksen. Saat myös ladattua raportin josta näet mitä virheitä tiedostossa on. Tällöin kannattaa peruuttaa tietojen lataus, korjata virheet ja yrittää tämän jälkeen uudelleen latausta. Tiedot joissa on virheitä eivät siirry Severaan.

4_nimikkeiden_sis__nluku.PNG

Takaisin ylös

Monivaluutta lisäosa

Jos yrityksellänne on käytössä monivaluutta-lisäosa, voidaan nimikkeiden sisäänlukemisessa valita myös valuutta kuluille ja yksikkököhinnalle. Oletuksena valittuna on yrityksen käyttämä valuutta, ja sitä voidaan muuttaa alasvetovalikosta kun nimikkeitä tuodaan Severaan. Tästä valikosta voidaan valita kaikki ne valuutat jotka on lisätty Severan asetuksiin ja joille on annettu myös muuntokurssi.

Takiaisin ylös

Kenttien muotoilu

Jotta nimikeet voidaan lisätä oikealle työlle, tulee jokaisella rivillä olla tieto siitä mille työlle kyseinen nimike kuuluu. Helpoin tapa on käyttää työnumeroa kohdistamiseen, sillä silloin ei tarvitse täyttää lainkaan työn nimeä tai asiakkaan nimeä CSV-tiedostoon. Jos työn nimi on lisätty riville tällöin tulee antaa myös asiakkaan nimi.

Alla on tarkemmat tiedot ja kuvaukset CSV-tiedoston eri kentistä.

  • Työn numero:
    • Työ etsitään Severasta numeron perusteella ja nimike lisätään kyseiselle työlle.
    • Muita tietoja ei tällöin käytetä nimikkeen kohdistamiseen työlle (Työn nimi, asiakkaan nimi, Y-tunnus).
  • Jos työnumeroa ei ole annettu tällöin käytetään kohdistamiseen seuraavia tietoja:
    • Y-tunnus
      • Maksimimerkkimäärä 50 merkkiä
      • Y-tunnuksen tulee olla täsmälleen samassa muodossa kuin missä se on syötetty asiakaskortille.
      • Jos yhtään asiakasta ei löydy y-tunnuksen perusteella, niin tällöin käytetään asiakasnumeroa asiakkaan löytämiseksi.
    • Asiakasnumero
      • Asiakas kohdistetaan asiakasnumeron perusteella jos asiakasta ei ole löytynyt y-tunnuksen perusteella.
      • Jos asiakasnumerokenttään on syötetty muita kuin numeroita saat virheilmoituksen "Account number must be a number."
      • Jos asiakasta ei löydetä asiakasnumeron perusteella käytetään asiakkaan nimeä kohdistamiseen.
    • Asiakkaan nimi
      • Asiakas kohdistetaan nimen perusteella jos asiakasta ei ole löydetty asiakasnumeron tai y-tunnuksen perusteella.
      • Maksimimerkkimäärä 100 merkkiä.
    • Työn nimi
      • Työn nimi on pakollinen jos työn numeroa ei ole syötetty.
      • Kun asiakas löydetään joko y-tunnuksen, asiakasnumeron, tai asiakkaan nimen perusteella voidaan nimike kohdistaa työlle työn nimen perusteella (Huom ei työn lyhytnimi).
      • Maksimimerkkimäärä 100 merkkiä.
      • Työn nimen tulee olla kirjoitettu täysin samassa muodossa jotta se voidaan löytää.
  • Tuotteen koodi
    • Ei ole pakollinen kenttä.
    • Jos koodi on annettu, tällöin käytetään tuoterekisterin tuotetta jolla kyseinen koodi on.
    • Jos tuote on inaktiivinen tuoterekisterissä sitä ei tunnisteta.
    • Maksimimerkkimäärä 100 merkkiä.
  • Nimikkeen kuvaus
    • Tyypiltään teksti maksimimerkkimäärä 100 merkkiä.
    • Jos kuvaus on annettu, se lisätään työlle.
    • Jos tuotteen koodi on annettu ei kuvausta ole pakko antaa, vaan tuotteen koodia käytetään kuvaus ja tuotteen nimi kentässä.
    • Jos tuotteen koodia ei ole annettu, kuvaus on pakko lisätä.
  • Määrä
    • Pakollinen kenttä aina.
    • Määrän tulee olla luku väliltä -100000 ja 1000000 (mutta se ei voi olla nolla).
    • Maksimissaan neljä desimaalia.
  • Yksikkö
    • Ei ole pakollinen kenttä.
    • Maksimimerkkimäärä 50 merkkiä.
    • Jos tuotteen koodi on annettu ja myös yksikkö on annettu käytetään tuoterekisteristä löytyvää yksikköä jos se on lisätty tuotteelle.
  • Yksikköhinta
    • Yksikköhinta voi olla positiivinen tai negatiivinen, mutta se ei voi olla nolla.
    • Yksikköhinnalla voi olla kaksi desimaalia.
    • Yksikköhinta on pakollinen kenttä jos tuotteen koodia ei ole annettu.
    • Jos tuotekoodi on annettu ja jos yksikköhintakenttä on jätetty tyhjäksi niin hinta tulee silloin työlle annetusta tuotteen hinnasta, tai työn hinnastosta, tai tuoterekisteriin määritetystä hinnasta.
    • Jos yksikköhintaa ei ole annettu sen hinnaksi tulee 0.
    • Jos CSV-tiedostoon on annettu hinta yrityksen käyttämässä perusvaluutassa voidaan eri valuutat muuntaa jos käytössä on monivaluutta lisäosa.
    • Yksikköhinta muunnetaan aina työn valuuttaan käyttäen kertoimia jotka on annettu.
  • Kulu
    • Kulu voi olla positiivinen tai negatiivinen luku
    • Kululle voi antaa kaksi desimaalia.
    • Kulu on pakollinen kenttä jos tuotteen koodia ei ole annettu.
    • Jos tuotteen koodi on annettu ja kulu kenttä on jätetty tyhjäksi käytetään tuoterekisterissä tuotteelle määriteltyä kulua.
    • Jos tuottelle ei ole annettu kulua on se 0.
    • CSV-tiedostossa kulu voidaan antaa joko yrityksen käyttämässä valuutassa tai muussa valuutassa. Tällöin muunnos tehdään käyttäen valuuttakertoimia jotka on annettu lisäosan asetuksissa.
    • Kulu muutetaan aina yrityksen käyttämään valuuttaan.
  • ALV-prosentti
    • Ei ole pakollinen kenttä.
    • ALV-prosentti tulee olla määriteltynä asetuksiin ja sen tulee olla aktiivisena.
    • Jos ALV-prosenttia ei ole annettu tulee nimikkeen veroprosentti joko asiakkaalta tai tuotteelta (Jos tuotekoodi on annettu) tai oletusveroprosentti joka on asetuksiin määritelty.
  • Päiväys
    • Ei ole pakollinen kenttä.
    • Jos päiväys annetaan tulee sen olla muodossa: pp.kk.vvvv
    • Jos päivämäärää ei ole annettu käytetään oletuksena kuluvaa päivää
    • Päiväys voi olla menneessä ajassa tai tulevaisuudessa.
  • Käyttäjän koodi
    • Ei ole pakollinen kenttä.
    • Maksimimerkkimäärä 100 merkkiä
    • Jos käyttäjän koodi annetaan voidaan tuote kohdistaa tiettyyn käyttäjään.
    • Jos koodia ei anneta tuotetta ei voida kohdistaa tiettyyn käyttäjään.
  • Käyttäjän nimi
    • Ei ole pakollinen kenttä.
    • Jos käyttäjän koodia ei ole annettu voidaan nimeä käyttää tuotteen kohdistamiseen tietylle käyttäjälle.
    • Nimi tulee syöttää muodossa: "Etunimi Sukunimi".
    • Maksimerkkimäärä 100 merkkiä.

Takaisin ylös

Yleisimmät ongelmatilanteet

Jos kohtaat ongelmia nimikkeiden sisäänluvusta voit tarkistaa raportilta mistä se johtuu. Alla on lisäksi kuvattu virheilmoitukset ja syyt mistä ne johtuvat.

  • Otsikkotietoja on muokattu, poistettu tai niiden järjestystä on vaihdettu.
  • Tiedostossa on tyhjiä rivejä otsikoiden ja tuoterivien välissä.
  • Tiedoissa on käytetty seuraavia merkkejä: puolipiste (;), lainausmerkit (") tai rivinvaihtoa (enter).
  • Maksimerkkimäärä on ylitetty, katso yläpuolelta tarkemmat ohjeet kenttien muotoilusta.

Virheilmoitukset

  • "Asiakasta ei tunnistettu.": Y-tunnus, asiakasnumero tai asiakkaan nimeä ei löytynyt Severasta.
  • "Asiakkaan nimi voi olla korkeintaan 100 merkkiä pitkä."
  • "Asiakasnumero pitää syöttää numeromuodossa.":Varmista että asiakasnumerossa ei ole ylimääräisiä merkkejä.
  • "Asiakasnumero, Y-tunnus tai nimi vaaditaan.": Työnumeroa ei ole annettu joten joko y-tunnus, asiakasnumero tai asiakkaan nimi vaaditaan.
  • "Työtä ei tunnistettu.": Työnumeroa tai työn nimeä ei löydy Visma Severa.
  • "Työn nimi voi olla korkeintaan 100 merkkiä pitkä."
  • "Työn nimi puuttuu, työtä ei tunnistettu.": Työn nimi on pakollinen kenttä jos työnumeroa ei ole annettu.
  • "Työnumeron täytyy olla numero.": Varmista että työnumerossa ei ole ylimääräisiä merkkejä.
  • "Koodi voi olla korkeintaan 100 merkkiä." Vähennä merkkimäärää.
  • "Kululla voi olla korkeintaan kaksi desimaalia.": Kululle on annettu yli kaksi desimaalia.
  • "Kulu puuttuu.":Jos tuotteen koodia ei ole annettu kulu on pakollinen kenttä.
  • "Kulun täytyy olla numero.": Varmista että kulukenttässä ei ole ylimääräisiä merkkejä.
  • "Kulun täytyy olla numero.": Kulu voi olla ainoastaan positiivinen.
  • "Kuvaus voi olla korkeintaan 100 merkkiä pitkä."
  • "Kuvaus puuttuu.": Jos tuotteen koodia ei ole annettu kuvauskenttä on pakollinen.
  • "Tapahtuman päivämäärää ei tunnistettu. Päivämäärän tulee olla "pp.kk.vvvv"-muodossa".": Päivämäärä on annettu väärässä muodossa, varmista että se on oikein annettu.
  • "Useita asiakkaita löytyi samalla y-tunnuksella.":Visma Severassa on useita yrityksiä samalla y-tunnuksella. Syötä y-tunnuksen lisäksi myös asiakkaan nimi jotta nimikkeet voidaan erotella oikealle asiakkaalle.
  • "Saman nimisiä töitä löytyi useita.": Vaihda työn nimi severaan tai käytä työnnumeroa.
  • "Samalla koodilla löytyi useita tuotteita..": Luo uniikit tuotekoodit tuotteille tuoterekisteriin (Työkalut --> Asetukset --> Tuotteet), tämän jälkeen korjaa virheet CSV-tiedostoon.
  • "Samalla koodilla löytyi useita henkilöitä.":Luo uniikit henkilöiden koodit käyttäjille käyttäjienhallinnassa,ja tämän jälkeen korjaa ne myös CSV-tiedostoon.
  • "Laskentayksikkö voi olla korkeintan 50 merkkiä pitkä": Muuta tekstiä lyhyemmäksi.
  • "Hinnassa voi olla korkeintaan kaksi desimaalia.": Vähennä desimaaleja.
  • "Hinta puuttuu.": Jos tuotteen koodia ei ole annettu, tulee hinta antaa.
  • "Hinnan täytyy olla numero": Tarkista ettei hinta kentässä ole ylimääräisiä merkkejä(muita kuin numeroita).
  • "Tuotetta ei tunnistettu.": Tuotteen koodia ei löytynyt tuoterekisteristä, tarkista että se on oikein ja tarvittaessa muuta tuotteen koodi tuoterekisteriin (Työkalut--Asetukset-->Tuotteet).
  • "Määrällä voi olla korkeintaan neljä desimaalia.": Vähennä desimaalien määrää.
  • "Määrä puuttuu.": Tuotteen määrä on pakollinen kenttä.
  • "Määrän täytyy olla numero.":Tarkista ettei määrä kentässä ole ylimääräisiä merkkejä (muita kuin numeroita).
  • "Määrän täytyy olla -100000:n ja 1000000:n välillä.": Määrä on liian suuri tai liian pieni.
  • "Henkilön koodi voi olla korkeintaan 100 merkkiä pitkä..": Käyttäjän koodia tulee lyhentää käyttäjienhallinnassa.
  • "Henkilöä ei tunnistettu.": Käyttäjän koodia ei löytynyt tai käyttäjä on inaktivoitu käyttäjienhallinnassa (Työkalut-->Käyttäjienhallinta).
  • "Henkilön nimi voi olla korkeintaan 100 merkkiä pitkä.":
  • "ALV:tä ei tunnistettu": ALV-prosenttia ei ole lisätty asetuksiin Työkalut-->Asetukset-->Vero %.
  • "ALV-prosentin tulee olla numero..": Tarkista ettei ALV-prosentti kentässä ole ylimääräisiä merkkejä(muita kuin numeroita).
  • "ALV-prosentti voi olla korkeintaan 50 merkkiä pitkä": Tarkista ALv-prosentti kenttä.
  • "ALV-prosentin tulee olla 1-99..": ALV-prosentti on vaihteluvälin ulkopuolella.

Takaisin ylös

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk