Follow

Edistynyt työajan hallinta (Lisäosa)

Sisältö

Kuvaus

Edistynyt työajan hallinta on laaja ja kompleksinen lisäosa Visma Severaan. Sen avulla voit seurata työaikaliukumia, lomia ja sairaspäiviä, ottaa käyttöön työtuntien hyväksynnän ja raportointijaksojen lukitsemisen. Ottamalla käyttöön Edistyneen työajan hallinta -lisäosan myös Aktiviteettien hallinta -lisäosa aktivoituu ja tästä voi aiheutua lisäkustannuksia (riippuen Visma Severan versioista).

Takaisin ylös

Työaikakirjausasetukset

Edistyneen työajan hallinnan käyttöönoton yhteydessä Visma Severasta tulee tarkistaa työaikakirjausasetukset, henkilön työsopimukset, järjestelmään syötetyt arkipyhät, aktiviteettityypit ja niiden määritykset sekä käyttöoikeustasot. Huomaa, että osa toiminnoista vaatii pääkäyttäjä-oikeudet.

Takaisin ylös

Tuntikirjausjakson sulkupäivämäärä

Halutessasi voit sulkea tuntikirjausjakson kirjauksilta. Tämän jälkeen tuntikirjausten, matkakirjausten tai tuotteiden syöttäminen tuntikirjauslomakkeella ei enää onnistu. Voit asettaa ja tarvittaessa tyhjentää sulkupäivämäärän työaikakirjausasetuksissa.

1. Valitse Työkalut - Asetukset

2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Työaikakirjausasetukset

3. Valitse päivä työaikakirjauksen lukitsemiseksi. Valitulle päivälle ja sitä edeltäville päiville ei voi syöttää tuntikirjauksia, tuotteita eikä matkakuluja tuntikirjauslomakkeen kautta. Huom! Matkakirjausjakson lukituspäivä Matkat -sivulla ylikirjoittaa lukituspäivän matkakirjausten osalta.

4. Tallenna muutokset

sulkupvm.jpg

Takaisin ylös

Tuntikirjaustapa

Visma Severassa on mahdollista määrittää kuinka työtunnit kirjataan tuntikirjauslomakkeella:

  • Tuntimäärä, esim. 7,5 h (7 h 30 min) tai 7:50 (7 h 50 min)
  • Aloitus- ja lopetusaika, esim. 8:00-15:30

Oletuksena tuntikirjauslomakkeella on käytössä tuntimäärä, mutta tämä on mahdollista vaihtaa työaikakirjausasetuksissa.

1. Valitse Työkalut - Asetukset

2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Työaikakirjausasetukset

3. Kohdassa Tuntikirjaustapa voit määrittää tavan, jolla tuntikirjaukset tehdään

tuntikirjaustapa.jpg

4. Tehdessäsi muutoksia asetuksiin, muista tallentaa tehdyt muutokset sivun alalaidasta löytyvällä Tallenna-painikkeella.

Takaisin ylös

Liukumalaskenta

Liukumalaskennalle tulee määrittää Visma Severassa aloituspäivä, josta liukumasaldon laskenta aloitetaan. Jos päivämäärää ei ole määritetty, liukumaa ei lasketa. Liukumalaskentaa käyttöönotettaessa tulee myöskin tarkistaa, että käyttäjillä on voimassaoleva työsopimus ja että työsopimukselle määritetyt päivittäiset tunnit ovat merkittynä oikein.

Liukumalaskentaan vaikuttavat arkipyhät, poissaolo aktiviteetit (mm. loma ja sairasloma) ja ylityöt.

tyosopimus.jpg

Kun käyttäjälle luodaan uusi työsopimus, liukumalaskenta alkaa alusta eli työsopimuksen ensimmäisenä päivänä liukuma on aina 0 tuntia. Mikäli työntekijälle halutaan siirtää edellisen työsopimuksen loppuessa hänen silloinen liukumasaldonsa, se voidaan tehdä liukumakorjauksen avulla.

1. Avaa Työkalut - Käyttäjienhallinta

2. Etsi haluamasi käyttäjä ja avaa käyttäjätiedot näkyviin klikkaamalla käyttäjän nimeä

3. Siirry Liukuma-osioon

4. Lisää käyttäjälle liukumakorjaus

  • Päiväys: Se päivämäärä, jolle liukuma lisätään, esim. kun kyseessä uusi työsopimus, työsopimuksen alkamispäivälle
  • Korjaus: Liukumakorjauksen määrä negatiivisena tai positiivisena
  • Muistiinpanot: Haluamasi lisätieto, josta käy ilmi liukumakorjauksen syy

liukumakorjaus.jpg

Käyttäjän liukumakertymälle on mahdollista asettaa maksimiarvo. Jos maksimiarvo on käytössä, arvon ylittäviä tunteja ei huomioida laskennassa.

1. Valitse Työkalut - Asetukset

2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta työaikakirjausasetukset

3. Määritä haluamasi Liukumalaskennan aloituspäivä joko syöttämälla haluttu päivämäärä sille varattuun kenttään (esim. 1.1.2013) tai hakemalla haluttu päivämäärä kalenteri-painikkeen kautta

liukumaaloitus.jpg

4. Halutessanne voit määrittää liukumakertymälle maksimiarvo, jonka ylittäviä tunteja ei huomioida

maxliukuma.jpg

5. Tallenna tekemäsi muutokset

Liukumasaldoa (kokonaisliukuma ja kuun liukuma) sekä kirjaamiasi poissaoloja voi tarkastella tuntikirjauslomakkeella (Uusi > Tuntikirjaus).

tuntikirjaus.PNG

Takaisin ylös

Liukumien uudelleenlaskenta koko organisaatiolle

Mikäli teet muutoksia jotka vaikuttavat liukumalaskentaan, täytyy liukuma laskea uudelleen. Tällaisia muutoksia ovat mm. arkipyhän lisääminen, aktiviteettityypin muutokset (palkallinen/palkaton).

1. Valitse Työkalut - Asetukset

2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Työaikakirjausasetukset

3. Saat laskettua kaikkien yrityksen työntekijäiden liukumat uudelleen sivun alalaidasta löytyvällä Laske liukumat uudelleen -painikkeella

laskenta.jpg

4. Kun liukumat on uudelleenlaskettu, saat kuittauksen sivun ylälaitaan

paivitetty.jpg

Takaisin ylös

Liukumien uudelleenlaskenta käyttäjäkohtaisesti

Liukumakertymä on mahdollista laskea myös työntekijäkohtaisesti uudestaan käyttäjänhallinnan kautta.

1. Valitse Työkalut - Käyttäjienhallinta

2. Etsi haluamasi käyttäjä

3. Avaa käyttäjätiedot esim. klikkaamalla käyttäjän nimeä

4. Avaa Työsopimukset-osio ja klikkaa Laske liukumat uudelleen -painiketta

sopimus.jpg

5. Saat kuittauksen, kun liukuma on laskettu uudelleen

Takaisin ylös

Työtuntien hyväksyntä

Kun työtuntien hyväksyntä on käytössä, voitte valita missä vaiheessa tunnit voi laskuttaa asiakkaalta (eli vaaditaanko hyväksyntä vai ei).

1. Valitse Työkalut - Asetukset

2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Työaikakirjausasetukset

3. Laita täppä joko kohtaan "Työtunnit täytyy hyväksyä ennen kuin ne voidaan laskuttaa" tai ""

  • Ei ole käytössä: Tuntikirjaukset, jotka ovat laskutettu saavat työtuntien hyväksyntä tilan "Hyväksytty"
  • Hyväksyntä on pakollinen ja työtunteja ei voida laskuttaa ennen kuikn ne on hyväksytty: Työtunnit voidaan laskuttaa, vasta kun niiden tilana on "Hyväksytty".
  • Hyväksyntä on pakollinen, mutta työtunnit voidaan laskuttaa ennen kuin ne on hyväksytty: Kaikki laskutettavissa olevat tunnit voidaan laskuttaa riippumatta työntuntien hyväksynnästä.

4. Tallenna muutokset

hyvaksynta_asetus.JPG

Työtuntien muokkaaminen kun työtuntien hyväksyminen on käytössä:

  • Työtuntien muokkaaminen onnistuu, kun työtunteja ei ole hyväksytty tai laskutettu.
  • Työtuntien muokkaaminen ei onnistu, kun ne ovat tilassa "Hyväksytty"
  • Työtunteja on mahdollista muokata osittain, kun työtunnit on laskutettu, mutta niitä ei ole hyväksytty:
    • Kuvaus: Työtuntien kuvaus-kentän tietoja voidaan muokata. Muutos ei vaikuta laskulla olevaan laskuriviriin.
    • Määrä- tai aloitus- ja lopetusaika -kentän tietoja voidaan muokata. Muutos ei vaikuta laskulla olevaan laskuriviin.

Käyttöoikeudet työtuntien hyväksyntään

Tuntien hyväksymiseen vaadittavat käyttöoikeudet on mahdollista antaa käyttöoikeustasojen kautta tietylle ryhmälle tai käyttäjätietojen kautta yksittäiselle käyttäjälle. Käyttöoikeuksien hallittavuuden kannalta on suositeltavampaa antaa oikeuden käyttöoikeustasolle, jolloin mahdolliset muutokset käyttöoikeuksiin voidaan tehdä yhdestä paikasta Visma Severan asetuksista.

1. Valitse Työkalut - Asetukset

2. Valitse käyttäjä-osiosta Käyttöoikeustasot

k_ytt_oikeus.jpg

3. Klikkaamalla kynä -kuvaketta käytöoikeustason edessä pääset muokkaamaan oikeuksia

4. Valitse haluamasi käyttöoikeus Työtuntien hyväksyminen ja Omien töiden työaikakirjausten hyväksyminen -alasvetovalikoista

k_ytt_oikeus_ala1.jpg

k_ytt_oikeus_ala2.jpg

Työntuntien hyväksyminen -käyttöoikeus

  • Ei oikeuksia: Ei oikeuksia hyväksyä työtunteja
  • Omien alaisten työtunnit: Oikeus nähdä ja hyväksyä omien alaisten työtunnit
  • Omat ja alaisten: Oikeus nähdä ja hyväksyä omia ja alaisten tuntikirjauksia
  • Oman yksikön käyttäjien työtunnit: Oikeus nähdä ja hyväksyä oman yksikön käyttäjien työtunnit
  • Oikeus kaikkien työntekijäiden työtunteihin: Oikeus nähdä ja hyväksyä kaikkien työntekijöiden työtunnit

Omien töiden työaikakirjauksien hyväksyminen -käyttöoikeus

  • Ei oikeuksia: Ei oikeuksia hyväksyä omien töiden tuntikirjaukset.
  • Omat työt: Oikeus hyväksyä tuntikirjaukset töiltä joissa omistajana.

Takaisin ylös

Tarkastele ja hyväksy yksittäisiä työtunteja

Työtunnit hyväksytään käyttämällä tuntilista-raporttia tai työtuntien hyväksyntä -raporttia. Raportti voidaan luoda/avata seuraavista paikoista:

  • Klikkaamalla tuntimäärää työn yhteenveto -osiosta.
  • Työkalut > Työtuntien hyväksyminen (lista)
  • Työkalut > Työtuntien hyväksyminen (ryhmitelty)
  • Selaa > Tuntikirjaukset viimeiset 30 vrk
  • Uusi > Raportti > Sisältö: Tuntilista
  • Uusi > Raportti > Sisältö: Työtuntien hyväksyminen

Takaisin ylös

Työtuntien hyväksyminen (ryhmitelty)

Työtyntien hyväksyminen -raportti näyttää kirjattujen tuntien lukumäärän ja sitä käytetään tuntimäärän hyväksymiseen sisällön hyväksymisen sijaan. Raportilta näet tunnit, jotka ovat hyväksytty, hylätty, tarkastamattomia sekä tuntien kokonaismäärän. Ryhmittelyksi voit valita esimerkiksi "Työ, Vaihe, Henkilö" tai "Yksikkö(henkilö), henkilö".

Hyväksyntä tehdään vain kentässä "Tarkastamaton" oleville tunneille, muut kentät ovat näkyvissä tarkastelua varten. Työtuntien hyväksyntä on rajoitettu työtuntien hyväksyminen -käyttöoikeuksilla. Huom! Raportilla on mahdollista nähdä tunteja riippuen käyttöoikeuksistasi (työt- ja käyttäjät-käyttöoikeus), joiden hyväksymiseen sinulla ei ole oikeuksia.

Työtuntien hyväksyminen:

  1. Avaa työtuntien hyväksyminen -raportti (esim. Työkalut > Työtuntien hyväksyminen (ryhmitelty)
  2. Valitse haluamasi arvot (Tarkastamaton, Yhteensä, Hylätty, Hyväksytty)
  3. Valitse haluamasi ryhmittely
  4. Valitse kriteerit, esim. Työ > Anna työn nimi
  5. Valitse haluamasi aikajakso
  6. Oletuksena kaikki hyväksymättömät tunnit ovat valittuna (katso listan vasen reuna)
    1. Hyväksy tunnit: Valitse raportin alalaidan pudostusvalikkoon "Hyväksy" ja klikkaa "Päivitä"
    2. Hylkää tunnit: Valitse raportin alalaidan pudotusvalikkoon "Hylätty", valitse halutessasi "Lähetä ilmoitus sähköpostilla" ja kirjoita viesti tuntienkirjaajalle. Valitse tämän jälkeen päivitä.

 

ty_tuntien_hyv_ksynt_.PNG

Takaisin ylös

Työtuntien hyväksyminen (lista)

ty_tuntien_hyv_ksynt__lista_.PNG

Tuntilista-raporttia käytetään yksittäisten tuntien tarkasteluun ja hyväksymiseen, kun tuntikirjauksista halutaan tarkastella tarkempia tietoja. Kun tunnit hyväksytään käyttäen tuntilista-raporttia, voit muuttaa hakutuloksia ja hakuehtoja nähdäksesi esim. tuntikirjauksien kuvauksen tai tuntien hinnan. Raportin muokkaaminen onnistuu valitsemalla "Näytä hakuehdot".

Työtuntien hyväksyminen:

  1. Avaa tuntilista-raportti (esim. Työkalut > Työtuntien hyväksyminen (lista)
  2. Oletuksena näet 20 viimeisintä tuntikirjausta. Oletuksena kaikki rivit ovat valittuna (katso listan vasen reuna)
    1. Hyväksy tunnit: Valitse raportin alalaidan pudostusvalikkoon "Hyväksy" ja klikkaa "Päivitä"
    2. Hylkää tunnit: Valitse raportin alalaidan pudotusvalikkoon "Hylätty", valitse halutessasi "Lähetä ilmoitus sähköpostilla" ja kirjoita viesti tuntienkirjaajalle. Valitse tämän jälkeen päivitä.
    3. Muuta tunnit tarkastamattomiksi: Valitse alalaidan pudotusvalikkoon "Tarkastamaton" ja klikkaa "Päivitä"

 

Takaisin ylös

Työviikko

Asetuksissa voit määritellä yrityksessä käytössä olevan työviikon: mitkä päivät luetaan työpäiviksi.

1. Valitse Työkalut - Asetukset

2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Työaikakirjausasetukset

3. Valitse viikottaiset työpäivät laittamalla täppä haluttujen viikonpäivien eteen

viikko.jpg

4. Tallenna muutokset

Takaisin ylös

Aktiviteettityypit

Kun Edistynyt työajan hallinta -lisäosa on käytössä, aktiviteettityypin voi määrittää palkalliseksi vapaaksi. Kirjattaessa tunteja palkalliseksi vapaaksi merkitylle aktiviteettityypille, nämä tunnistetaan automaattiseksi työajaksi, jolloin tunteja ei tarvitse erikseen kirjata tuntikirjauslomakkeella ja tietoja on mahdollista raportoida Työaikayhteenveto -raportilla.

1. Valitse Työkalut - Asetukset

2. Valitse Työ-osiosta Aktiviteettityypit

3. a) Uuden aktiviteettityypin pääset lisäämäään antamalla aktiviteettityypille nimen, määrittämällä sille ryhmän ja kuvakkeen

3. b) Olemassa olevaa aktiviteettityyppiä pääset muokkaamaan sen edessä olevasta kynä-kuvakkeesta

4. Laittamalla täpän Palkallinen vapaa -kohtaan, sille kohdistetut tunnit eivät vähennä liukumasaldoa

Huom! Muistathan laskea liukuman uudestaan, jos teet muutoksia jotka vaikuttavat liukumalaskentaan.

aktiviteettityypit.jpg

Takaisin ylös

Lomat

Lomat ovat juhlapäiviä tai arkipyhiä, jotka yleensä sijoittuvat muulle viikonpäivälle kuin sunnuntaille. Osa niistä on tiettynä viikonpäivänä kuten helatorstai tai päivämääränä kuten jouluaatto 24.12. Visma Severaan on tuotu oletuksena kaikki viralliset lomapäivät (huomaathan, että Juhannusaatto ei ole lisätty oletuksena järjestelmään, koska se ei ole virallinen arkipyhä). Lomat on mahdollista määritellä maa kohtaisesti.

Katso ohje arkipyhiin liittyen.

 

Takaisin ylös

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

0 Comments

Powered by Zendesk