Follow

Yleiset - Laskut

Sisältö

Kuvaus

Kaikki projektien hallintaan liittyvä tieto on jo Visma Severassa, kuten työtunnit, matkakulut ja myydyt tuotteet, joten on luonnollista luoda laskut samalla järjestelmällä. Työn hinnoittelu-asetuksista riippuen, kirjatut tunnit, matkat ja tuotteet tulevat laskutettaviksi laskuriveiksi ja voidaan laskuttaa asiakkaalta. Laskun luominen ja muokkaaminen on helppoa ja nopeaa. Laskutus on myös mahdollista laajentaa sähköiseen laskutukseen ja kirjanpito-ohjelmistoon käyttämällä valmiita integraatioitamme.

Laskujen luomiseen on useampi vaihtoehto, joka sallii laskujen luomisen kaikilta laskutettavissa olevilta töiltä. Laskutuksen tilaa voi myös seurata mm. raportoinnin avulla.Kaikki laskut perivät automaattisesti tiedot asiakaskortilta, yrityksen tiedoista ja laskun asetuksista.

Takaisin ylös

Laskun luominen

Laskujen luominen onnistuu monesta eri paikasta Visma Severasta. Voit laskuttaa asiakkaita työkohtaisesti tai voit laskuttaa asiakkaan kaikki työt yhdellä laskulla. Laskujen luonti onnistuu vain sellaisille asiakkaille, joilla on asiakaskortti Severassa. Lisäksi töitä on mahdollista laskuttaa useammalta asiakkaalta, katso tähän liittyen ohje. Asiakkaan ja/tai työn tietoja voidaan täydentää laskun luomisen jälkeen. Prosessi miten uusia laskuja luodaan eroaa sen mukaan luodaanko lasku olemassa olevien kulujen mukaan (kiinteät maksuerät, tuntikirjaukset tai matkakulut), tai luodaanko lasku "tyhjästä". Tavat miten laskuja voidaan luoda on listattu alla.

Takaisin ylös

Ensimmäinen lasku

Kun Visma Severaan luodaan ensimmäinen lasku, Uusi > Lasku -sivu on erilainen kuin normaalisti. Pääset alkuun syöttämällä organisaatiosi tietoja.

  1. Lisää pankin nimi, Pankkitilin numero, Bic-koodi, Y-tunnus ja ensimmäisen laskun numero. Pankin nimi, pankkitilin numero, bic-koodi ja ensimmäisen laskun numero ovat pakollisia tietoja ja mikäli tiedot on syötetty asetuksiin, ne ovat automaattisesti täytettynä.
    Ensimmainen_lasku.PNG
  2. Valitse laskutettava asiakas syöttämällä asiakkaan nimi. Mikäli asiakasta ei löydy, valitse "Lisää uusi" ja anna asiakkaan tiedot.
  3. Kun asiakkaan nimi on valittuna yhteyshenkilö-, laskutusosoite- ja työn nimi -kentät muuttuvat aktiiviseksi.
    asiakastiedot.PNG
  4. Lisää halutessasi yhteyshenkilö. Mikäli asiakkaalla ei ole yhteyshenkilöä, voit lisätä yhteyshenkilön valitsemalla "Lisää uusi".
  5. Valitse laskutusosoite
  6. Valitse laskutettava työ tai lisää uusi työ valitsemalla "Lisää uusi".
  7. Valitse Laskuta

Takaisin ylös

Työn kautta

Etsi työ ja avaa laskutettava työ. Luo lasku klikkaamalla työn yhteenveto-osion "Laskutettavissa" -linkkiä tai rullaa sivun alalaitaan Laskutus & Liikevaihto -osioon ja klikkaa "Uusi lasku".

Lasku_Tyolta.png

Takaisin ylös

Asiakaskortilta

Etsi asiakas ja avaa asiakkaan tiedot. Siirry Laskut -osioon ja valitse "Uusi lasku".

lasku_asiakkaalta.png

Takaisin ylös

Uusi > Lasku -sivulta

Uusi > Lasku näkymä näyttää kaikki laskutettavissa olevat tuotteet, tunnit ja matkat. Tässä näkymässä voit luoda useamman laskun yhdellä kertaa. Sivun ylälaidassa olevien hakuehtojen avulla voit rajata mitä tietoja tällä sivulla näytetään. Esimerkiksi voit valita "Työn vastuuhenkilö" -hakuehdon avulla kaikki työt, joissa sinä olet työn vastuuhenkilönä. Toinen hyvä hakuehto on "Päiväys"; jolla voit rajata raportille näkyviin esim. edellisen kuukauden laskutettavat laskurivit.

Laskujen luominen onnistuu seuraavasti:

  1. Valitse ylälaidasta hakuehdot mikäli haluat rajata laskulistausta (siirry seuraavaan kohtaan, mikäli hakuehtoja ei käytetä)
    • Yksikkö: Rajaa laskut yksikön mukaan (voit valita useamman yksikön)
    • Asiakasvastaava: Rajaa laskut asiakasvastaavan mukaan (voit valita useamman asiakasvastaavan)
    • Työn vastuuhenkilö: Rajaa laskut työn vastuuhenkilön mukaan (voit valita useamman työn vastuuhenkilön)
    • Asiakasryhmä: Rajaa laskut asiakasryhmän mukaan
    • Myyjä: Rajaa laskut myyjän mukaan (voit valita useamman myyjän)
    • Päiväys: Oletuksena haetaan kaikki laskutettavissa olevat tiedot kuluvaan päivään asti. Halutessasi voit valita esim. edellisen kuukauden viimeisen päivän.
  2. Valitse laskutettavat asiakkaat
    • Mikäli laskutettavaa asiakasta ei löydy listalta, klikkaa linkkiä "Ei mikään yllä olevista, lisää uusi", jonka jälkeen voit luoda uuden laskun
  3. Mikäli haluat yhdistää yhden asiakkaan kaikki työt samalle laskulle, lisää valinta kohtaan ""
  4. Valitse "Laskuta valitut"
  5. Saat listan luoduista laskuista. Laskujen tilana on asetuksiin määritelty oletus laskun tila (työkalut > asetukset > laskun tilat).

Uusi_Lasku_Sivu.PNG

Takaisin ylös

Raportin kautta

Lasku on mahdollista luoda asiakkaat tai työt raportin kautta. Laskun luominen onnistuu avaamalla asiakkaat tai työt raportin esimerkiksi Selaa- tai Raportit-valikon kautta. Vie hiiri laskutettavan asiakkaan/työn rivin edessä olevan +-merkin päälle ja valitse "Uusi lasku".

Lasku_raportilta.PNG

Takaisin ylös

Laskun tarkastelu ja muokkaaminen

Visma Severan lasku on jaettu osiin. Kun lasku on vedos-tilassa (muokkaus-tilassa), jokaisen osion edessä vasemmassa reunassa on kynän kuva, josta laskua pääsee muokaamaan. Laskulla on kaksi välilehteä "Lasku" ja "Asetukset. Laskua tarkastellessa oletuksena aukeaa lasku-välilehti. Laskun ylälaidassa näkyvien painikkeiden avulla voit lähettää laskun asiakkaalle sähköpostitse tai voit ottaa laskusta PDF-tiedoston tallentaaksesi tai tulostaaksesi laskun. Oikeassa reunassa olevien painikkeiden avulla voit tehdä hyvitys sekä muistutus laskun. Muistutus-painiketta klikkaamalla laskulla oleva "Lasku" teksti muuttuu "Muistutus" tekstiksi, jonka jälkeen voit ottaa laskusta PDF-tiedoston ja lähettää muistutuslaskun asiakkaalle. Muistutus-tieto ei tallennu laskulle vaan häviää kun laskulta poistutaan. Laskun poistaminen onnistuu klikkaamalla punaista poista-painiketta.

 

Takaisin ylös

Logo

Yrityksen oma logo voidaan lisätä laskuille. Logon paikka määritellään laskupohjaan. Yrityksen logo lisätään asetuksien kautta Työkalut > Asetukset > Yritystiedot > Logot tai yksikölle Työkalut > Asetukset > Yksiköt kun käytössänne on yksikköhierarkia-lisäosa.

laskun_ylaosa.PNG

Takaisin ylös

Vastaanottajan tiedot

Muokkaa laskun vastaanottajan tietoja. Kun käytössäsi on taloushallinan integraatio tai sähköinen laskutus, verkkolaskutustiedot ovat muokattavissa suoraan asiakaskortilta. Kun asiakkaalla on verkkolaskutiedot, lasku tunnistetaan automaattisesti verkkolaskuksi.

  • Asiakkaan nimi haetaan oletuksena työn asiakkaalta tai työn laskutustiedot-osion oletuslaskutusasiakkaalta.
  • Osoitetiedot lisätään asiakkaan yhteystiedot-osioon. Oletus laskutusosoite voidaan valita työn laskutustiedot-osiossa. Jos asiakkaalle on lisätty ainoastaan käyntiosoite ja postiosoite, jompaa kumpaa osoitetta käytetään laskutusosoitteena. Mikäli asiakkaalle ei ole lisätty yhtään osoitetta, laskulla näkyy ainoastaan asiakkaan nimi.
  • Y-tunnus on lisätty asiakaskortin asiakastiedot-osioon. Mikäli y-tunnusta ei ole lisätty asiakaskortille, kenttä on tyhjänä.

Laskulla tehdyt muutokset vastaanottajan tietoihin päivittyvät ainoastaan laskulle.

Osoite.PNG

Takaisin ylös

Laskun laskutustiedot

Laskutustiedot-osio sisältää asiakkaalle arvokasta tietoa kuten laskun numero, viitteemme, viitteenne sekä yhteyshenkilön tiedot. Suurta osaa näistä tiedoista voidaan hallinnoida työn laskutustiedot-osiosta. Kun laskutustietoja muokataan suoraan laskulla, tiedot tallentuvat oletuksena ainoastaan kyseessä olevalle laskulle. Lisäämällä valinnan kohtaan "Päivitä asiakkaan sekä työn/töiden laskutustiedot tallennuksen yhteydessä" tiedot päivittyvät myös työn laskutustiedot-osioon.

  • Laskun numero näkyy kun laskun tilaksi on valittu esimerkiksi "Lähetetty" laskun tila. Laskun numero tulee automaattisesti asetuksiin määritellyn laskunumero sarjan mukaan (Työkalut > Asetukset > Laskunumerointi). Laskun numeron muokkaaminen ei onnistu laskulla.
  • Laskun päivämäärä on oletuksena päivämäärä, jolloin lasku luodaan. Päivämäärän muuttaminen vaikuttaa laskun eräpäivän.
  • Asiakkaan yhteyshenkilö on yhteyshenkilö asiakaskortilta. Työn oletus asiakkaan yhteyshenkilö on mahdollista lisätä työn laskutustietot-osioon.
  • Viitteemme, viitteenne ja tilausnumero ovat vapaita teksti-kenttiä, joihin voidaan lisätä asiakkaan laskutustietoja.
  • Maksuehtoa on mahdollista muokata laskulla. Oletuksena maksuehto haetaan
    • Työn laskutustiedot-osiosta
    • Asiakaskortin laskutustiedot-osiosta
    • Työn yksiköltä (mikäli yksikköhierarkia-lisäosa on käytössä)
    • Työkalut > Asetukset > Yritystiedot > Laskutuksen perusasetukset -osioista.
  • Viivästyskorkoa on mahdollista muokata laskulla. Oletuksena viivästyskorko haetaan
    1. Työn laskutustiedot-osiosta
    2. Työn yksiköltä (mikäli yksikköhierarkia-lisäosa on käytössä)
    3. Työkalut > Asetukset > Yritystiedot > Laskutuksen perusasetukset -osioista.
  • Laskutusyhteyshenkilö on oletuksena henkilö, joka luo laskun. Oletus laskutusyhteyshenkilö on mahdollista määritellä työn laskutustiedot -osioon tai laskupohjaan.

laskutustiedot.PNG

Takaisin ylös

Laskun muistiinpanot

Laskun muistiinpanot-kenttä on vapaa tekstikenttä. Kun muistiinpanot-kenttää täytetään laskulla, se päivittyy ainoastaan kyseiselle laskulle. Työn laskutustiedot-osioon voidaan lisätä oletus teksti laskun muistiinpanot-kenttään, jolloin tieto näkyy laskulla automaattisesti kun lasku luodaan.

laskun_muistiinpanot.PNG

Takaisin ylös

Tiedot laskurivien yläpuolella

Tiedot laskurivien yläpuolella -kenttä on vapaatekstikenttä, jonne on mahdollista syöttää yleistä tietoa tiedoksi asiakkaalle. Kenttään on mahdollista syöttää normaalia tekstiä sekä automaattisia HTML-tageja kuten [Työnumero]. Oletuksena lisättävät tiedot on mahdollista syöttää laskupohjaan. Kun tekstiä muokataan laskulla, laskun laskupohjaksi muuttuu työkohtainen laskupohja (työn laskutustiedot-osiossa tieto ""). Tämä tarkoittaa, että kyseisen työn seuraavalla laskulla näkyy myös muokkaamasi tiedot.

Tiedot_laskurivien_yl_puolelta.PNG

Takaisin ylös

Laskurivit

Kun lasku luodaan kaikki laskutettavissa olevat laskurivit tulevat laskulle automaattisesti. Laskurivi-osion muokkaustilassa laskurivejä voidaan lisätä, muokata ja poistaa sekä laskurivejä voidaan merkitä ei-laskutettavaksi sekä myöhemmin laskutettavaksi. Olemassa olevaa laskurivin määrää, yksikköhintaa, ALV-prosenttia sekä kuvausta on mahdollista muokata suoraan laskuriviä klikkaamalla. Laskurivitietojen esitystapa määräytyy laskun asetukset-välilehden valinnoista tai laskupohjalle tehdyistä määrityksistä. Asetuksissa on mahdollista määritellä ovatko laskurivit ryhmiteltynä laskulla sekä mitkä sarakkeet laskulla näkyvät.

Takaisin ylös

Laskurivien muokkaaminen

Laskurivien muokkaus -näkymä sisältää kaksi osiota "Laskun nimikkeet" ja "Laskuttamattomat nimikkeet". Ensimmäisessä osiossa lisätään uusia laskurivejä sekä muokataan/poistetaan olemassa olevia laskurivejä. Toisessa osassa ovat laskurivit, jotka eivät tällä hetkellä ole vielä laskulla.

Laskun nimikkeet

Tuotteet, matkakulut ja työtunnit näkyvät omien pääkategorioiden alla, kun laskuriveillä ei ole käytetty ryhmittelyä(kts. alla olevan kuvan näkymä ilman ryhmittelyä). Mikäli laskurivellä on käytetty ryhmittelyä, laskurivien ryhmittely näkyy myös muokkaustilassa, kuten alla olevassa kuvassa. Laskurivit ovat jaoteltu ryhmittelyn mukaan jokaisen pääkategorian alle, esim. työtuntien ryhmittely henkilöittäin. Tällä tavalla on helppo tarkistaa mitkä rivit ovat liitetty laskun etusivulla näkyvään ryhmiteltyyn laskuriviin.

Laskurivillä olevaa kuvausta, määrää, yksikköä, hintaa (yksikköhinta) sekä ALV-prosenttia on mahdollista muuttaa. Kuvaus-kentän merkkimääräraja on 500 merkkiä.

Kun käytössä on taloushallinnon integraatio laskurivin edessä olevaa kynän kuvaa klikkaamalla on mahdollista muokata kyseisen laskurivin kustannuspaikkaa, myyntitiliä jne.

Uuden laskurivin lisääminen onnistuu Tuotteet-osiosta otsikon "Lisää tuote [työn nimi]" alle syöttämällä laskurivin tiedot. Voit lisätä tuotteita tuoterekisteristä antamalla tuotteen nimen, jolloin järjestelmä ehdottaa tuoterekisterin tuotetta. Kun tuote on valittu, tuotteen kuvaus voidaan muokata laskulla samaan kenttään (tuotteen nimen ei tarvitse olla näkyvillä, se voidaan ylikirjoittaa, yhteys tuotteeseen säilyy). Mikäli ei ole tarvetta lisätä tuotetta tuoterekisteristä, tuotteen tiedot voidaan syöttää suoraan laskulle.

Laskurivin poistaminen laskulta onnistuu kahdella tapaa joko valitsemalla laskuriville laskuta myöhemmin tai merkitsemällä laskurivi ei laskutettavaksi. Poistettava laskurivi valitaan laskurivin edessä olevalla valintaruudulla, ja tämän jälkeen valitaan "Toiminto" pudotusvalikosta tehtävä toiminto, jonka jälkeen valitaan päivitä. Valinta "Laskuta myöhemmin" poistaa laskurivin kyseiseltä laskulta, laskurivin tilana pysyy "Laskutettavissa" tila ja laskurivi on automaattisesti mukana työn seuraavalla laskulla. Valinta "Merkitse ei-laskutettavaksi" poistaa laskurivin laskulta ja merkitsee laskurivin tilaksi "ei-laskutettava" ja kun seuraava lasku luodaan laskurivi ei ole laskulla. Poistetut laskurivit voidaan lisätä laskulle laskun laskuttamattomat nimikkeet -osiosta.

laskun_nimikkeet.PNG

Takaisin ylös

Laskuttamattomat nimikkeet

Laskuttamattomat nimikkeet -osio koostuu nimikkeistä, joita ei ole laskutettu (mustalla värillä) tai jotka ovat merkitty ei-laskutettavaksi (punaisella värillä). Ei-laskutettavat nimikkeet saadaan näkyviin lisäämällä valinta kohtaan "Näytä ei-laskutettavat nimikkeet".

Laskuttamattomat nimikkeet sekä ei-laskutettavat nimikkeet voidaan siirtää laskutettavaksi valitsemalla Toiminto-valikosta "Laskuta heti". Toinen vaihtoehto on muuttaa laskuttamattomat nimikkeet ei-laskutettavaksi.

Laskuttamattomat_nimikkeet.PNG

Takaisin ylös

Laskurivien järjestyksen muuttaminen

Laskurivien järjestystä on mahdollista muuttaa klikkaamalla ylös- ja alaspäin olevia nuolia laskurivien edestä ja raahamalla laskurivit oikeaan järjestykseen, jonka jälkeen muutokset tulee tallentaa. Muutokset tallentuvat ainoastaan kyseiselle laskulle. Laskurivien järjestäminen tulee tehdä viimeisenä muutoksena laskulle. Mikäli esim. laskurivejä lisätään tai laskurivin ryhmittelyä muutetaan, laskurivien järjestys palaa alkuperäiseen järjestykseen.

draganddropinvoicerows.png

 

Takaisin ylös

Tiedot laskurivien alapuolella

Tiedot laskurivien alapuolella -kenttä on vapaatekstikenttä, jonne on mahdollista syöttää yleistä tietoa tiedoksi asiakkaalle. Kenttään on mahdollista syöttää normaalia tekstiä sekä HTML muotoista tietoa. Oletuksena lisättävät tiedot on mahdollista syöttää laskupohjaan. Kun tekstiä muokataan laskulla, laskun laskupohjaksi muuttuu työkohtainen laskupohja (työn laskutustiedot-osiossa tieto ""). Tämä tarkoittaa, että kyseinen työn seuraavalla laskulla näkyy myös muokkaamasi tiedot.

Tiedot_laskurivien_alapuolella.PNG

 

Takaisin ylös

Laskun alatunniste

Laskun alatunniste on laskun viimeinen osio. Normaalisti se sisältää yrityksesi yhteystiedot. Alatunnisteen tiedot haetaan osiosta Työkalut > Asetukset > Yritystiedot > Laskutuksen perusasetukset. Alatunnisteessa voidaan käyttää tageja, esimerkiksi [osoite] näyttää aina yrityksen osoitteen, joka löytyy Yritystiedot > Yhteenveto -osiosta. Kun käytössä on yksikköhierarkia-lisäosa alatunnisteen tiedot haetaan yksiköltä (Työkalut > Asetukset > Yksiköt).

alatunniste.PNG

 

Takaisin ylös

Laskun liitetiedostot

Laskulle voidaan lisätä liitteitä, jotka ovat tallennettu PDF-tiedostoksi. Painike "Lisää PDF-tiedosto" löytyy laskun alalaidasta. Laskulle lisätyt liitetiedostot näkyvät laskun alalaidassa ja ne voidaan järjestellä tulostusjärjestykseen. Laskun liitetiedostot ovat ainoastaan tällä laskulla. Kun lasku tulostetaan, kaikki liitetiedostot tulostetaan laskun mukana.

Lisaa_PDF.PNG

Takaisin ylös

Laskun asetukset

Laskulla on välilehti "Asetukset", jossa voidaan määritellä laskun ulkoasuasetukset sekä muotoiluasetukset. Osa asetuksista saa oletusarvot työltä, asiakkaalta, yksiköltä tai yritystiedoista, mutta täällä on myös asetuksia, jotka määritellään yhdelle laskulle, jotka kopioituvat saman työn seuraavalle laskulle, saman asiakkaan uuden työn seuraavalle laskulle, saman yksikön seuraavalle laskulle. Asetukset-välilehden asetuksia voidaan hallinnoida laskun ollessa vedos-tilassa. Asetukset on selitetty tarkemmin alla.

Takaisin ylös

Yleinen

  • Laskun kirjauspäivämäärä määrittelee kuukauden, jolle laskun liikevaihto kirjataan. Kun laskun tilaksi päivitetään "Lähetetty"-tila, laskun yhteensä summa lisätään työn liikevaihdoksi. Oletuksena laskun kirjauspäivämäärä on sama kuin laskun päivämäärä. Laskun kirjauspäivämäärä voidaan muokata laskulla tai käyttäen laskun massamuutos työkalua.
  • Maksupäivä-kentän avulla on mahdollista seurata päivää, jolloin lasku on maksettu. Maksupäiväksi päivittyy päivämäärä, jolloin laskun tilaksi muutetaan "Maksettu" tila. "Maksettu" tila tarkoittaa yleensä sitä, että laskua ei voida muokata ja tästä syystä laskun maksupäivä-kenttää ei ole mahdollista muuttaa ilman, että lasku muutetaan muokkaustilaan. Koska tämä ei ole suositeltava tapa, maksupäivä voidaan muuttaa laskut-raportin massamuutos-työkalun avulla, vaikka lasku on muuten tilassa "Vain luku".
  • Kieli: Laskun kieli valitaan pudotusvalikosta. Visma Severassa laskun kielenä on aina omassa Severassasi oleva kieli. Kielivalinta muuttaa laskun otsikot valitsemallesi kielelle, on hyvä muistaa muuttaa myös laskurivit sekä teksikenttien tiedot laskun kielelle. Laskun kieli nähdään ottamalla laskusta PDF-tiedosto. Oletuksena laskun kielenä on asiakkaan laskutustiedot-osioon määritelty kieli. Mikäli asiakkaalle ei ole valittu laskutuskieltä, tiedot haetaan asetuksista Työkalut > Asetukset > Yritystiedot > Yhteenveto tai yksiköltä kun yksikköhierarkia-lisäosa on käytössä.
  • Muotoilu: Muotoilu määrittelee miten laskulla olevat numerot, valuutan symbolit ja päivämäärät esitetään. Jokaisella maalla on omat määritykset laskun lähettämiseen, on hyvä tarkistaa, että laskun vastaanottajan maa on valittuna. Visma Severassa lasku on näytetään aina käyttäen omassa Severassasi olevia määrityksiä. Laskun muotoilu nähdään ottamalla laskusta PDF-tiedosto. Oletusmuotoiluna käytetään asetuksiin määriteltyä muotoilua Työkalut > Asetukset > Yritystiedot > Yhteenveto tai yksikön takaa kun yksikköhierarkia-lisäosa on käytössä.
  • Valuutta: Kun monivaluutta-lisäosaa ei ole aktivoitu, laskuja voidaan luoda ainoastaan organisaation valuutalla. Organisaation valuutta on määritelty asetuksissa Työkalut > Asetukset > Yritystiedot > Yhteenveto. Kun monivaluutta-lisäosa on käyttössä laskuja voidaan tehdä monella eri valuutalla. Laskut käyttävät työlle valittua valuuttaa eikä valuuttaa ole mahdollista muuttaa laskulla.
  • Käännetty verovelvollisuus: Valinta poistaa laskun alv-veron kun tehdään myyntiä, jossa asiakas vastaa veroista. Kun käännetty verovelvollisuus on valituna ilmestyy teksti-kenttä, jonne voidaan kirjoitaa miksi käännettyä verovelvollisuutta on käytetty.

laskuasetukset.PNG

Työt

Yhdellä laskulla voi olla nimikkeitä useammalta kuin yhdeltä työltä. Kun lasku on luotu Uusi > Lasku -sivulta on mahdollista valita laskulle useampia töitä (yhdistä töitä laskulle -valinta). Vaihtoehtoisesti jos olet jo luonut laskun, voit lisätä laskutettavia nimikkeitä laskulle saman asiakkaan eri töiltä. Pudostusvalikko töiden lisäämiseen on näkyvillä mikäli asiakkaalla on muita töitä, joissa on laskutettavia nimikkeitä.

Kun uusia töitä on lisätty laskun asetukset-välilehdeltä, laskutettavat nimikkeet eivät ole näy laskulla automaattisesti vaan ne ilmestyvät "Laskuttamattomat nimikkeet" osioon, josta ne voidaan lisätä laskulle.

  1. Avaa laskun asetukset-välilehti
  2. Valitse Työt-otsikon alla olevasta pudotusvalikosta lisättävä työ
  3. Valitse Lisää
  4. Valitse Lasku-välilehti
  5. Klikkaa laskurivien edessä olevaa kynän kuvaa
  6. Valitse "Laskuttamattomat nimikkeet" osiosta laskulle lisättävät laskurivit. Listassa näkyvät kaikki laskutettavissa olevat laskurivit valitsemaltasi työltä.
  7. Valitse Toiminto-pudotusvalikosta "Laskuta heti"
  8. Valitse Päivitä

Töitä voidaan myös poistaa laskulta. Työn poistaminen poistaa myös poistettavan työn laskutettavat nimikkeet.

  1. Avaa laskun asetukset-välilehti
  2. Valitse "poista" työlle, jonka haluat poistaa laskulta
  3. Valitse OK vahvistaaksesi poiston

Takaisin ylös

Laskupohja-asetukset

Muuttamalla laskupohja-asetuksia laskun laskupohjaksi muuttuu työkohtainen laskupohja (työn laskutustiedot-osiossa tieto "") ja laskut, jotka on luotu tälle työlle noudattavat tämän laskun asetuksia. Lue lisää artikkelista laskupohja.

  • Laskupohja pudostusvalikossa on lista laskupohjista, jotka on lisätty järjestelmään asetuksien kautta (Työkalut > Asetukset > Laskupohjat). Valitsemalla "Ei valittu" käytössä on työkohtainen laskupohja, jolloin lasku ei hae oletusasetuksia laskupohjasta. Työkohtainen laskupohja voidaan vaihtaa takaisin toiseen laskupohjaan, jonka jälkeen työn seuraava lasku noudattaa samaa laskupohjaa.
  • Tyyli: Oletusvärinä on punainen, mutta muita värejä voidaan valita valikosta.
  • Näytä logo ja laskun otsikko: Oletuksena organisaation loko ja laskun otsikko (Lasku) on näkyvissä, mutta voit halutessasi piilottaa tiedot laskulta.

laskupohja-asetukset.PNG

Takaisin ylös

Näytettävät sarakkeet

Näytettävät sarakkeet -osiossa valitaan mitkä kentät ovat näkyvissä laskulla (ja laskun erittelysivulla mikäli käytetään laskurivien ryhmittelyä). Valitse kentät, jotka laskulla näytetään ja poista valinta kentistä, jotka piilotetaan. Huomaathan, että muuttamalla näitä asetuksia laskun laskupohjaksi muuttuu työkohtainen laskupohja.

naytettavat_sarakkeet.PNG

Takaisin ylös

Laskurivin kuvaus

Kun laskulla ei ole käytössä laskuriven ryhmittelyä, laskurivien kuvaus -osiossa määritetään mitä tietoja näytetään laskun kuvaus-kentässä. Määritykset tehdään työtunneille, matkakuluille ja tuotteille käyttäen automaattisia avainsanoja.

Valitut avainsanat näytetään punaisella värillä hakasulkeiden sisällä vasemmalla puolella ja lisättävissä olevat avainsanat näkyvät sinisinä linkkeinä oikealla puolella. Avainsanojen lisääminen onnistuu klikkaamalla sinistä linkkiä. Lisätäksesi avainsanan tiettyyn paikkaan, vie kursori haluttuun paikkaan ja klikkaa tämän jälkeen avainsanaa. Avainsanojen poistaminen onnistuu poistamalla avainsanan tiedot vasemmalla puolella olevasta kentästä. Avainsanojen siirtäminen onnistuu maalaamalla avainsanan ja leikkaamalla/liittämällä sen uuteen paikkaan.

Huomaathan, että laskurivin tiedot näkyvät juuri kuten ne on syötetty tänne. Mikäli avainsanat on lisätty ilman välilyöntiä tai pilkkua sanojen erotteluun, ne ovat myös laskulla samassa muodossa.

Laskurivien_kuvaus.PNG

Takaisin ylös

Ryhmittely

Käytä laskurivien ryhmittelyä laskun asetukset-välilehdeltä määrittääksesi työtunnit, matkakulut ja/tai tuotteet näytettäväksi ryhmiteltynä laskulla. Ryhmittely aktivoidaan lisäämällä valinta ryhmittely valintaruutuun ja määrittelemällä miten nimikkeet ryhmitellään. Rivin lopussa voit valita haluatko erittelyn ryhmitellyistä nimikkeistä. Laskun erittelyssä nimikkeiden kuvaus on määritelty laskurivin kuvaus-osiossa ja sarakkeet näytetään riippuen näytettävät sarakkeet valinnoista.

Huomaathan, että kaikkia laskurivejä ei ole mahdollista ryhmitellä yhdelle riville. Esimerkiksi sama tuote eri yksikköhinnalla on eri rivillä laskulla. Mikäli käytössä on taloushallinnon integraatio, joissa on käytössä kustannuspaikat, yksi laskurivi ei voi sisältää useampaa kustannuspaikka, joten nämä on laskurivit näkyvät laskulla kahdella rivillä.

Ryhmittely.PNG

ryhmitelty_laskurivi.PNG

Tallenna yritystason laskupohjaksi

Käyttäjällä kenellä on pääsy Visma Severan asetuksiin on mahdollisuus tallentaa laskun muutokset yritystason laskupohjaksi. Tämä on hyödyllinen toiminta mikäli samaa laskupohjaa tarvitaan myös muilla laskuilla. Valitsemalla valintaruudun aukeaa "Nimi" -kenttä, jonne annetaan uuden laskupohjan nimi. Tallenna laskun muutokset sekä uusi laskupohja klikkamalla Tallenna-painiketta.

Tallenna_yritystason_laskupohjaksi.PNG

Takaisin ylös

Laskun tilan muuttaminen

Laskulla on oletuksena kolme laskun tilaa Vedos, Lähetetty ja Maksettu. Riippuen yrityksenne asetuksista, laskulla voi olla myös muita laskun tiloja.

Laskun tiloja käytetään laskun elinkaaren seuraamiseen. Esimerkiksi, voit luoda raportin tietyssä laskun tilassa olevista laskuista sekä muista hakuehdoista, halutessasi seurata lähetettyjä laskuja tai laskuja, jotka ovat odottamassa lähetystä asiakkaille.

Uuden laskun tila on oletuksena vedos-tila. Ennen laskun tilan muuttamista vedos-tilasta lähetetty-tilaan, lasku kannattaa tarkistaa ja varmistaa, että kaikki tieto on oikein. Voit luoda lisää laskun tiloja, esim. laskujen hyväksymistä varten. Laskun tiloja voidaan muuttaa edestakaisin, mutta emme suosittele, että laskua muokataan enää sen jälkeen kun lasku on lähetetty asiakkaalle. Huomaathan, että voit rajata mitä laskun tiloja käyttäjä voit käyttää. Voit esimerkiksi määritellä, että projektipäälliköt voidat luoda vedos-laskuja ja ehkä myös lähettää ne asiakkaalle, mutta ainoastaan taloudesta vastaava henkilö voi muuttaa laskun maksettu-tilaan. Lue lisää käyttäoikeuksista artikkelista Käyttöoikeudet.

Laskun tilan muuttaminen:

  1. Avaa lasku
  2. Valitse tila-valikosta haluamasi laskun tila
  3. Klikkaa Tallenna-painiketta.

Takaisin ylös

Laskun poistaminen

Lasku, joka ei ole saanut laskunumeroa on mahdollista poistaa. Mikäli lasku on saanut laskunumeron ja laskun jälkeen on luotu muita laskuja, jotka ovat saaneet laskunumeron, ei laskua voi silloin poistaa (poista painike on harmaa). Laskunumerosarjan viimeisen laskun voi poistaa. Ainoana erotuksena on kuitenkin hyvityslasku. Hyvityslaskun poistaminen ei onnistu Severasta.

laskun_poistaminen.PNG

Takaisin ylös

Laskun lähettäminen sähköpostilla

Lasku on mahdollista lähettää asiakaskortilla olevalle yhteyshenkilöille sähköpostilla klikkaamalla laskun ylälaidassa olevaasposti.PNGikonia. Laskun vastaanottajaksi sekä piilokopion vastaanottajaksi voidaan valita asiakaskortilta asiakkaan yhteyshenkilö. Kopion vastaanottajaksi on mahdollista valita organisaation omia käyttäjiä.

laskun_lahetys_spostiin.PNG

Takaisin ylös

Laskun tulostaminen

Voit tulostaa tarkastelemasi laskun klikkaamalla pdf.PNG ikonia laskun oikeasta ylälaidasta.

Riippuen selaimesi aseuksista, lasku voidaan avata suoraan klikkaamalla ikonia tai tiedosto tulee tallentaa ensin ja avata selaimeen määritellystä kansiosta. Vinkki! Katso ohje, miten  Mozilla Firefoxissa määritetään pdf-tiedoston avaaminen lataamatta niitä, Avaa PDF-tiedostot firefoxissa lataamatta niitä.

open_in_reader.PNG

print_from_reader.PNG

Laskut-raportin avulla on mahdollista tulostaa laskuja massana. Enimmäismäärä on 50 kappaletta, valitse laskut ja tallenna ne yhteen PDF-tiedostoon, jonka jälkeen tiedosto voidaan tulostaa. Lue lisää raportoinnin massamuutokset -artikkelista.

Takaisin ylös

Laskujen lataaminen Excel- tai CSV-tiedostoksi

Laskuaineisto voidaan ladata Excel- tai CSV-tiedostoksi Severan laskut - tai laskurivit-raportilla.

  1. Avaa olemassa oleva laskut- tai laskurivit-raportti, tai luo uusi raportti
  2. Klikkaa Excel- tai CSV-ikonia raportin oikeasta ylälaidasta.
  3. Tiedosto on tallennettu ja riippuen selaimen asetuksista, selain kysyy avataanko vai tallennetaanko tiedosto ennen avaamista.

Takaisin ylös

Laskun tallentaminen PDF-tiedostoksi

 Voit tallentaa yksittäisen laskun PDF-tiedostoksi klikkaamalla laskun oikeassa yläkulmassa olevaa PDF-ikonia. Laskut-raportin avulla on mahdollista tallentaa useampia laskuja yhdellä kertaa. Lue lisää raportoinnin massamuutokset -artikkelista.

Takaisin ylös

Hyvityslaskun luominen

Visma Severassa on mahdollistaa hyvittää lasku kokonaan laskulla löytyvältä Hyvitä-painikkeella. Osahyvitystä laskulle ei ole mahdollista tehdä.

Hyvityslaskun luominen

1. Avaa hyvitettävä lasku.
2. Klikkaa laskun yläreunasta Hyvitä - linkkiä. Onko Hyvitä-linkki harmaana? Katso ohje Hyvitä-linkin aktivoimiseen.

Hyvitys.PNG

3.Valitse "Laskuta uudella laskulla" tai "Ei laskutusta"

Valitse_Hyvita.PNG

 

Hyvityslaskun tekeminen kun valitaan "Laskuta uudella laskulla":

  1. Valitse "Laskuta uudella laskulla"
    • Alkuperäiselle laskulle muodostuu samalla summalla oleva hyvityslasku
    • Alkuperäiseen laskuun lisätään automaattisesti teksi "Tälle laskulle on hyvityslasku xxxx"
    • Hyvityslaskuun tulee automaattisesti teksti "Tämä on hyvityslasku laskulle xxxx"
    • Järjestelmä luo automaattisesti uuden vedos - tilassa olevan laskun. HUOM! Jos olet tehnyt alkuperäiselle laskulle muutoksia (esim. laskutettaviin tuntimääriin tai hintoihin), muutokset eivät tule näkyviin uudelle laskulle. Muutokset tulee tehdä korvaavalle laskulle uudestaan käsin.
  2. Avaa työ, jolle hyvityslasku on muodostettu
  3. Avaa Laskutus & liikevaihto - kohta
  4. Avaa uusi Vedos - tilassa oleva lasku, joka on luotu alkuperäisesta laskusta
  5. Tee laskuun muutokset
  6. Kun muutokset on tehty, laskun voi lähettää uudelleen asiakkaalle

 

Hyvityslaskun tekeminen kun valitaan "Ei laskutusta":

  1. Valitse "Ei laskutusta"
    • Alkuperäiselle laskulle muodostuu samalla summalla oleva hyvityslasku
    • Alkuperäiseen laskuun lisätään automaattisesti teksi "Tälle laskulle on hyvityslasku xxxx"
    • Hyvityslaskuun tulee automaattisesti teksti "Tämä on hyvityslasku laskulle xxxx"
  2. Laskurivit päivittyvät ei-laskutettavaa tilaan.

Takaisin ylös

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk