Follow

Edistynyt raportointi (Lisäosa)

Lisäosan avulla voit viedä raportoinnin uudelle tasolle Visma Severassa. Voit luoda omia KPI-avainlukuja, jonka avulla voit seurata yrityksesi, työntekijöiden ja projektien menestymistä.  Lisäosa voidaan tilata laajennusten kautta suoraan Severasta, jos haluat koekäyttää lisäosaa ole yhteydessä asiakaspalveluumme.

Sisältö

Takaisin ylös

Raportit

Analyysiraportit löytyvät samasta valikosta kuin muutkin raportit kun lisäosa on kytkettynä päälle. Lisäosa sisältää neljä erillistä raporttia, joiden avulla voit analysoida neljän eri osa-alueen tietoja: Työt, Nimikkeet, Käyttäjät ja Työtunnit. Kaikista raporteista on tarkemmat tiedot tällä sivulla. Kun avaat raportin on sille määriteltynä oletushakuehdot, mutta voit itse muokata raportteja mieleiseksi ja tallentaa ne. Tällöin sinun ei tarvitse määrittää hakuehtoja uudelleen joka kerta kun haluat tarkastella tietoja. Raportit voidaan lisätä työpöydälle ja ne voidaan myös ladata Excel-tiedostona lähempää tarkastelua varten.

Takaisin ylös

Kuinka muokata analyysi-raportteja?

Arvot: Tähän kenttään valitaan ne arvot joita jalutaan raportoida. Voit lisätä arvoja klikkaamalla tyhjää kohtaa kentässä ja tämän jälkeen valitsemalla listalta halutun arvon. Raportille voidaan valita useita arvoja kerralla. Myös itse tehdyt KPI-arvot voidaan valita tätä kautta raportille näkyviin. Arvojen poistaminen onnistuu viemällä hiiren arvon päälle ja tämän jälkeen klikkaamalla punaista "x" kuvaketta. Toinen tapa poistaa arvoja on viedä hiiren osoitin kenttään jonka jälkeen poistaminen onnistuu backspace painikkeella suoraan näppäimistöltä

Ryhmittely: Ryhmittelyn avulla voidaan valita sen kuinka tiedot halutaan raportilla näyttää. Kaikille ryhmille lasketaan myös omat välisummat, jolloin nähdään samalta raportilta myös kokonaissummat esimerkiksi tiimeittäin. Jos haluat raportoida asiakkaiden laskutusta töittäin näet tiedon paljonko mitäkin työtä on laskutettu ja samalla raportilla voit tarkastella myös paljonko asiakasta on kokonaisuudessaan laskutettu valitulla ajanjaksolla. Ryhmittelytasoja voi olla enintään kolme ja niiden valinta sekä poistaminen onnistuu samalla tavalla kuin arvoissakin.

Kriteerit: Kriteerien avulla voidaan rajata raportin tuloksia, esimerkiksi niin, että haetaan vain tietyn yksikön tietoja tai vain niitä töitä joissa itse on työn vastuuhenkilönä. Tietyissä kriteereissä voidaan valita kumpaa halutaan hakea. Yksi tälläisistä hakuehdoista on Avoin/päättynyt työanalyysi-raportilla, jolloin voidaan hakea vain avoimien töiden tietoja. Tällöin pitää ensin valita kriteeri ja tämän jälkeen voidaan klikata kyseistä kriteeriä ja voidaan tehdä valinta mitä halutaan hakea.

Aikajakso: Tällä voidaan valita mitä aikajaksoa raportilla halutaan tarkastella. Voit myös valita useita aikajaksoja, esimerkiksi "tämä kuukausi" ja "edellinen kuukausi". Voit myös valita aikajakson kuukausi, jolloin saat vertailtua juuri niitä kuukausia joita haluat.

Takaisin ylös

Työanalyysi

Tällä raportilla voit luoda ryhmiteltyjä raportteja töistä. Arvot jota tällä raportilla voidaan raportoida ovat työaikakirjauksia, sekä töiden taloustietoihin liittyviä. Voit myös luoda omia työn tunnuslukuja(KPI) jotka voit lisätä raportin arvoiksi.

tyo_analyysi.PNG

Takaisin ylös

Nimikeanalyysi

Voit luoda ryhmiteltyjä raportteja tuotteista, matkakuluista ja kiinteistä maksueristä nimikeanalyysi-raportilla. Nimikeryhmä kriteerillä voidaan rajata raportin tuloksia niin, että haetaan vain esimerkiksi matkakuluja.

nimikeanalyyis.PNG

Käyttäjäanalyysi

Luo ryhmiteltyjä raportteja työntekijöistä käyttäjäanalyysi-raportilla. Arvoihin voit valita esimerkiksi työtunnit ja verrata niitä laskutettuihin työtunteihin. Voit myös luoda omia KPI-tunnuslukuja ja verrata näitä kahta tietoa raportilla.

kayttajaanalyysi.PNG

Tuntikirjausanalyysi

Luo ryhmiteltyjä raportteja työtunneista tuntikirjausanalyysi-raportilla. Arvoihin voit valita esimerkiksi: työn kulun, kokonaiskulun, työtuntien määrän. Voit myös tarkastella ei-laskutettavien tuntien määrää tai ei-tuottavien tuntien määrää.

tuntikirjausanalyysi.PNG

Takaisin ylös

KPI

Key performance indicators (KPI) ovat tunnuslukuja, joilla voidaan mitata onnistumista. Tunnuslukuja voidaan luoda asetuksissa ja niitä voidaan käyttää työn yhteenveto-osiossa, laskuilla ja raporteilla. Esimerkiksi töiden tai käyttäjien osalta voidaan raportoida kuinka hyvin ne onnistuvat. Severassa voit luoda avainlukuja töistä, käyttäjistä ja laskuista. Nämä kaikki on kuvattu tarkemmin tässä ohjeessa myöhemmin.

Avainlukujen luominen onnistuu kohdassa Työkalut-->Asetukset-->KPI. Jotta tunnuslukujen luominen olisi helpompaa tulee asetuksiin valmiina muutamia tunnuslukuja kun lisäosa kytketään päälle.

Takaisin ylös

Kuinka luoda KPI kaava ?

Jotta voit luoda KPI tunnuslukuja, tulee sinun tietää kuinka ne on matemaattisesti laskettu. Kaavan tekeminen aloitetaan valitsemalla kaavan keskeltä matemaattinen operaattori (yhteenlasku, vähennyslasku kertolasku, jakolasku, prosentti). Tämän jälkeen voidaan valita valitse painikkeella haluttu tieto kaavaan, osassa tiedoista voidaan valita mitä tietoja otetaan mukaan. Esimerkiksi kun halutaan tarkastella laskutusta voit valita mukaan laskutetut työtunnit sekä laskutetut tuotteet. Tämä valinta tehdään niin että ensin valitaan laskutus ja tämän jälkeen voit kynän kuvasta muokata kumpia haluat raportoida.

Alla on ohjeet kahden erillisen tunnusluvun luomiseksi. Ensimmäinen on yksinkertainen esimerkki ja toisessa on jo monimutkaisempi malli. Kun seuraat ohjetta järjestyksessä, huomaat kuinka tunnuslukuja on mahdollista luoda. Tunnuslukuja voidaan luoda kohdassa Työkalut-->Asetukset-->KPI

Työntekijän kate

Kaava jonka haluamme on (Laskutus - kulut)

  1. Klikkaa "Lisää" kohdassa käyttäjien indikaattorit 
  2. Anna arvolle nimi "Työntekijän kate"
  3. Anna arvolle yksikkö, esimerkiksi: €/h
  4. Klikkaa "/" ja valitse vähennyslasku
  5. Nyt kaavan pitäisi näyttää tältä: (Valitse - Valitse)
  6. Klikkaa vasemman puolimmaista  "Valitse" -nappia ja valitse listalta laskutus
  7. Nyt kaavan pitäisi näyttää tältä: (Laskutus - Valitse)
  8. Klikkaa oikean puolimmaista "Valitse" -nappia ja valitse listalta kulu
  9. Nyt kaavan pitäisi näyttää tältä: (Laskutus - Kulu)
  10. Klikkaa "Lisää" tallentaaksesi kaavan

Reaaliaikainen kate %

Kaava jonka haluamme on (((Laskutus + Laskuttamatta) - Kulut) / (Laskutus+ Laskuttamatta))*100.

  1. Lisää uusi työn indikaattori
  2. Anna arvolle nimi "Reaaliaikainen kate %"
  3. Anna arvolle yksikkö "%"
  4. Klikkaa "/" ja valitse prosentti
  5. Nyt kaavan pitäisi näyttää tältä: (Valitse - Valitse)*100
  6. Klikkaa oikean puolimmaista  "Valitse" -nappia ja valitse listalta yhteenlasku
  7. Nyt kaavan pitäisi näyttää tältä: (Valitse / (Valitse + Valitse))*100
  8. Klikkaa äärimmäisenä oikealla olevaa "Valitse"-nappia ja valitse siihen Laskuttamatta. Tätä arvoa voidaan muokata kynän kuvasta ja voidaan valita halutaanko mukaan ottaa työtunnit ja tuotteet vai pelkästään jompi kumpi. Tähän kaavaan tarvitaan mukaan molemmat. Valittavana on myös matkakulut, oma työ sekä alihankinta, joita ei tarvita tässä kaavassa.
  9. Nyt kaavan pitäisi näyttää tältä: (Valitse / (Valitse + Laskuttamatta))*100
  10. Klikkaa keskimmäistä "Valitse" -nappia ja valitse listalta laskutus. Myös tällä arvolla on parametrejä, joten ota mukaan työtunnit ja tuotteet.
  11. Nyt kaavan pitäisi näyttää tältä: (Valitse / (Laskutus+ Laskuttamatta))*100
  12. Klikkaa "Valitse" -nappia ja valitse vähennyslasku
  13. Nyt kaavan pitäisi näyttää tältä: (Valitse - Valitse) / (Laskutus+ Laskuttamatta))*100
  14. Klikkaa ensimmäistä "Valitse"-nappia ja valitse yhteenlasku
  15. Nyt kaavan pitäisi näyttää tältä: (((Valitse + Valitse) - Valitse) / (Laskutus+ Laskuttamatta))*100
  16. Klikkaa ensimmäistä "Valitse"-nappia ja valitse laskutus. Ota mukaan työtunnit ja tuotteet.
  17. Nyt kaavan pitäisi näyttää tältä: (((Laskutus + Valitse) - Valitse) / (Laskutus+ Laskuttamatta))*100
  18. Klikkaa ensimmäistä "Valitse"-nappia vasemmalta ja valitse laskuttamatta. Ota mukaan työtunnit ja tuotteet.
  19. Nyt kaavan pitäisi näyttää tältä: (((Laskutus + Laskuttamatta) - Valitse) / (Laskutus+ Laskuttamatta))*100
  20. Klikkaa viimeistä "Valitse"-nappia ja valitse siihen kulut. Ota mukaan työtunnit ja tuotteet.
  21. Klikkaa Tallenna alalaidasta.

Takaisin ylös

Työn indikaattorit

Avaa Työkalut-->Asetukset-->KPI-->Työn indikaattorit. Klikkaamalla lisää pääset luomaan uuden tunnusluvun tai voit editoida olemassaolevia kynän kuvasta. Nykyiset KPI-luvut voidaan poistaa kun ne ensin piilotetaan. Tämän jälkeen voit poistaa sen. Voit myös valita mitkä KPI-arvot näkyvät työn yhteenveto osiossa. Lukuja voidaan käyttää myös työanalyysi -raportilla sekä työt -raportilla.

ty_n_indikaattorit.PNG

  Oletus indikaattorit töille

Alla on listattuna työn tunnuslukuja jotka lisätään siinä vaiheessa kun edistynyt raportointi -lisäosa kytketään päälle yritykselle.

  • Laskututettujen tuntien keskikulu
    • Kuvaus käytöstä: Kun laskututettujen työtuntien kulut jaetaan laskutettujen tuntien määrällä saadaan laskettua työtuntien keskimääräinen kulu. Tätä voidaan raportoida pelkästään, mutta sitä voidaan verrata myös laskutettujen tuntien keskihintaan jolloin saadaan laskettua työtuntien kate. Jos teillä on tarve raportoida tuntien keskimääräistä kulua ja verrata sitä laskutettujen tuntien kokonaiskuluihin, lisää vain "Tuotteet" parametriksi "kuluihin". Tämä KPI-tunnusluku on hyödyllinen niille yrityksille jotka laskuttavat tuntiveloituksella.
    • Kaava: Kulut (parametrit: Työtunnit) / Työtunnit (Parametrit: Laskutetut tunnit: Kyllä)
    • Yksikkö: Valuutta/Tunnit
  • Laskutettujen tuntien keskihinta
    • Kuvaus käytöstä: Kun laskutettu summa jaetaan tuntimäärällä joka työhön on käytetty saadaan keskihinta. Tämä tunnusluku voidaan raportoida pelkästään, mutta on myös mahdollista käyttää tätä laskutettujen tuntien keskikulun kanssa jolloin saadaan laskettua kate tuntia kohden. Tämä KPI-tunnusluku on hyödyllinen niille yrityksille jotka laskuttavat tuntiveloituksella.
    • Kaava: Laskutus(parametrit: Työtunnit) / Työtunnit (parametrit: Laskutetut työtunnit: Kyllä)
    • Yksikkö: Valuutta/Tunnit
  • Laskutettujen tuntien kate
    • Kuvaus käytöstä: Tämä KPI-tunnusluku on hyödyllinen niille yrityksille jotka laskuttavat tuntiveloituksella sillä tästä voidaan tarkastella tuntien katetta.
    • Kaava: (Laskutus (p: Työtunnit) / Työtunnit (p: Laskutetut tunnit: Kyllä)) - (Kulut (p: Työtunnit) / Työtunnit (p: Laskutetut työtunnit: Kyllä))
    • Yksikkö: Valuutta/Tunnit
  • Reaaliaikanen kate
    • Kuvaus käyttötarkoituksesta: Tämä on hyödyllinen tunnusluku niille yrityksille jotka haluavat raportoida katetta reaaliajassa. Oletuksena Severassa kate lasketaan työllä seuraavalla kaavalla: kokonaislaskutus-kokonaiskulut. Kun työtä ei välttämättä laskuteta heti tämä vääristää työn katetta. Tämän johdosta tämän kaava huomioi myös laskuttamatta olevat tuotteet/työtunnit.Esimerkiksi työtunnit voidaan laskuttaa heti kun ne on syötetty, mutta niitä ei laskuteta useinkaan heti. Tämän johdosta kate saattaa olla negatiivinen vaikka todellisuudessa näin ei ole.
    • Kaava: (Laskutus(p: Työtunnit ja Tuotteet) + Laskuttamatta (p: Työtunnit ja Tuotteet)) - Kulut(p: Työtunnit ja Tuotteet)
    • Yksikköt: Valuutta
  • Reaaliaikainen kate %
    • Kuvaus käytöstä: Tämä on hyödyllinen tunnusluku kun halutaan tarkastella reaaliaikaista katetta prosenteissa. Kaava tuo saman tiedon kuin yllä oleva kaava, mutta sitä tarkastellaan prosentteina toisinkuin yllä olevassa esimerkissä.
    • Kaava: [(Laskutus(p: Työtunnit ja Tuotteet) + Laskuttamatta (p: Työtunnit ja Tuotteet)) - Kulut (p: Työtunnit ja Tuotteet)]/[(Laskutus (p: Työtunnit ja Tuotteet) + Laskuttamatta (p: Työtunnit ja Tuotteet)]*100
    • Yksikkö: %

Takaisin ylös

Laskujen indikaattorit

Avaa Työkalut-->Asetukset-->KPI-->Laskujen indikaattorit. Klikkaamalla lisää pääset luomaan uuden tunnusluvun tai voit editoida olemassaolevia kynän kuvasta. Nykyiset KPI-luvut voidaan poistaa kun ne ensin piilotetaan ja tämän jälkeen voit poistaa sen. Laskujen indikaattorit näytetään aina laskun ylälaidassa. Näet ylälaidassa tiedot tarkastelemasi laskun, edellisen laskun ja kaikkien laskujen osalta kyseisellä työllä.

laskujen_indikaattorit.PNG

Laskutettujen_tuntien_keskihinta.PNG

Oletus indikaattorit laskuille

Alla on listattuna laskujen indikaattorit, jotka tulevat käyttöön, kun edistynyt raportointi -lisäosa kytketään päälle.

  • Laskutettujen tuotteiden keskihinta
    • Kuvaus käyttötarkoituksesta: Tämän tunnusluvun avulla näet paljonko laskutusta on ollut työtuntia kohden.
    • Kaava: Laskutus(p: Työtunnit ja Tuotteet) / Työtunnit (Ei parametrejä)
    • Yksikkö: Valuutta/Tunnit
  • Tuotteen laskutus-%
    • Kuvaus käyttötarkoituksesta: Raportoi ja vertaile mikä oli tuotteiden osuus kokonaislaskutuksesta. Tämä KPI-tunnusluku on hyödyllinen niille yrityksille, jotka laskuttavat paljon tuotteilla.
    • Kaava: (Laskutus(p: Tuotteet) / Laskutus (p:Työtunnit ja Tuotteet))*100
    • Yksikköt: %
  • Laskutettujen tuotteiden määrä
    • Kuvaus käyttötarkoituksesta: Tämän avulla voit raportoida tuotteiden määrää laskukohtaisesti, edellisen laskun osalta sekä koko työn osalta. Voit myös parametrien avulla tarkastella vain tietyn tuotteen myyntiä. Tämä KPI-tunnusluku on hyödyllinen niille yrityksille, jotka laskuttavat paljon tuotteilla.
    • Kaava: Tuotteen määrä
    • Yksikkö: Määrä

Takaisin ylös

Käyttäjien indikaattorit

Avaa Työkalut-->Asetukset-->KPI-->Käyttäjien indikaattorit. Lisää painikkeen avulla voit luoda uuden KPI-arvon ja kynän kuvaa klikkaamalla voit muokata jo olemassa olevaa arvoa. Käyttäjien indikaattoreita voidaan käyttää käyttäjäanalyysi raportilla.

K_ytt_jien_indikaattorit.PNG

KPI.PNG

Oletus indikaattorit käyttäjille

Alla on listattuna indikaattorit jotka tulevat Severaan valmiina, kun lisäosa kytketään päälle.

  • Työntekijän kate
    • Kuvaus käyttötarkoituksesta: Voit raportoida työntekijän katetta tämän kaavan avulla.Kaavassa tarkastellaan työntekijän laskutusta (Työtunnit, tuotteet, matkakulut) ja verrataan sitä työntekijän työtunneista aiheutuneeseen kuluun. Laskutus ei sisällä kiinteään hintaan sisältyviä työtunteja.
    • Kaava: Laskutus - Kulu
    • Yksikkö: Valuutta
  • Laskutettujen tuotteiden hinta
    • Kuvaus käyttötarkoituksesta: Voit raportoida myytyjen tuotteiden kokonaishinnan. Parametrien avulla kaavaa voidaan muokata erilaisiin käyttötarkoituksiin. Esimerkiksi voidaan rajata tunnuslukua niin että vain laskutettavissa olevat tuotteet otetaan mukaan tai ei-laskutettavat tuotteet. Tämä kaava on hyödyllinen niille yrityksille joissa käyttäjät syöttävät tuotteet jotka sitten laskutetaan (Esimerkiksi koulutuspäivä tms.)
    • Kaava: Tuotteiden hinta (p:Laskutettu: Kyllä)
    • Yksikkö: Valuutta
  • Työntekijän kulutehokkuus-%
    • Kuvaus käyttötarkoituksesta: Voit raportoida työntekijän tehokkuutta prosenteissa. Kaavassa tarkastellaan työntekijän laskutusta (Työtunnit, tuotteet, matkakulut) ja verrataan sitä työntekijän työtunneista aiheutuneeseen kuluun. Laskutus ei sisällä kiinteään hintaan sisältyviä työtunteja. Tämä tunnusluku on hyödyllinen niille yrityksille jotka laskuttavat työtunteja.
    • Kaava: (Laskutus / Kulu)*100
    • Yksikkö: %

Takaisin ylös

Esimerkkejä käyttötarkoituksista

Töiden etenemisen mittaaminen ja vertailu arvion sekä toteuman välillä

Yleinen tapa töiden raportointiin, budjetointiin ja seuraamiseen on ansaitun arvon hallinta.

  • Tuloksen arvo (BCWP) = työn kuluennuste (tai työtuntien kulut x suunnitellut työtunnit)
  • Tehdyn työn kokonaiskustannukset (ACWP) = Kokonaiskulut Severassa (tai tuntienkulu x tehdyt työtunnit = Työkulut)
  • Ansaittu arvo (EV) = Työn valmiusaste x BCWP
  • Kustannusero (CV) = Tuloksen arvo (EV) - Toteutuneet kustannukset (ACWP)
  • Kustannustehokkuusindeksi (CPI) = EV / Tuloksen (ACWP)

Takaisin ylös

Kustannusero (CV)

 Visma Severassa suositeltu kaava tämän laskemiseen on Kustannusero=(( Työn valmiusaste * Kuluennuste) - Kulut).

  • Jos arvo on nolla projekti on budjetissa
  • Jos arvo on pienempi kuin nolla projekti on ylittänyt budjetin / se on myöhässä.
  • Jos arvo on suurempi kuin nolla projekti on alittanut budjetin / se on edellä aikataulua.

Esimerkki
Työtunteja on kirjattu 100 tuntia ja työllä on kuluja 5000 €. Työtuntiarvioksi on annettu 200 tuntia ja kuluennusteeksi 15 000 €. Työn valmiusaste on 50%.
CV = ((0,5 x 15 000) - 5000) = 2 500 ->Työ on siis edennut nopeammin kuin mitä on odotettu. 50% valmiusaste on saavutettu alle 7500 € kuluilla, joka oli alkuperäinen arvio kun työn kuluennuste kirjattiin.

CV.PNG

Takaisin ylös

Tuntien varianssi

Visma Severassa suositeltu kaava tämän laskemiseen on: tuntien varianssi (HV) = ((Työn valmiusaste  x Työmääräarvio) - Työtunnit)

hv.PNG

Takaisin ylös

Laskutuksen varianssi (BV)

Visma Severassa suositeltu kaava tämän laskemiseen on: laskutuksen varianssi (BV) = ((Työn valmiusaste x Laskutusennuste) - Laskutus)

Takaisin ylös

Liikevaihdon varianssi(RV)

Visma Severassa suositeltu kaava tämän laskemiseen on: liikevaihdon varianssi (RV) = ((Työn valmiusaste x Myyntiarvio) - Liikevaihto)

Takaisin ylös

Kustannustehokkuusindeksi (CPI)

Hyvä tapa jolla voidaan vertailla eri töiden kustannustehokkuutta. Tämän avulla voidaan verrata pieniä projekteja myös suuriin. Hyvin aikataulussa ja suunnitellussa projektissa CPI:n pitäisi olla lähellä yhtä.

Kustannustehokuuusindeksi (CPI) = ((Työn valmiusaste x Kuluennuste) / Kulut).

    • Jos CPI on yksi, työn on toteutunut suunnitellusti.
    • Jos CPI on vähemmän kuin yksi, työ on ylittänyt talousarvion.
    • Jos CPI on suurempi kuin yksi, työ on alittanut talousarvion.

 cpi.PNG

Takaisin ylös

Tuottavuus %

Tuottavuus % = (Tuottavat työtunnit + Ei tuottavat työtunnit) / kaikki työtunnit * 100

  • Tuottavat työtunnit = Työtunnit jotka asetuksissa on määritelty tuottaviksi
  • Ei tuottavat työtunnit = Tunnit jotka on kirjattu asiakastöille ja työtunnit joiden hinta on 0 €
  • Kaikki työtunnit = Kaikki kirjatut työtunnit yhteensä

tuottavuus_.PNG
 

 

Takaisin ylös

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk