Follow

Yleiset - Asiakastietojen sisäänluku

Sisältö

 

Kuvaus

Asiakastietojen sisäänluku -toiminto mahdollistaa asiakastietojen viennin Visma Severaan yhdellä kertaa CSV-tiedoston avulla. Asiakastietojen sisäänluvussa käytettävän esimerkkitiedoston löydät Visma Severasta siirtymällä Työkalut > Asiakastietojen sisäänluku -sivulle. Tietojen syöttäminen esimerkkitiedostoon onnistuu, kun tiedosto on ladattu koneelle. Tiedostossa on tarvittavat sarakeotsikot ja esimerkkisisältöä tiedoston täyttämiseksi.

Takaisin ylös

Huomioi ennen aloittamista

  • Asiakkaiden tiedot voidaan ladata Visma Severaan käyttämällä CSV-tiedostoa
  • Olemassa oleville asiakkaille voidaan lisätä ainoastaan osoitteita, yhteyshenkilöitä ja asiakasryhmiä (uusia asiakasryhmiä sekä olemassa olevia). Huom! Tietojen päivittäminen ei ole mahdollista
  • CSV-tiedosto luodaan ja muokataan taulukkolaskentaohjelmalla kuten Microsoft Excel, Open Office Calc ja Apple Numbers.
  • Älä käytä lainausmerkkejä ("), puolipisteitä (;) tai rivinvaihtoja (enter) tiedostossa
  • Puolipistettä käytetään kenttien erottamiseen tiedostossa
  • Älä poista esimerkkitiedoston otsikkokenttiä, vaikka niihin ei lisättäisi tietoja. Otsikkokenttien avulla tiedot tallennetaan oikeaan paikkaan Severassa, joten ne ovat  tarpeellisia, kun tiedosto ladataan sisään Visma Severaan.
  • Kun tiedosto sisältää erikoismerkkejä kuten Ä, Ö, Å, se tulee tallentaa käyttäen ISO/IEC 8859-1, Windows-1252 tai UTC-8 koodausta. Katso ohje tiedoston tallentamiseen.
  • Varmista, että tiedoston sisältö on oikein ennen kuin lataat tiedoston Visma Severaan. Kun tiedoston sisältö on ladattu Severaan, tietojen muokkaaminen ja poistaminen tulee tehdä manuaalisesti asiakas kerrallaan.

Takaisin ylös

Esimerkkitiedoston käyttäminen asiakastietojen sisäänluvussa

  1. Valitse Työkalut > Asiakastietojen sisäänluku, valitse "Esimerkkitiedosto" ja tallenna tiedosto koneellesi
    asiakastietojen_sisaanluku.PNG
  2. Avaa esimerkkitiedosto taulukkolaskentaohjelmalla (Microsoft Excel, Open Office Calc tai Apple Numbers)
  3. Ensimmäisellä rivillä näkyvät kenttien otsikot kuten Account name (asiakkaan nimi), VAT number (Y-Tunnus), Industry (Toimiala), Addressline 1 (osoiterivi) jne. Otsikkorivien jälkeen tiedostossa on neljä riviä, joissa on esimerkkitietoja asiakkaista.
    open_template.png
  4. Otsikkotietoja EI SAA poistaa. Käytä esimerkkitietoja mallina asiakastietojen lisäämiseen, mutta muista poistaa esimerkkirivit ennen tiedoston lataamista Severaan.
  5. Syötä asiakkaiden tietoja tiedostoon. (kts. kenttien muotoilut)
    • Asiakkaan nimi on pakollinen kenttä.
    • Asiakkaiden välillä ei saa olla tyhjiä rivejä.
    • Osa kentistä voi jäädä tyhjiksi mikäli lisättäviä tietoja ei ole kyseisiin kenttiin.
    • Yksittäinen asiakas voidaan lisätä useampaan kertaan, mikäli asiakkaalle lisätään esim. useampia yhteyshenkilöitä tai osoitetietoja. Asiakkaan nimi syötetään jokaiselle riville, joka sisältää asiakkaaseen liittyvää tietoa.
    • Puhelinnumerot syötetään seuraavassa muodossa:
      • +358 45 23 48 646 tai +358 45 2348646 ("maakoodi" väli "suuntanumero (ilman ensimmäistä nollaa)" väli "loput numerot välilyönnin kanssa tai ilman")
      • 045 23 48646 tai 045 23 48 646 ("maakoodi"  väli  "2 numeroa" väli "loput numerot välilyönnin kanssa tai ilman")
    • Mikäli tiedostossa olevien puhelinnumeroiden muotoilu ei ole oikein, Excel ei tunnista niitä puhelinnumeroksi ja numerot näyttävät tältä "3,58452€+11".
  6. Kun tiedot on syötetty tiedostoon, tallenna tiedosto CSV-muodossa.

Takaisin ylös

CSV-tiedoston lataaminen Visma Severaan

  1. Avaa Työkalut > Asiakastietojen sisäänluku
  2. Klikkaa Selaa/Browse, valitse tiedosto ja klikkaa avaa
  3. Klikkaa "Lataa"
  4. Ylälaidassa on tieto monta asiakasta, yhteyshenkilöä ja osoitetta luodaan Visma Severaan. Taulukko näyttää tiedot muutamasta asiakkaasta.
    tietojen_sisaanluku.PNG
  5. Klikkaa Vahvista. Vahvistuksen jälkeen saat listan lisätyistä asiakkaista.
  6. Mikäli CSV-tiedostossa oli virheitä, saat virheilmoituksen epäonnistuneesta siirrosta. Voit ladata tiedoston virheellisistä tiedoista Exceliin ja tarkistaa, mikä virheen aiheuttaa.
    tietojen_sisaanluku_vahvista.PNG

Takaisin ylös

Miten tiedosto tallennetaan Microsoft exceliin käyttäen oikeaa koodausta (encoding)?

  1. Valitse Tiedosto (File)
  2. Valitse Tallenna nimellä... (Save as..)
    account_import_skandit.png
  3. Valitse Työkalut > WWW-asetukset (Tools > Web Options)
  4. Valitse Koodaus-välilehti (Encoding)
  5. Valitse koodaus pudotusvalikosta "Tallenna tämä asiakaskirja.. " (Save this document as..)
    encoding.PNG

Takaisin ylös

Tietojen lisääminen olemassa oleville asiakkaille

Asiakastietojen sisäänluku -toimintoa voidaan käyttää tietojen lisäämiseen olemassa oleville asiakkaille. Asiakkaille voidaan lisätä CSV-tiedostoa käyttämällä uusia osoitteita, yhteyshenkilöitä sekä asiakasryhmiä. Asiakas voidaan liittää olemassa olevaan asiakasryhmään tai tuonnin yhteydessä voidaan tuoda uusi asiakasryhmä. Huomaathan, että olemassa olevien tietojen muokkaaminen tai poistaminen ei onnistu CSV:n avulla. Tietojen lisääminen onnistuu täyttämällä CSV-tiedostoon asiakkaan nimi sekä lisättävät tiedot (osoite, yhteyshenkilö ja/tai asiakasryhmä).

Takaisin ylös

Yleisiä ongelmia asiakastietojen lisäyksessä

Mikäli järjestelmä palauttaa virheen tietojen sisäänluvun yhteydessä, katso alla olevasta listasta yleisimmät virheet.

  • Asiakastietojen sisäänluku -tiedoston otsikkotietoja on poistettu tai otsikot ovat väärässä järjestyksessä
  • Asiakkaan nimi puuttuu
  • Rivien väleissä on tyhjiä rivejä
  • Tiedosto sisältää virheellisiä merkkejä kuten puolipiste (;), lainausmerkit (") tai rivinvaihto (enter)
  • Kun lisätään yhteyshenkilö, etunimi ja/tai sukunimi puuttuvat. Molemmat ovat pakollisia tietoja.
  • Kun lisätään yhteyshenkilön titteli, etunimi ja/tai sukunimi puuttuvat. Molemmat ovat pakollisia.
  • Välilyönnit sekä muut virheelliset merkit sähköpostiosoitteessa tai www-osoitteessa (kts: Kenttien muotoilu)
  • Kenttien merkkien rajoitus on ylittynyt (kts: Kenttien muotoilu)
  • Etunollat voivat tippua pois puhelinnumeroista tai postinumeroista. Tarkista, että kentän muotoilu on seuraava:

puhelinnumeron_tallennus.png

Katso video jossa käydään läpi yleisimmät virhetilanteet.

 

Takaisin ylös

Kenttien muotoilu

Asiakkaan nimi -kenttä on pakollinen kenttä ja se tulee aina täyttää asiakastietojen lisäyksessä sekä tietojen lisäämisessä olemassa olevalle asiakkaalle. Jos kentän tietoja ei ole syötetty CSV-tiedostoon tai tietojen muotoilu on virheellinen, tiedot eivät tallennu Severaan tietojen sisäänluvun yhteydessä.

Alla sarakeotsikot, kenttien suomennokset sekä niiden muotoilut:

  • Account name: Asiakkaan nimi, teksti, 100 merkkiä.
  • VAT-number: Y-tunnus, teksti, 50 merkkiä.
  • Account number: Asiakasnumero, numeerinen.
  • Account group: Asiakasryhmä, teksti, 200 merkkiä mukaan lukien |-erotinmerkki, esim. \Asiakkuuden tyyppi\Asiakas|Asiakkuuden tyyppi\Partner|\Asiakkuustaso\A level 
  • Account owner: Asiakasvastaava, teksti, 100 merkkiä muodossa Etunimi Sukunimi. Asiakasvastaava tulee olla käyttäjänä Visma Severassa ennen asiakkaiden lisäämistä, jotta hänet voidaan määrittää asiakasvastaavaksi.
  • Industry: Toimiala, teksti, 100 merkkiä.
  • Employees: Työntekijämäärä, numeerinen.
  • Annual revenue: Vuotuinen liikevaihto, numeerinen.
  • Notes: Muistiipanot, teksti, 4000 merkkiä.
  • Website: WWW-sivu, teksti, 200 merkkiä käyttäen oikeaa muotoilua esim. http://www.severa.com
  • Rating: Arvostelu, numeerinen välillä 1-5. 1= yksi tähti ja 5= viisi tähteä.
  • Payment term: Maksuehto, numeerinen.
  • OfficeEmail: Sähköposti, teksti, 200 merkkiä käyttäen oikeaa muotoilua esim. severa.support@visma.com.
  • Language: Kieli, teksti, 100 merkkiä, esim. English (US), Danish tai Finnish.
  • Time zone: Aikavyöhyke, tiedot syötetään seuraavassa muodossa "(aikavyöhyke) aikavyöhykkeen nimi" esim. (GMT-09:00) Alaska. Lista aikavyöhykkeistä tukisivustomme artikkelista list of time zones.
  • Currency: Valuutta, teksti, valuutta syötetään valuuttakoodia käyttäen esim. USD, EUR, tai GBP, lista valuuttakoodeista tukisivustomme artikkelista list of currencies. Valuutaksi voidaan syöttää ainoastaan yrityksen valuutta ellei käytössä ole monivaluutta-lisäosaa. Mikäli monivaluutta-lisäosa on käytössä, huomaathan lisätä valuutat Visma Severaan (Työkalut > Asetukset > Valuutat) ennen asiakastietojen siirtämistä.
  • AddressLine 1-3, Osoiterivi 1-3, teksti, 100 merkkiä/rivi. Huom! Kun CSV:n osoiterivi 1, 2 ja 3 on täytetty kaikki osoiterivit viedään Visma Severaan osoite-kenttään rivinvaihdolla eroteltuna.
  • PostalCode: Postinumero, teksti, 50 merkkiä.
  • City: Kaupunki, teksti, 59 merkkiä.
  • State: Alue/osavaltio, teksti, 50 merkkiä, esim. "Alabama" tai "California". Täytetään ainoastaan kun maana on Yhdysvallat tai Kanada.
  • Country: Maa, teksti, 100 merkkiä, ainoastaan tunnustetut maat, esim. Finland, Sweden.
  • OfficePhone: Puhelin, alfanumeerinen, 50 merkkiä.
  • OfficeFax: Faksi, alfanumeerinen, 50 merkkiä.
  • FirstName: Yhteyshenkilön etunimi, teksti, 100 merkkiä.
  • LastName: Yhteyshenkilön sukunimi, teksti, 100 merkkiä.
  • Salutation: Yhteyshenkilön puhuttelumuoto, tieto syötetään seuraavassa muodossa 'ms.', 'mrs.' tai 'mr.'.  Tietojen siirron jälkeen Severassa näkyvät seuraavat tiedot ms.=Nti, mrs.=Rva tai mr.=Hra.
  • Title: Yhteyshenkilön titteli, teksti, 100 merkkiä.
  • ContactRole: Yhteyshenkilön rooli, teksti, 100 merkkiä.
  • ContactEmail: Yhteyshenkilön sähköposti, teksti, 200 merkkiä käyttäen oikeaa muotoilua esim. severa.support@visma.com.
  • ContactPhone: Yhteyshenkillön puhelin, alfanumeerinen, 200 merkkiä.
  • ContactMobile: Yhteyshenkilön matkapuhelin, alfanumeerinen, 200 merkkiä.
  • ContactSkype: Yhteyshenkilön skype, alfanumeerinen, 200 merkkiä.
  • DateofBirth: Yhteyshenkilön syntymäaika, alfanumeerinen, muotoiluna käytössäsi oleva muotoilu (Työkalut > Henkilötiedot > Asetukset > Muotoilu). Esim. suomi 19.2.1985
  • Description: Yhteyshenkilön kuvaus, teksti, 200 merkkiä.
  • Satisfaction: Yhteyshenkilön tyytyväisyys, numeerinen välillä 1-3, 1 = tyytymätön, 2 = neutraali ja 3 = tyytyväinen.
  • ContactKeywords, Yhteyshenkilön avainsana, teksti, 50 merkkiä.
  • eInvoice address, Verkkolaskuosoite, teksti, 50 merkkiä.
  • eInvoice operator, Välittäjän tunnus, 50 merkkiä. Syötä välittäjätunnus, ei operaattorin nimeä.
  • Billing address, Laskutusosoite, syötä numero "1" mikäli asiakkaan osoite on laskutusosoite. Muut arvot kuin 1 hylätään.
  • Office address, Käyntiosoite, syötä numero "1" mikäli asiakkaan osoite on käyntiosoite. Muut arvot kuin 1 hylätään.
  • Postal address, Postiosoite, syötä numero "1" mikäli asiakkaan osoite on postiosoite. Muut arvot kuin 1 hylätään.

Takaisin ylös

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk