Follow

Matkalasku (lisäosa)

Sisältö

Kuvaus

Matkalasku-lisäosan avulla Severaan tehdyille kulukirjauksille saa liitettyä helposti tarvittavat kuitit. Kulukirjausten perusteella matkalaskujen teko onnistuu helposti. Matkalasku luodaan kohdistamalla matkustuksista, majoituksista ja päivärahoista kertyneet kustannukset asiakkaan avoimeen työhön.

Matkalasku on maksullinen lisäosa, jonka yrityksen pääkäyttäjä voi aktivoida käyttöön suoraan Severan Laajennukset-osiosta. Ks. Lisäosan lisääminen käyttöön.

Takaisin ylös

Asetukset

Kaikki matkalaskuihin liittyvät asetukset löytyvät Työkalut - Asetukset-valikon alta. Päästäksesi tarkastelemaan ja muokkaamaan asetuksia, tarvitset pääkäyttäjäoikeudet:

  • Käyttöoikeustasot löytyvät Käyttäjä-osiosta

    k_ytt_oikeudet.JPG

  • Matkakulut, Matkalaskuasetukset ja Matkalaskujen numerointi löytyvät Tunnit ja matkat -osiosta

    matkakulu_asetukset.JPG

Takaisin ylös

Matkakulut

Yrityksen matkakulutyyppejä hallinoidaan Matkakulut-osiossa. Pääkäyttäjäoikeudellinen henkilö voi lisätä, poistaa ja muokata matkakuluja, jotka ovat käytettävissä tuntikirjauslomakkeella ja matkalaskulla.

Matkakulut on jaettu kolmeen kategoriaan (Ajot, Päiväraha ja Muut kulut) ja kululle voidaan määrittää Nimi, Koodi, Kulu, ALV ja Oston ALV.

Ajot-tyyppiselle matkakululle tulee määrittää myös yksikkö (km = kilometrit ja mi = mailit). Päiväraha ja Muut kulut -tyyppisille matkakuluille on sen sijaan mahdollista valita näytettäväksi aikajakso, jolloin matkustus on tapahtunut. Ajot-matkatyypillä aikajakso näytetään aina.

Jos yrityksessä on käytössä jokin taloushallinnon integraatio (esim. Netvisor), matkakululle on mahdollista määrittää myös Myyntitili.

matkakulut.JPG

Takaisin ylös

Matkalaskuasetukset

Matkalaskuasetuksissa (Työkalut - Asetukset - Matkalaskuasetukset) hallinnoidaan matkalaskujen tiloja ja matkakirjausten laskutusta. Asetuksissa voidaan myös määrittää matkakirjausjaksolle sulkupäivämäärä, joka estää matkakirjausten lisäämisen ja kirjausten muokkaamisen kyseiselle päivälle ja sitä aiemmille päiville.

Matkalaskujen tilat

Tilojen avulla matkalaskuja voidaan seurata läpi hyväksymisprosessin. Yksittäiselle tilalle voi määritellä kirjoitussuojauksen (vain luku) ja sen, onko matkalasku hyväksytty.

Oletuksena asetuksiin on lisätty neljä tilaa: Vedos, Odottaa hyväksyntää, Hyväksytty ja Hylätty. Tilat näkyvät samassa järjestyksessä matkalaskulla kuin asetuksissa.

Matkalaskun tilalle voi määrittää kirjoitussuojauksen, jolloin tässä tilassa olevia matkalaskuja ei voi muokata. Käytäntönä on, että Odottaa hyväksyntää ja Hyväksytty -tiloissa on vain luku -määritys. Tilan voi määrittää myös hyväksytyksi, mikä vaikuttaa mm. matkakulujen laskutukseen asiakkaalta laskutus-asetuksesta riippuen.

Uuden tilan lisääminen

    1. Lisää uusi tila antamalla tilalle kuvaava nimi, anna tarvittaessa halutut määritykset
    2. Valitse Lisää

Tilan muokkaaminen

    1. Valitse Muokkaa (kynä-ikoni) tilan edessä, jota haluat muokata
    2. Tee halutut muutokset
    3. Tallenna

Tilan piilottaminen/aktivoiminen/poistaminen

    1. Klikkaa Piilota/Aktivoi-linkkiä haluamasi tilan perässä (Huom! Piilotettua tilaa ei voi valita matkalaskulla)
    2. Kun tila on piilotettu, sen voi halutessaan poistaa kokonaan klikkaamalla Poista-painiketta tilan perässä (punainen ruksi)

Matkakirjausten laskutus

Matkakirjaukset tulevat laskutettaviksi heti kirjaamisen jälkeen, kun valintaruutu "Matkakirjaukset ovat laskutettavissa heti" on valittuna. Jos valintaa ei ole, matkakulut voi laskuttaa asiakkaalta vasta matkalaskun teon jälkeen. Huomaa, että myös työllä voidaan hinnoittelu-osiossa määrittää ovatko matkat laskutettavissa tietyltä työltä. Tarkasta töiden hinnoittelu, jos matkat eivät nouse laskutettaviksi.

Matkakirjausjakson sulkupäivämäärä

Sulkupäivämäärä estää matkakirjausten lisäämisen ja tehtyjen kirjausten muokkaamisen kyseiselle päivälle ja sitä aiemmille päiville. Valittua päivää voidaan tarvittaessa muokata ja valinta poistaa kokonaan.

Huom! Jos käytössänne on Edistynyt työajanhallinta -lisäosa, tuntikirjauksille on mahdollista asettaa erillinen sulkupäivämäärä. Matkakirjausjakson sulkupäivämäärä kuitenkin ylikirjoittaa tuntikirjausjakson sulkupäivämäärän matkakirjausten osalta.

Ohjeet

Ohjeet näytetään uuden matkalaskun luonnin yhteydessä. Näin voit tiedottaa käyttäjiä oman organisaationne käyttämistä matkalaskukäytännöistä (esim. mihin päivään mennessä matkakirjaukset pitää kirjata ja milloin matkalaskut hyväksytään).

matkalaskuasetukset.jpg

Takaisin ylös

Matkalaskujen numerointi

Matkalaskujen numerointi antaa yritykselle mahdollisuuden määrittää numerosarjan, josta matkalaskut saavat numeronsa. Määrittele asetuksissa seuraava matkalaskunumero ja jokainen uusi matkalasku saa numeron nousevasti.

Matkalasku saa numeron, kun matkalasku on valmis ja vain luku -tilassa (esim. Hyväksytty). Numero näkyy matkalaskun oikeassa ylälaidassa ja sähköpostiviesteissä, jotka liittyvät kyseiseen matkalaskuun. Matkalaskuja voi etsiä numerolla pikahaun kautta ja numeroa voidaan käyttää hakuehtona raportoinnissa.

Numerointi määritellään Työkalut - Asetukset - Matkalaskujen numerointi -valikossa seuraavasti:

  1. Anna Seuraava matkalaskunumero -kenttään numero, jonka haluat seuraavan matkalaskun saavan (Huom! Et voi valita jo käytössä olevaa numeroa)
  2. Tallenna muutos

numerointi.JPG

Takaisin ylös

Käyttöoikeudet

Matkalasku-käyttöoikeus ilmestyy näkyviin käyttöoikeustasolle, kun Matkalasku-lisäosa aktivoidaan käyttöön. Käyttöoikeuden avulla yrityksen työntekijöille voidaan antaa oikeudet kirjata matkalaskuja ja esimiehille oikeuden hyväksyä niitä.

Käyttöoikeuksia voi hallita joko käyttöoikeustasoittain Työkalut - Asetukset - Käyttöoikeustasot-valikon kautta tai henkilötasolla Työkalut - Käyttäjienhallinta-valikon kautta valitsemalla henkilön, jonka oikeuksia haluaa muokata.

Valittavissa on viisi eri käyttöoikeustasoa:

  • Ei oikeuksia: Ei oikeuksia tehdä tai tarkastella matkalaskuja
  • Lisääminen: Oikeus luoda matkalaskuja ja hakea omia matkalaskuja
  • Lisääminen ja alaisten hyväksyntä: Oikeus luoda matkalaskuja. Oikeus katsella, muokata ja hakea omia ja omien alaisten matkalaskuja. Oikeus hyväksyä alaisten matkalaskuja.
  • Lisääminen ja yksikön hyväksyntä: Oikeus luoda matkalaskuja. Oikeus katsella, muokata, hakea ja hyväksyä kaikkia oman yksikön matkalaskuja. Oikeus hyväksyä oman yksikön matkalaskuja lukuunottamatta omia matkalaskuja.
  • Lisääminen ja kaikkien hyväksyntä: Oikeus luoda matkalaskuja. Oikeus katsella, muokata, hakea ja hyväksyä kaikkia organisaation matkalaskuja.

k_ytt_oikeustaso.JPG

Takaisin ylös

Matkakulujen lisääminen ja matkalaskun teko

Matkakuluja on mahdollista syöttää tuntikirjauslomakkeella (Uusi - Tuntikirjaus) ja matkalaskulla (Uusi - Matkalasku).

Takaisin ylös

Matkakulun kirjaaminen tuntikirjauslomakkeella

  1. Valitse Uusi - Tuntikirjaus
  2. Valitse minikalenterista päivä, jolle haluat matkakulun kirjata, ellet ole tekemässä kirjausta kuluvalle päivälle
  3. Valitse ensimmäiseen kenttään haluamasi Työ klikkaamalla kentässä hiirellä
  4. Seuraavaan kenttään täytetään automaattisesti työn oletustyölaji. Avaa valikko ja valitse avautuvalta listalta haluamasi matkakulutyyppi, esim. Päiväraha
  5. Valitusta matkakulusta riippuen, täytä määrä, aloitus- ja lopetusaika, hinta ja ALV% ja anna kirjaukselle kuvaus

    tuntikirjauslomake.JPG

Takaisin ylös

Matkakulun kirjaaminen matkalaskulla

  1. Valitse Uusi - Matkalasku
  2. Valitse ensimmäiseen kenttään haluamasi Työ klikkaamalla kentässä hiirellä
  3. Valitse seuraavassa kentässä haluamasi matkakulutyyppi klikkaamalla Valitse
  4. Valitusta matkakulusta riippuen, täytä määrä, aloitus- ja lopetusaika, hinta ja ALV%
  5. Anna kirjaukselle kuvaus
  6. Valitse minikalenterista päivä, jolle haluat matkakulun kirjata, ellet ole tekemässä kirjausta kuluvalle päivälle (kuluva päivä täytetään automaattisesti)
  7. Laita tarvittaessa valinta kohtaan Ei-korvattava, jolloin matkakulun yksikköhinta näytetään normaalisti, mutta itse matkalaskulla summa on vähennetty loppusummasta (summaa ei korvata työntekijälle, esim. yrityksen luottokortilla maksettu hotelliyöpyminen).
  8. Tallenna

    matkakulu_matkalasku.JPG

Takaisin ylös

Matkalaskun luominen

Severaan sisäänkirjautunut käyttäjä voi luoda itselleen matkalaskun Uusi-valikon kautta. Toiselle henkilölle ei ole mahdollista luoda matkalaskua.

  1. Valitse Uusi - Matkalasku
  2. Valitse ne kirjaukset, jotka haluat siirtää matkalaskulle
    • Oletuksena kaikki rivit on valittuna
    • Voit halutessasi poistaa valinnan yksittäisen rivin edestä, jolloin riviä ei siirretä matkalaskulle
    • Voit tässä vaiheessa vielä lisätä mahdolliset puuttuvat rivit ja muokata jo lisättyjä rivejä klikkaamalla rivin edessä olevaa Muokkaa-painiketta (Kynä-ikoni)
  3. Lisää tarvittaessa kuitit matkalaskuriveille klikkaamalla Liite-painiketta rivin perässä liite.jpg
  4. Lisää tarvittaessa matkaennakon määrä ja muistiinpanot
  5. Kun rivit on tarkistettu, klikkaa Seuraava

    matkalasku.JPG

  6. Tarkasta vielä matkalaskun oikeellisuus

  7. Jos matkalaskulle tarvitsee tehdä muutoksia, pääset palaamaan edelliseen vaiheeseen Edellinen-painikkeen avulla

  8. Jos matkalaskulle ei tarvitse tehdä muutoksia, muuta sivun oikeasta ylälaidasta matkalaskun tilaksi esim. Odottaa hyväksyntää

Takaisin ylös

Matkalaskun liitteet

Matkalaskulle on mahdollista lisätä matkakulukohtaisia liitteitä (esim. taksikuitti). Matkalaskulle lisätty liite käyttää Severan tallennustilaa, jota jokaisella yrityksellä on oletuksena käytössä 100 MB.

Koska matkalaskun liitteet kasvattavat levytilaa nopeasti, suositeltavaa on ostaa lisälevytilaa tai ottaa käyttöön Google Drive -integraatio, jonka avulla tiedostot tallennetaan Google Driveen, Severan sijaan. Ks. lisätietoja Google Drivesta.

Takaisin ylös

Matkakulujen muokkaus

  1. Valitse Uusi - Matkalasku
  2. Klikkaa Muokkaa-painiketta sen rivin edessä, jota haluat muokata
  3. Tee tarvittavat muutokset avautuvassa pop-up -ikkunassa

    matkakulun_muokkaus.jpg

  4. Tallenna tekemäsi muutos

Huom! Matkakulut ovat muokattavissa, kunnes rivit on siirretty matkalaskulle, joka on vain-luku -tilassa tai kunnes matkakulu on laskutettu asiakkaalta.

 

Takaisin ylös

Matkakulut työllä

Matkakulut, jotka on lisätty joko tuntikirjauslomakkeelta tai matkalasku-näkymässä, löytyvät asiakkaan työltä Matkakulut-osiosta. Jos työllä ei näy matkakuluja, varmista, että työn Hinnoittelu-osiossa, matkakulut on valittu laskutettavaksi.

Jos työllä matkakulut on valittu laskutettavaksi, mutta matkakulut eivät nouse työlle laskutettavaksi, matkalaskuasetuksissa voi olla määritettynä, että matkakulut ovat laskutettavissa asiakkaalta vasta matkalaskun teon jälkeen.

laskutettava_matkakulu.jpg

Laskutettavissa olevat matkakulut käyttäytyvät samalla tavalla kuin laskutettavat tuotteet eli ne lisätään automaattisesti työn seuraavalle laskulle.

matkakulut_tyo.jpg

Matkakuluja on mahdollista muokata ja tarvittaessa poistaa laskun muokkaus-näkymässä.

matkakulujen_muokkaus_laskulla.jpg

Laskun asetukset sivulla, voit määrittää mitä tietoja matkakuluriveistä laskulla näytetään (Laskurivin kuvaus) ja ryhmitellä matkakulurivit esim. matkakuluittain (Päivärahat, Ajot, Muut kulut).

matkakulut_laskun_asetukset.jpg

Takaisin ylös

Matkalaskujen ja matkakulujen raportointi

Selaa-valikosta löytyy pikalinkki viimeisimpiin matkalaskuihin (Matkalaskut edelliset 30 vrk). Käyttöoikeudet määrittelevät mitä tietoja käyttäjä voi hakea raporteilla ja pikahaulla, joten esim. Matkalaskut edelliset 30 vrk voi palauttaa käyttäjille erilaisen näkymän.

kaikki_matkalaskut.jpg

Matkalaskut-raportin saat avattua myös Uusi-valikon kautta:

  1. Valitse Uusi - Raportti
  2. Valitse sisältöön Matkalaskut
  3. Oletuksena Severa listaa kaikki matkalaskut, joihin käyttäjällä on oikeudet
  4. Voit halutessasi rajata halutuloksia lisäämällä halutun kriteerin raportille, esim. Tila: Odottaa hyväksyntää tai Henkilö: Alaiset
  5. Tee haku ja tallenna raportti halutessasi omiin raportteihin

Matkalaskut-raportilla on mahdollista raportoida myös tiedot matkalaskun hyväksyjästä ja hyväksymispäivämäärästä.

Yksittäisiä matkakuluja on mahdollista raportoida Nimikkeet-raportilla:

  1. Valitse Uusi - Raportti
  2. Valitse sisältöön Nimikkeet
  3. Oletuksena Severa listaa kaikki kuluvana kuukautena lisätyt matkakulut, tuotteet (tuoterekisterin tuotteet) ja nimikkeet (tuotteet, joita ei ole tuoterekisterissä), joihin käyttäjällä on oikeudet
  4. Voit halutessasi rajata halutuloksia lisäämällä halutun kriteerin raportille, esim. Nimikeryhmä: Matkakulut, jolloin raportille listataan vain matkakulukirjaukset (ei tuotteita ja nimikkeitä)
  5. Tee haku ja tallenna raportti halutessasi omiin raportteihin

Takaisin ylös

Matkalaskun hyväksyntä

Käyttäjä, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet (esim. esimies), voi tarkastella ja hyväksyä matkalaskuja Matkalaskut-raportin kautta.

  1. Avaa haluamasi matkalasku-raportti (esim. Matkalaskut edelliset 30 vrk tai itse luomasi raportti)
  2. Avaa haluamasi matkalasku klikkaamalla matkalaskun numeroa tai viemällä hiiri toimintovalikon päälle ja valitsemalla Avaa matkalasku
    avaa_matkalasku.jpg
  3. Tarkasta matkalasku ja muuta matkalaskun tila sopivaksi (Hyväksytty/Hylätty) oikean ylälaidan Tila-valikosta
    • Hyväksytty: pop-up-ikkuna avautuu, jos olet hyväksymässä jonkun toisen käyttäjän matkalaskua.
    • Oletustekstiä on mahdollista muuttaa ennen viestin lähetystä.
    • Valitse Lähetä, lähettääksesi viestin käyttäjän sähköpostiin. Valitse Peruuta, jos et halua lähettää käyttäjälle viestiä. Huom! Peruuta-painikkeen painaminen ei vaikuta tilan vaihdokseen, ainoastaan viestin lähetykseen.

      hyvaksytty.jpg

    • Hylätty: pop-up-ikkuna avautuu, jos olet hylkäämässä jonkun toisen käyttäjän matkalaskua. 
    • Oletustekstiä on mahdollista muuttaa ennen viestin lähetystä.
    • Valitse Lähetä, lähettääksesi viestin käyttäjän sähköpostiin. Valitse Peruuta, jos et halua lähettää käyttäjälle viestiä. Huom! Peruuta-painikkeen painaminen ei vaikuta tilan vaihdokseen, ainoastaan viestin lähetykseen.
    • Hylkäämisen yhteydessä, matkalaskun lukitus poistuu ja käyttäjä pääsee tekemään matkalaskulle tarvittavat muutokset.
       hylatty.jpg

Takaisin ylös

Virheloki

  • Uusi - matkalasku valikosta löydät virheloki välilehden. Täältä näet syyn, jos matkakulun lisääminen ei jostain syystä onnistunut.
    matkalasku_virheloki

Takaisin ylös

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk