Follow

Aktiviteettien hallinta (Lisäosa)

Sisältö

Kuvaus

Aktiviteettien hallinta -lisäosan avulla saat aikataulutettua projekteja tehokkaasti. Voit lisätä aktiviteetteja työn Aktiviteetit ja vaiheet -osiossa tai kalenterissa ja näet omat aktiviteettisi helposti Visma Severan Omat aktiviteetit -osiossa. Huomaa, että osa toiminnoista (esim. Asetusten määrittäminen) vaatii pääkäyttäjä-oikeudet.

Aktiviteettien hallinta on maksullinen lisäosa, jonka yrityksen pääkäyttäjä voi aktivoida käyttöön suoraan Severan Laajennukset-osiosta. Ks. Lisäosan lisääminen käyttöön.

Takaisin ylös

Asetukset

Käytössä olevia aktiviteettityyppejä hallinnoidaan Visma Severan asetuksissa: Työkalut - Asetukset - Aktiviteettityypit. Aktiviteetit on jaoteltu neljään ryhmään (Poissa toimistolta, Henkilökohtainen, Tehtävä ja Työ) ja yksittäinen aktiviteettityyppi voi kuulua vain yhteen ryhmään. Kun käytössä on Edistynyt työajan hallinta -lisäosa, aktiviteettityyppi voidaan määrittää palkalliseksi vapaaksi (ks. Edistynyt työajan hallinta).

aktiviteettityypit.jpg

Takaisin ylös

Aktiviteettityyppien lisäys

Aktiviteettityypit -osion kautta saat halutessasi myös lisättyä uusia aktiviteettityyppejä.

1. Anna aktiviteettityypille nimi, valitse ryhmä ja haluamasi kuvake

2. Valitse Lisää

lisaa.jpg

Takaisin ylös

Aktiviteettityyppien muokkaus ja merkitseminen oletukseksi

Oletuksena Visma Severassa näkyy useita eri aktiviteettityyppejä. Niiden muokkaus onnistuu asetusten kautta.

1. Valitse Työkalut - Asetukset

2. Valitse Työ-osiosta Aktiviteettityypit

3. Klikkaa hiirellä kynä-kuvaketta haluamasi aktiviteettityypin edessä

4. Tee haluamasi muutokset

5. Tallenna muutokset

muokkaa.jpg

Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset aktiviteettityyppeihin, valitse oletusaktiviteetti klikkaamalla haluamasi aktiviteettityypin perästä "Käytä oletuksena", joka on valittuna uusilla aktiviteeteilla ja voidaan tarpeen mukaan vaihtaa.

Takaisin ylös

Aktiviteettityyppien poistaminen

Ylimääräiset aktiviteettityypit on mahdollista piilottaa näkyvistä tai poistaa kokonaan. Jos valitset aktiviteettityypin perässä "Piilota", aktiviteettityyppiä ei enää näytetä valikossa uutta aktiviteettia kirjattaessa. Saat palautettua aktiviteetin takaisin klikkaamalla Aktivoi-painiketta. Huom! Aktiviteettityypin poistaminen onnistuu vasta sen jälkeen, kun aktiviteettityyppi on piilotettu.

1. Valitse haluamasi aktiviteettityypin perästä Piilota, jolloin Poista-painike aktivoituu

2. Klikkaa hiirellä aktiviteettityypin perässä näkyvää punaista ruksia (poisto)

3. Vahvista poisto OK-painikkeella. 

4. Jos poistettavaa aktiviteettityyppiä on käytetty kirjauksissa, avautuu ikkuna, josta tulee valita mille aktiviteettityypille Visma Severassa olevat aktiviteetit siirretään.

siirra.jpg

5. Valitse alasvetovalikosta sopiva aktiviteettityyppi

6. Vahvista muutos

7. Saat vahvistuksen, että aktiviteettityyppi on poistettu

Takaisin ylös

Sähköposti-ilmoitukset aktiviteeteista

Käyttäjätiedoissa voi määritellä, saako käyttäjä Visma Severaan määritettyyn sähköpostiin ilmoituksia aktiviteeteista:

  • Kun toinen käyttäjä luo aktiviteetin, jossa käyttäjä on osallistujana
  • Kun aktiviteetin osallistuja vahvistaa aktiviteetin, jossa käyttäjä on omistajana

Oletuksena sähköposti-ilmoitukset lähetetään käyttäjälle, mutta asetuksen voi käydä muuttamassa Käyttäjähallinnassa halutessaan.

1. Valitse Työkalut - Käyttäjienhallinta

2. Etsi haluamasi käyttäjä ja avaa käyttäjätiedot klikkaamalla käyttäjän nimeä

3. Siirry Asetukset-osioon ja valitse Muokkaa

4. Tee haluamasi muutokset ja Tallenna

notifikaatiot.jpg

Takaisin ylös

Lomat

Lomat ovat juhlapäiviä tai arkipyhiä, jotka yleensä sijoittuvat muulle viikonpäivälle kuin sunnuntaille. Osa niistä on tiettynä viikonpäivänä kuten helatorstai tai päivämääränä kuten jouluaatto 24.12. Visma Severaan on tuotu oletuksena kaikki viralliset lomapäivät (huomaathan, että Juhannusaatto ei ole lisätty oletuksena järjestelmään, koska se ei ole virallinen arkipyhä). Lomia on mahdollista määritellä maakohtaisesti.

Katso ohje lomiin liittyen.

Takaisin ylös

Uuden aktiviteetin luominen

Uusia aktiviteetteja on mahdollista luoda Uusi - Aktiviteetti -valikosta, kalenterista ja työltä.

Aktiviteetille tulee määrittää Aihe, Omistaja, Aktiviteettityyppi ja Kesto. Aktiviteetille voi lisätä myös Sijannin, Asiakkaan, Asiakkaan työn ja Kuvauksen. Aktiviteetin osallistujat saat valittua klikkaamalla hiirellä Hae-kenttää tai kentän lopussa olevaa Käyttäjät-kuvaketta. Jos käytössänne on resursseja (esim. neuvotteluhuoneet, varattavat laitteet kuten videotykki) voit lisätä aktiviteetille myös resursseja.

Kun aktiviteetilla on valittuna Kesto, voit määrittää aktiviteetille sekä alkamis- että päättymisajan. Jos valintaruudusta ottaa täpän pois, aktiviteetille voidaan valita vain päivämäärä (ei kellonaikaa). Kalenterissa tällainen aktiviteetti näkyy kyseisellä päivällä klo 8-8:30. Ks. Aktiviteettien näkyminen kalenterissa.

uusiakt.jpg

Aktiviteetin keston voi antaa joko päivämäärinä/kellonaikoina tai koko päivän tapahtumana. Koko päivä -valintaa suositellaan käytettäväksi, kun kyseessä on koko päivän kestävä aktiviteetti, kuten vuosiloma. Kun käytössä on edistynyt työajanhallinta Visma Severa tarkistaa käyttäjän työsopimukselta päivittäiset tunnit ja laskee käyttäjälle liukumasaldon.

Jos aktiviteetilla laitetaan täppä kohtaan Kohdistamaton, Minikalenterissa kyseinen päivä/päivät ovat alleviivattuna punaisella, mutta aktiviteetti ei näy Omat aktiviteetit -osiossa eikä suoraan kalenterissa vaan omassa Kohdistamattomat aktiviteetit -osiossa kalenterin alapuolella.

kohdistamaton.jpg

Aktiviteetille voi halutessaan määrittää myös toistuvuuden. Toistuvaa merkintää suositellaan käytettäväksi silloin, kun sama merkintä toistuu samoilla tiedoilla useamman kerran tietyin aikavälein.

toistuva.jpg

Takaisin ylös

Aktiviteettien luonti kalenterinäkymässä

Visma Severan kalenterin kautta voit tehdä helposti ja nopeasti tunnin tai koko päivän kestäviä aktiviteetteja kalenterinäkymästä riippuen (oletusaktiviteettityyppiä käytetään). Kalenterin kautta uuden aktiviteetin luonti onnistuu tuplaklikkaamalla haluttua päivää/kellonaikaa.

    • Päivä- ja viikkonäkymä: Aktiviteetti tehdään oletuksena ko. päivämäärälle alkuaikana se kellonaika, jonka kohdalla tuplaklikkasit kalenterissa, kestona 1 tunti
    • Kuukausinäkymä ja Aikajana: Aktiviteetti tehdään oletuksena ko. päivämäärälle koko päivän merkintänä

uusikale.jpg

Jos haluat antaa tarkempia tietoja aktiviteetille, kuten osallistujia, valitse Näytä lisää -painiketta, jolloin sinut ohjataan Uusi aktiviteetti -näkymään.

Takaisin ylös

Aktiviteettien lisäys työllä

Työlle liitetyt aktiviteetit näkyvät työn Aktiviteetit ja vaiheet -osiossa. Näytä-valikosta voit valita näytettävät aktiviteetit: Kaikki, Keskeneräiset, Omat tai Aktiviteetit (tehtävät). Myöhässä olevat aktiviteetit tunnistat listalla aktiviteetin perässä olevasta keltaisesta kolmiosta ja valmiiksi merkityt aktiviteetit näkyvät yliviivattuina.

vaihe.jpg

Yksittäisiä aktiviteetteja voit lisätä Aktiviteetit ja vaiheet -osiosta löytyvällä "Lisää aktiviteetti"-painikkeella. Uutta vaihetta lisätessäsi tai muokatessasi olemassa olevaa aktiviteettia voit lisätä yhden tai useita aktiviteetteja yhdellä kertaa.

1. Valitse työn Aktiviteetit ja vaiheet -osiossa Lisää vaihe

2. Anna vaiheen perustiedot ja lisää siihen liittyvät aktiviteetit (Huom! Kun lisäät aktiviteetteja, uusia aktiviteettirivejä ilmestyy sitä mukaa kun lisää aktiviteetteja)

3. Tallenna vaihe

useat.jpg

Takaisin ylös

Aktiviteetin merkitseminen valmiiksi, uudelleenavaus ja poisto

Kun aktiviteetti halutaan kuitata valmiiksi, sen voi tehdä avaamalla aktiviteetin, laittamalla täpän Merkitse valmiiksi -kohtaan ja tallentamalla aktiviteetin uudelleen. Jos aktiviteetissa on useita osallistujia, aktiviteetti kuittautuu valmiiksi kaikilta, kun yksi tekee toiminnon. Kaikkien osallistujien ei siis tarvitse käydä erikseen merkitsemässä aktiviteettia valmiiksi.

Takaisin ylös

Aktiviteetin uudelleenavaus

Jos aktiviteetti on epähuomiossa suljettu, aktiviteetti on mahdollista avata uudelleen. Jos aktiviteetti on liitetty asiakkaan työlle, aktiviteetin voi avata uudelleen työn Aktiviteetit ja vaiheet -osiossa, ottamalla täpän pois aktiviteetin perässä olevasta valintalaatikosta.

1. Avaa Kalenteri

2. Etsi haluamasi aktiviteetti kalenterista ja avaa se tuplaklikkaamalla aktiviteettia

3. Klikkaa aktiviteetilla Avaa uudelleen, jolloin aktiviteetti avautuu muokkaus-tilaan

4. Tee tarvittavat muutokset ja Tallenna

Huom! Jos käytössänne on Edistynyt työajan hallinta -lisäosa, tuntikirjausjakson sulkupäivämäärä voi estää aktiviteetin uudelleen avaamisen (avaa uudelleen painiketta ei näy aktiviteetilla). Tarkista Työkalut - Asetukset - Työaikakirjausasetukset, Tuntikirjausjakson sulkupäivämäärä ja muuta sulkupäivämäärää tai poista se väliaikaisesti käytöstä, jonka jälkeen aktiviteetin avaaminen onnistuu.

avaus.jpg

Takaisin ylös

Aktiviteetin poisto

Aktiviteetin voi poistaa vain sen omistaja. Jos osallistuja poistaa aktiviteetin, aktiviteetti poistuu käyttäjän kalenterista, mutta jää muille näkyviin. Huomaathan, että vain käynnissä olevan aktiviteetin voi poistaa. Jos aktiviteetti on ehditty merkitä valmiiksi, avaa se uudelleen, jonka jälkeen poistaminen onnistuu. Aktiviteetin voi poistaa kalenterin kautta viemällä hiiren käynnissä olevan aktiviteetin päälle, jolloin sen oikeaan ylälaitaan ilmestyy punainen poista-painike (ks. kuva alla).

poisto1.jpg

1. Avaa Visma Severan kalenteri

2. Etsi haluamasi aktiviteetti

3. Vie hiiri aktiviteetin päälle, jolloin punainen poista-painike (ruksi) ilmestyy

4. Klikkaa hiirellä poista-painiketta

5. Vahvista toiminto OK-painikkeella

vahvista.jpg

6. Vaihtoehtoisesti voit avata aktiviteetin esim. kalenterinäkymästä, jolloin Poista-painike näkyy aktiviteetin alalaidassa

poisto.jpg

Takaisin ylös

Aktiviteettien näkyminen kalenterissa

Visma Severan oikeassa ylälaidassa näkyvässä minikalenterissa näkyy päivät, joille on tehty aktiviteetteja. Päivät näkyvät punaisella alleviivattuina. Klikkaamalla päivämäärää kalenterissa, sinut viedään kyseiselle viikolle kalenterissa. Klikkaamalla minikalenterin alalaidassa näkyvää Tänään-linkkiä, sinut siirretään kuluvalle viikolle kalenterissa.

minikale.jpg

Käynnissä olevat aktiviteetit näkyvät kalenterissa harmaana, valmiiksi kuitatut aktiviteetit näkyvät vihreänä. Jos kalenterissasi on toistuvia merkintöjä, tunnistat ne aktiviteetin vasemmassa ylälaidassa olevasta nuolimerkistä. Huomaathan, että kalenterin viikko- ja päivänäkymässä on näkyvillä vain klo 8-16:00 välinen aika oletuksena (virka-aika). Klo 17 jälkeen tapahtuvat aktiviteetit saat näkyviin klikkaamalla kalenterin vasemmassa alakulmassa olevaa muokkaa -linkkiä. Täältä voit muuttaa aikavälin, jonka kalenteri näyttää. Kuukausi- ja aikajananäkymässä näytetään aina kaikki päivälle osuvat merkinnät.

Kohdistamattomat aktiviteetit näkyvät listattuina kalenterin alalaidassa. Listalla näkyy oletuksena kalenterinäkymästä riippuen, joko kyseiselle päivälle, viikolle tai kuukaudelle sattuvat aktiviteetit. Klikkaamalla Näytä kaikki -linkkiä, saat näkyviin kaikki kohdistamattomat aktiviteetit ajankohdasta riippumatta.

Kohdistamatonta aktiviteettia voi hyödyntää mm. tilanteessa, jossa aktiviteetin luontivaiheessa ei olla vielä varmoja kuka kyseisen tehtävän tulee toteuttamaan. Aktiviteetille voi lisätä haluamansa osallistujat ja ajankohdan, jolloin tehtävä tulisi tehdä. Kun tehtävälle löytyy tekijä, käyttäjä voi raahata hiirellään aktiviteetin Kohdistamattomat aktiviteetit -osiosta omaan kalenteriinsa, jolloin ko. aktiviteetti lisätään käyttäjän kalenteriin. Samalla käyttäjästä tulee aktiviteetin omistaja ja muut osallistujat poistetaan.

Aktiviteetteja voi kalenterinäkymässä raahata hiirellä toiselle päivälle/kellonajalle. Aktiviteetin kestoa on myös mahdollista muokata Kalenterissa helposti. Aseta hiiren kursori aktiviteetin alalaitaan, jolloin kursori muuttuu kahdensuuntaiseksi nuoleksi. Huom! Aktiviteettia ei voi muokata, jos se on merkitty valmiiksi (vihreällä pohjalla kalenterissa näkyvät aktiviteetit).

isokale.jpg

Takaisin ylös

Omat aktiviteetit -osio

Omat aktiviteetit -osiosta näet nopeasti omat myöhässä olevat ja tulevat aktiviteettisi (Tänään, Huomenna, Ensi viikolla). Kun aktiviteettia klikataan Omat aktiviteetit -osiossa, käyttäjä ohjataan tarkastelemaan aktiviteetin tietoja. Jos aktiviteetti merkitään valmiiksi, se poistuu Omat aktiviteetit -näkymästä, mutta siihen pääsee käsiksi vielä kalenterin kautta, josta se voidaan tarvittaessa uudelleenavata.

Aktiviteetista riippuen, listauksessa näytetään erilaisia tietoja (24 merkkiä). Jokaisen aktiviteetin edessä näkyvä kuvake on määritelty aktiviteettityypille Visma Severan asetuksissa (ks. Asetukset).

  • Henkilökohtainen: Aihe ja Aloitusaika
  • Aktiviteetti, johon on liitetty asiakas: Aihe ja Aloitusaika
  • Aktiviteetti, johon on liitetty myyntityö (Työllä ei ole määritettynä asiakkaan yhtyshenkilöä): Aihe
  • Aktiviteetti, johon liitetty myyntityö (Työlle määritetty asiakkaan yhtyshenkilö -> yhteyshenkilön ei tarvitse olla aktiviteetilla osallistujana): Asiakkaan nimi ja Työlle määritetty asiakkaan yhteyshenkilö (Etunimen ensimmäinen kirjain ja Sukunimi)
  • Aktiviteetti, johon liitetty asiakastyö: Työn nimi, Aihe ja Aloitusaika

Huom! Myöhässä oleville aktiviteeteille ei näytetä aloitusaikaa.

Oma aktiviteetit -listauksessa käytetään apuna myös värikoodeja:

  • Myyntityölle liitetty aktiviteetti vihreällä värillä (ks. alla oleva kuva: Koulutusmateriaalin toi...)
  • Asiakastyölle liitetty aktiviteetti sinisellä värillä (ks. alla oleva kuva: Onlinekoulutus, Visma S...)
  • Henkilökohtaiset aktiviteetit harmaalla värillä (ks. alla oleva kuva: Kesäloma)
  • Kaikki muut (sis. sisäiset työt) mustalla värillä (ks. alla oleva kuva: Tiimipalaveri)

omataktiviteetit.jpg

Klikkaamalla Omat aktiviteetit -osion alalaidassa olevaa Listaa kaikki -linkkiä, käyttäjä ohjataan Aktiviteetit-raportille (kaikki käynnissä olevat aktiviteetit, joissa käyttäjä on joko omistajana tai osallistujana).

Takaisin ylös

Raportointi

Aktiviteetteja on mahdollista listata Visma Severan Raportointi-työkalun avulla. Raportoinnin massamuutos -toiminnon avulla aktiviteetille on mahdollista muuttaa omistajaa ja tilaa, ks. Raportoinnin massamuutokset -artikkeli.

1. Valitse Uusi - Raportti

2. Valitse sisältöön Aktiviteetit

3. Lisää/poista haluamasi kentät raportille (joko raahaamalla otsikkoja Valittavat/Valitut tiedot -laatikosta toiseen tai tuplaklikkaamalla haluttua otsikkoa, jolloin otsikko siirtyy laatikosta toiseen)

4. Lisää/poista hakuehdot raportille (Huom! Raporttipohjalla on valmiina hakuehtoina käytetty Omistaja, Aloituspäivä ja Tila -hakuehtoja)

5. Tee haku

Takaisin ylös

Was this article helpful?
1 out of 1 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk