Asiakkaiden ylläpito


Asiakkaiden haku ja uusien asiakkaiden luonti tapahtuu valikosta kohdasta "Asiakkaat". Oletuksena avautuu valinta asiakashaku.


Hakutuloksesta päästään siirtymään asiakkaan tietoihin asiakkaan nimeä klikkaamalla. Oletuksena tällöin näytetään asiakkaan tietojen yhteenveto. Vasemman laidan valikosta päästään siirtymään asiakkaan tietoihin tarkemmin ja tietojen muokkaus tapahtuu myös mm. perustietojen ja laskutustietojen kautta.


Uusi asiakas perustetaan valitsemalla "Uusi asiakas" tai vaihtoehtoisesti "Uusi asiakas ja kontakti"


Uuden asiakkaan perustaminen


Huom! Ennenkuin perustat uuden asiakkaan, luo asiakkaalle ensin Hinnasto. Hinnasto luodaan kohdassa Hinnasto > Lisää uusi hinnasto, lisätietoja löydä täältä.


Uusi asiakas perustetaan valitsemalla Asiakkaat > Uusi asiakas, jolloin "Perustiedot" -lomake avautuu täytettäväksi. Sivun vasemmassa reunassa olevan valikon muut valinnat aktivoituvat, kun perustiedot on tallennettu.


Huom! Mikäli asiakkaalla on erillinen laskutusosoite, sen tiedot täydennetään "Laskutustiedot" -välilehdellä.


asiakkaan-tiedot01.png


Uusi asiakas voidaan perustaa myös yhdessä uuden kontaktin kanssa samanaikaisesti valitsemalla Asiakkaat > Uusi asiakas ja kontakti. Tälle perustamisen lomakkeelle on kerätty oleellisimpia perustietoja ja lisäksi voi suoraan täyttää postitus- ja laskutusosoitetiedot. Laskutustiedoista voi täyttää vain osoitetiedot ja muut laskutuksen asetukset tulee tätäkin lomaketta käytettäessä täyttää lisäyksen jälkeen.


 


asiakkaan-tiedot02.png


Asiakkaan tiedot


Yhteenveto


"Yhteenveto" -kohdassa näet yhdellä silmäyksellä koosteen asiakkaan tiedoista: perustiedot, kontaktit, projektit, luokitukset, tapahtumat ja muistiot. Yhteenvedosta pystyt siirtymään esim. projekteihin, osaprojekteihin ja tarjouksiin. Oikean laidan valikosta voit Yhteenveto-näkymässä lisätä niin tapahtumia kuin projektejakin.


mceclip0.png


Perustiedot


Perustietoihin täytetään oleellisia asiakkaiden tietoja tarpeen mukaan. Mm. Asiakastyyppi, Henkilöstömäärä ja Toimialaluokitus ovat käyttöönotossa määritettäviä kenttiä ja voivat olla nimetty alkuperäisestä nimestä poikkeavasti. Tähdellä (*) merkityt ovat pakollisia kenttiä. Pakollisia kenttiä voidaan määritellä tapauskohtaisesti lisää tuen tai asiantuntijoiden toimesta. Perustiedoissa olevia kenttiä voidaan hyödyntää mm. asiakashaussa ja luokittelussa.


Kontaktit


"Kontaktit"-välilehdellä nähdään tarkemmin asiakkaan yhteyshenkilöiden tiedot ja täältä voidaan lisätä niin kontakteja kuin kopioida niille asiakkaan osoitetietoja. Kontaktin tietoja klikkaamalla pääsee tarkemmin tarkastelemaan yksittäisen kontaktin tietoja tai esim. roolia asiakasyrityksessä.


Tarjoukset


Tarjouksien välilehdellä on lueteltu tiedot ko. asiakkaalle tehdyistä tarjouksista summineen ja sieltä pääsee myös lisäämään uuden tarjouksen asiakkaalle.


Projektit


"Projektit"-välilehdellä näkyy listattuna kaikki ko. asiakkaan projektit ja sieltä pystyy lisäämään uuden projektin asiakkaan alle. Mikäli asiakkaalla on paljon erilaisia projekteja, voi projektien välilehdeltä hakea statuksien ja yhtiöiden mukaan projektitietoja.


Konsernirakenne


Asiakkaalle voidaan tallentaa konsernirakenne, jolla voidaan isojen asiakkuuksien alle pilkkoa pienempiä kokonaisuuksia ko. asiakkuudesta. Tätä tietoa voidaan hyödyntää mm. kannattavuusraportilla.


Muodostettu konsernirakenne näkyy asiakkaan "Konsernirakenne"-välilehdellä.


Yhdellä asiakkaalla voi olla vain yksi emoyhtiö, mutta sama emoyhtiö voi olla monella yhtiöllä.


Tehtävät


Tehtäväperusteet


Asiakkaalle luodut tehtäväperusteet näytetään "Tehtäväperusteet"-välilehdellä. Tehtäväperusteet on listattu osaprojekteittain ja niille voidaan kyseiseltä välilehdeltä luoda uusia tehtäviä tai lisätä kokonaan uusia tehtäväperusteita.


Tehtävät


Yksittäin luodut ja tehtäväperusteista luodut tehtävät näytetään "Tehtävät"-välilehdellä. 


Laskutustiedot


Laskutustiedot


Asiakkaan tiedoista löytyy laskutukseen liittyvät tiedot siirtymällä "Laskutustiedot" -välilehdelle. Näkymän kentät voivat vaihdella mm. sen mukaan, mikä taloushallinnon järjestelmä on integroitu ValueFrameen.


Alla on listattu muutamia yleisimmin huomioitavia kenttiä:




  • Yhtiö: Yhtiötiedoksi tulee se ValueFramen yhtiö, jota käsitellään.


  • Hinnasto: Oletuksena on hinnasto, joka valittiin perustiedoissa. Mikäli hinnasto halutaan vaihtaa, valitse oikea hinnasto alasvetovalikosta.


  • Laskun numerosarja: Käyttöönoton yhteydessä on määritelty laskun numerosarjat. Mikäli käytössä on useita sarjoja, valitse oikea.


  • Laskutuskieli: Asiakkaan laskutuskieli, oletuksena suomi.


  • Maksuehto: Asiakkaan oletusmaksuehto laskuissa.


  • Vaihtoehtoinen asiakasnumero: Tätä käytetään varmistamaan, kun jokin kirjanpitojärjestelmä on käytössä, että kirjapitojärjestelmään menee oikean asiakkaan tiedot.


  • VAT-numero: Asiakkaan VAT-numero/ALV-tunnus, jota käytetään EU:n alueella arvonlisäverovelvollisuuden toteamista varten.


  • Merkitse verottomaksi ja valitse verokanta: Alasvetovalikosta voi valita järjestelmään asetetuista nollaverokannoista. Valikkoon ei nouse muut veroprosentit.


  • Asiakaskohtainen laskutusteksti: Tähän kenttään lisätty teksti tulostetaan oletuksena laskulle.

  • Laskuviite

  • Sopimusnumero laskulle

  • Tiliöintiviite

  • Tarjousviite


  • Laskun PDF-malli: Alasvetovalikosta voidaan valita laskupohja, mikäli yhtiössä on useita laskupohjia käytössä


  • Asiakkaalle lähetetään laskuliite: Jos asiakas haluaa eritellyn laskun, hänelle voidaan lähettää laskuliite. Tämä oletusvalinta toimii myös verkkolaskutuksessa. Mikäli tässä kohdassa on valinta, on mahdollista muokata myös seuraavia valintoja.


    • Tuntierittely oletuksena liitteelle: Jos asiakkaalle laitetaan laskun mukana liite, tällä voidaan vaikuttaa, viedäänkö ValueFramen tuntilaskutteisista kirjauksista muodostama tuntierittely oletuksena mukaan liitetiedostolle vai ei.


    • Matkalaskuerittely liitteelle: Jos asiakkaalle lähtee laskun mukana liite, voidaan tällä asetuksella vaikuttaa siihen, lisätäänkö liitteelle oletuksena matkalaskujen erittely mukaan vai ei.


    • Matkakulujen liitetiedostot oletuksena liitteelle: Jos asiakkaalle laitetaan laskuliite, voidaan tällä määritellä, lähtevätkö matka-/kululaskujen liitetiedostot oletuksena mukaan laskun liitteelle vai ei.




  • Laskutusosoite: Mikäli asiakkaalla on käytössä erillinen laskutusosoite, tiedot lisätään tähän kohtaan.


  • Verkkolaskutus: Mikäli asiakas vastaanottaa verkkolaskuja, tähän voidaan syöttää operaattoritunnus- sekä verkkolaskuosoite. 


  • Laskutusohje: Laskun teossa näytettävä laskutuksen lisäohje.


VF-Asiakkaat-_-Asiakkaat-_-Ellan-mainos-Oy-_-Laskutustiedot.png


 


Jatkuvaislaskutus


Katso jatkuvaislaskutuksen ohjeet erikseen täältä.


Laskuluettelo


Asiakkaalle tehdyt laskut näytetään "Yhteenveto"-välilehden lisäksi myös "Laskuluettelo"-välilehdellä. Ko. välilehdellä voidaan hakea laskuja laskun päivämäärän mukaan tai tietyllä laskun numerolla. Asiakkaan laskuista voidaan myös muodostaa listaus Exceliin tai tulostettavaksi.


Katelaskenta


Asiakkaan kaikkien projektien katelaskentaa voidaan seurata asiakkaan alta löytyvältä "Katelaskenta"-välilehdeltä. Katelaskennan tarkemmat laskentasäännöt löytyvät täältä, mutta tulee huomioida, että tiedot summataan asiakkaan alle kaikilta projekteilta.


Kannattavuutta voi seurata myös kannattavuusraportilta.


Viestintä


Tapahtumat


"Tapahtumat-välilehdeltä näet kaikki sellaiset kalenteritapahtumat, jotka on liitetty tarkasteltavaan asiakkaaseen. Ko. välilehdeltä voidaan myös lisätä uusi tapahtuma asiakkaalle siten, että kalenteritapahtumaan tulee suoraan liitos käsiteltävään asiakkaaseen.


Luokitukset


Asiakkaalle tehdyt luokitukset näkyvät "Luokitukset"-välilehdeltä. Asiakas voidaan täältä myös liittää johonkin valmiina olevaan luokkaan.


Muistiot


Asiakkaalle voidaan luoda asiakaskohtaisia muistiota ja niiden listaus löytyy "Muistiot"-välilehdeltä. Muistioista ja niiden käyttöoikeuksista sekä käytöstä löytyy oma ohjeensa täältä.


Tuplien poisto


Mikäli huomataan, että asiakas löytyy ValueFramesta useampaan kertaan, voidaan nämä asiakkaat yhdistää "Etsi tuplia" -työkalulla. Voimaan kannattaa jättää se asiakas, jonka tiedot on parhaiten täytetty.



  1. Valitse Asiakkaat > Hae Asiakkaista

  2. Etsi asiakas jonka haluat jättää voimaan ja siirry asiakkaan tietoihin

  3. Valitse oikeasta sivuvalikosta "Etsi tuplia"

  4. Valitse verrattavat kentät, jonka mukaan tupla-asiakasta etsitään, esim. nimi tai y-tunnus. Mikäli kenttiä valitaan useampia, hakutulokseen nousee vain ne asiakkaat joilla nämä kaikki hakuehdot täyttyvät

  5. Mikäli tupla-asiakas löytyy, varmista että asiakas on valittu ruksilla ja valitse alhaalta "Yhdistä".


Yhdistäminen poistaa tupla-asiakkaan ValueFramesta ja siirtää kaikki poistettavan asiakkaan tapahtumat, projektit, tarjoukset jne. voimaan jäävälle asiakkaalle.
etsi-tuplia-01.png



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.