Follow

Edistynyt resursointi (lisäosa)

Takaisin ylös

Asetukset

Ennen kuin Edistynyt resursointi otetaan yrityksessä käyttöön, Visma Severasta tulee tarkistaa resursointiin vaikuttavat asetukset, kuten arkipyhät ja työsopimukset. Huomaa, että osa toiminnoista vaatii pääkäyttäjä-oikeudet.

Arkipyhät

Arkipyhiä hallitaan Visma Severan asetuksissa:

  1. Valitse Työkalut - Asetukset
  2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Arkipyhät
  3. Valitse tarkasteltava Maa ja Vuosi
  4. Lisää uusi arkipyhä
      • Päiväys: Päivämäärä, jolle arkipyhä sattuu
      • Kuvaus: Arkipyhän nimi
      • Joka vuosi: Voit lisätä arkipyhän kaikille tulevillekin vuosille
      • Asti: Voit määrittää vuosiluvun, johon asti arkipyhä lisätään
  5. Tallenna muutokset

Screen_Shot_2014-01-18_at_15.59.20.png

Takaisin ylös

Työviikko

Jos yrityksessä on käytössä Edistynyt työajan hallinta -lisäosa, varmista että Asetuksiin on määritetty yrityksessänne käytössä oleva työviikko eli mitkä päivät luetaan työpäiviksi.

  1. Valitse Työkalut - Asetukset
  2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Työaikakirjausasetukset
  3. Valitse viikottaiset työpäivät laittamalla täppä haluttujen viikonpäivien eteen
  4. Tallenna muutokset

viikko.jpg

Takaisin ylös

Työsopimukset

Seuraavaksi tulee varmistaa, että kaikille käyttäjille on lisätty voimassaoleva työsopimus.

  1. Avaa Työkalut - Käyttäjienhallinta
  2. Etsi haluamasi käyttäjä ja avaa käyttäjätiedot näkyviin klikkaamalla käyttäjän nimeä
  3. Siirry Työsopimukset-osioon
  4. Varmista, että käyttäjällä on voimassaoleva työsopimus
  5. Jos työsopimus puuttuu, valitse Lisää
  6. Anna käyttäjän tehtävänimike, työsopimuksen aloituspäivä, kulu/tunti, päivittäiset tunnit
  7. Vahvista Tallentamalla työsopimus

tyosopimus.jpg

Takaisin ylös

Resurssien varaukset

Lopuksi määritellään tehdäänkö varauksia tunneissa vai prosenteissa.

  1. Valitse Työkalut - Asetukset
  2. Valitse Työ-osiosta Resurssien varaukset
  3. Valitse annetaanko varaukset tunneissa vai prosenteissa. Huom! Määritys vaikuttaa siihen kuinka henkilön resursointi tehdään Visma Severassa, raporteilla resursointeja voi tarkastella sekä tunneissa että prosenteissa.

Screen_Shot_2014-01-18_at_16.32.23.png

Takaisin ylös

Resurssien varaukset työllä

Suunnittele, aikatauluta ja määrittele työn rakenne Aktiviteetit & vaiheet -osiossa lisäämällä työn eri vaiheet, arvioidut työtunnit, päivämäärät ja työryhmän/vaiheen jäsenet. Vaiheiden luonti ja työryhmän määrittely vaikuttavat resursointiin oleellisesti, joten varmista että tarvittavat tiedot on annettu.

Aktiviteetit & vaiheet

  1. Avaa olemassa oleva työ tai luo uusi työ
  2. Lisää työn työryhmään haluamasi käyttäjät
  3. Jos haluat tarkastella valittujen käyttäjien nykyisiä varauksia, valitse Esikatsele henkilöiden resursointiavaihe.png
  4. Resurssien varaukset osioon avautuu näkymä käyttäjien tämänhetkisestä kuormituksesta, jolloin voit poistaa ja lisätä käyttäjiä työryhmään tarpeen mukaanesikatselu.png
  5. Kun tarvittavat toimenpiteet on tehty, Tallenna muutokset
  6. Vaiheille tekemäsi varaukset päivittyvät työn Aktiviteetit & vaiheen Resursoitu-osioonvaiheet.png

Takaisin ylös

Resurssien varaukset -graafi

Työn Resurssien varaukset -osiossa saat tarkasteltua työlle määritettyjä resurssivarauksia. Jos resursointia ei ole vielä tehty, voit lisätä varaukset tässä näkymässä. Samalle käyttäjälle on mahdollista lisätä useita varauksia työn eri vaiheille ja eri aikajaksoille.

Screen_Shot_2014-01-18_at_16.46.19.png

Jos työlle on jo tehty varauksia, näet listauksen käyttäjistä ja heidän varausasteestaan. Henkilöt, jotka eivät enää ole aktiivisia, mutta joille on lisätty varauksia, näkyvät vaalemmalla harmaalla listalla. Taulukon alla näkyvä selite kertoo mitä varauksen värikoodilla tarkoitetaan, tarkemman tiedon varausasteesta ja aikajaksosta saa viemällä hiiren varauksen päälle aikajanalla.

Jos haluat muokata tehtyä varausta, klikkaa hiirellä käyttäjän edessä olevaa Muokkaa-painikettaicon_edit.png, jolloin pääset muokkaustilaan.

eiaktiivinen.png

Voit valita näytetäänkö vain sen työn varaukset, jolla ollaan vai kaikilta avoimilta töiltä. Voit myös halutessasi tarkastella varauksia viikko-, kuukausi- tai vuositasolla. Varauksia on mahdollista tarkastella myös käyttämällä myynnin todennäköisyyttä kertoimena. Tällöin työn Myynti-osiosta tarkastetetaan sinne sillä hetkellä annettu Todennäköisyys % ja kerrotaan tehdyt varaukset sillä.

Esim. Graafilla varauksia tarkastellaan käyttäen oletusasetusta Myynnin todennäköisyys kertoimena: Kyllä, työn myynnin todennäköisyys on 50% ja työlle on resursoitu 50 tuntia. Varaus näkyy 25 tuntina (50 * 0,5 = 25). Jos työlle ei ole määritetty myynnin tilaa, muutetaan Myynnin todennäköisyys kertoimeen valinta Ei tai jos myynnin todennäköisyys on 100 %, näytetään aina todelliset resursoidut tunnit.

todnak.png

Takaisin ylös

Varauksen tekeminen työltä

Resurssien varauksia on mahdollista lisätä työllä määrittämällä haluttu Henkilö, Vaihe, Kuormitus ja Aloitus- ja Päättymispäivä (Huom! Kun käytät Aloituspäivä ja Deadline -määrityksiä, työlle tehdyt muutokset aikatauluun päivittyvät automaattisesti tehdylle varaukselle).

  • Henkilö: Valitse haluamasi työryhmän jäsen tai yrityksenne muu henkilö
  • Vaihe: Varaus voidaan tehdä joko työ- tai vaihetasolla
  • Kuormitus: Syötä haluttu tunti- tai prosenttimäärä, joka henkilölle valitulle vaiheelle varataan
  • Aloituspäivä: Järjestelmä ehdottaa automaattisesti aloituspäiväksi kuluvaa päivää, voit joko hyväksyä sen tai valita päivän minikalenterista
  • Deadline: Järjestelmä ehdottaa automaattisesti päättymispäiväksi määritystä Deadline (vaiheen/työn Deadline), voit joko hyväksyä sen tai valita päivän minikalenterista
eivarauksia.png

Takaisin ylös

Työn kopiointi

Kun käytetään Kopioi työ -toimintoa tai valitaan olemassa oleva työ pohjaksi uutta työtä avattaessa, työlle tehdyt resurssien varaukset on myös mahdollista kopioida. Jos valitset kopioitavaksi resurssien varaukset, varmista aina työn luonnin jälkeen, että työryhmän jäsenet ja työn ja sen eri vaiheiden aloitus- ja päättymispäivät on määritelty oikein. 

Takaisin ylös

Resurssien varaukset raportoinnissa

Resurssien varauksia on mahdollista tarkastella myös erilaisilla raporteilla.

  1. Valitse Uusi -Raportti
  2. Valitse sisältöön haluamasi raportti
  3. Resursointia on mahdollista tarkastella neljällä eri raportilla:
    • Resursointi henkilöittäin tunneissa
    • Resursointi henkilöittäin prosenteissa
    • Resursoinnin yhteenveto tunneissa
    • Resursoinnin yhteenveto prosenteissa

Takaisin ylös

Resursointi henkilöittäin prosenteissa

Resursointi henkilöittäin prosenteissa -raportti vastaa työn resurssien varaukset -näkymää. Ainoana erona on, että raportilla varauksia tarkastellaan kokonaisuutena eikä työkohtaisesta. Raportti laskee kaikkien töiden varaukset yhteen ja näyttää todellisen varausasteen. Raportilla listataan kaikki käyttäjät yksiköittäin (Huom! Käyttöoikeudet voivat rajata näkyvyyttä).

Käyttäjä näkyy tilassa Ei saatavilla, kun hänellä ei ole voimassa olevaa työsopimusta (työsopimus puuttuu kokonaan tai on vanhentunut) tai kun henkilölle on tehty Poissa toimistolta -tyyppinen aktiviteetti. Ei aktiiviseksi merkityt käyttäjät sen sijaan näytetään vaaleammalla harmaalla värillä listalla. Raportin tuloksia on myös mahdollista rajata käyttäen erilaisia hakuehtoja kuten Yksikkö, Avainsanat ja Myynnin tila. rapsa4.png

Voit halutessasi muuttaa raportilla näkyviä varauksia henkilön nimen edessä olevan Muokkaa-painikkeen icon_edit.png kautta. Taulukon alla näkyvä selite kertoo mitä varauksen värikoodilla tarkoitetaan ja tarkemman tiedon varausasteesta ja aikajaksosta saa viemällä hiiren varauksen päälle aikajanalla.

Raportin kautta on mahdollista tehdä myös uusia varauksia. Avaamalla Henkilö-alasvetovalikon, voit valita käyttäjän kenelle resursointia halutaan tehdä. Kun olet valinnut henkilön, raportin alalaidassa näytetään henkilön tämänhetkiset varaukset. Sen jälkeen voit valita työn ja vaiheen, määritellä varaukselle tuntimäärän/prosenttimäärän ja määritellä aikajakson, jolle varaus tehdään. Muista lopuksi lisätä uusi varaus Lisää-painikkeella.

tamanhetkinen.png

Takaisin ylös

Resursointi henkilöittäin tunneissa

Resursointi henkilöittäin tunneissa -raportti ryhmittelee henkilölle resursoidut tunnit.

  • X-akseli: Määrittele kuinka käyttäjälle resursoidut tunnit ryhmitellään (Päivä, Kuukausi, Vuosi)
  • Aikajakso: Valitse aikajakso, jolla resursointeja tarkastellaan, mm. Tämä kuukausi, Viime kuu, Tämä vuosi ja Valitut päivämäärät
  • Myynnin todennäköisyys kertoimena: Valitse (Kyllä/Ei) tarkastellaanko annettuja resursointeja myynnin todennäköisyyden mukaan (esim. myynnin todennäköisyys 70%, resursoidut tunnit kerrotaan 70%)
  • Valitse hakuehdot: Raportin tuloksia voidaan haluttaessa rajata käyttämällä erilaisia hakuehtoja, mm. Henkilö, Työ ja Asiakas

 henkilöittaintunneissa.png

Takaisin ylös

Resursoinnin yhteenveto prosenteissa

Resursoinnin yhteenveto prosenteissa -raportti esittää resursoituja tunteja suhteessa työn myynnin tilaan. Kuvaajassa

  • Siniset palkit esittävät resursoituja tunteja suhteessa työllä käytettävään myynnin tilaan (esim. Ei myyntiä, Tarjouspyyntö, Tilaus, Hylätty tarjous)
  • Punainen viiva kuvaa järjestelmään syötettyjä tuntikirjauksia
  • Violetti viiva kuvaa käytettävissä olevien tuntien maksimimäärää ottaen huomioon työsopimukset, työviikon ja Poissa toimistolta -tyyppiset aktiviteetit. 
  • Vihreä viiva kuvaa kohdistamattomia aktiviteetteja, joille on määritetty kesto (koko päivän aktiviteetti vastaa 7,5 tuntia)

Liikuttamalla hiirtä raportin eri elementtien päällä, saat esiin tarkempia tietoja resursoinneista ja kun klikkaat hiirellä haluamaasi palkkia, näytetään tarkempia tietoja varauksista. Huomaathan, että käyttäjän näkemät varaukset riippuvat käyttäjän käyttöoikeuksista.

rapsa2.png

Takaisin ylös

Resursoinnin yhteenveto tunneissa

Resursoinnin yhteenveto tunneissa -raportti esittää yleiskuvan resursoinnista suhteessa kirjattuihin tunteihin. 

Raportilla on kaksi Y-akselia, jotka molemmat kuvaavat tunteja: vasemmanpuoleinen Y-akseli kuvaa resursoituja ja järjestelmään syötettyjä tunteja ja oikeanpuoleinen Y-akseli kuvaa kumulatiivisia tunteja (resursoidut ja järjestelmään syötetyt tunnit). Kuvaajalla:

  • Siniset palkit kuvaavat resursoituja tunteja myynnin eri tiloissa oleville töille (esim. Tarjous ja Tilaus) (vasemmanpuoleinen Y-akseli)
  • Keltaiset palkit kuvaavat järjestelmään kirjattuja tunteja (vasemmanpuoleinen Y-akseli)
  • Sininen viiva kuvaa kumulatiivista resursointia (oikeanpuoleinen Y-akseli)
  • Keltainen viiva kumulatiivisia tunteja (oikeanpuoleinen Y-akseli)

Liikuttamalla hiirtä raportin eri elementtien päällä, saat esiin tarkempia tietoja resursoinneista ja kun klikkaat hiirellä haluamaasi palkkia, näytetään tarkempia tietoja varauksista. Huomaathan, että käyttäjän näkemät varaukset riippuvat käyttäjän käyttöoikeuksista.

kumulatiivinen.png

Takaisin ylös

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk