Sisältö:

Kuvaus

Netvisor - Visma Severa-liittymä mahdollistaa asiakkaiden, tuotteiden ja laskentakohteiden siirron Visma Severasta Netvisoriin reaaliaikaisesti. Lisäksi Visma Severasta voidaan siirtää myyntilaskut, matkalaskut ja tuntikirjaukset Netvisoriin sekä ostolaskut Netvisorista Visma Severaan. Nämä siirrot tehdään aina Netvisorin kautta, jolloin käyttäjällä on myös mahdollisuus varmistaa siirrettävien tietojen oikeellisuus.

Liittymän asetuksissa on mahdollista valita mitä tietoja halutaan siirrettävän, asettaa tarvittavat oletustiedot ja määrittää laskentakohteiden vastaavuudet järjestelmien välillä.

Liittymä tukee myös valuuttalaskuja (Visma Severassa lisäosa Monivaluuttaympäristö), mutta yrityksen kotivaluutan tulee olla sama molemmissa järjestelmissä laskujen siirtymiseksi oikein.

Integraation hyödyistä on kerrottu webinaarissa (19.3.2014, kesto 30 min). Webinaarin katsomalla opit kuinka:

  • Säästät jopa 80% laskutukseen käytetystä ajasta
  • Kohdistat ostolaskutuksen kulut Severaan läpilaskutukseen ja katelaskentaan
  • Seuraat yrityksesi taloutta reaaliajassa, mistä ja milloin tahansa

Takaisin ylös

Käyttöönotto ja asiakastuki

Rajapinnan käyttöönotto tapahtuu ohjatusti Netvisorin kautta. Rajapinnan kytkentä ja käyttö on Visma Severan osalta maksutonta. Netvisor veloittaa rajapinnan käytöstä olemassa olevan hinnastonsa mukaisesti.

Olethan yhteydessä Netvisorin asiakastukeen käyttöönottoon tai muissa rajapintaan liittyvissä asioissa (Ma-Pe 9-11, 13-14, puh. 010 5058 490, 8,35 snt/puhelu + 16,69 snt/min). Ohje käyttöönottoon löytyy Netvisorin tukisivustolta.

Takaisin ylös

Liittymän aktivointi

  1. Aktivoi Netvisor-rajapinta Visma Severaan pääkäyttäjän oikeuksilla laajennuksien kautta, katso ohje lisäosan aktivointi.
  2. Luo API avain, ohje API-avaimen luomiseen. API avain tarvitaan tietojen siirtoon Visma Severan ja Netvisorin välillä.

Takaisin ylös

Laskun tilat

Kun rajapinta kytketään käyttöön Severassa, Severaan tuodaan automaattisesti laskun tilat. Varmista, että Visma Severasta löytyy "Valmis lähetettäväksi Netvisoriin" sekä "Lasku lähetetty Netvisoriin" -laskun tilat. Muokkaa laskun tilat oikeaan järjestykseen sinisillä nuolilla. Huom! Laskujen tilojen nimiä ei saa muokata!

 

Takaisin ylös

Käyttäjän tietojen linkittämien

Kun siirretään matkalaskuja tai työaikakirjauksia Visma Severasta Netvisoriin käyttäjät tulee linkittää toisiinsa yksilöivällä tiedolla. Täsmäyksessä voidaan käyttää henkilötunnusta tai koodia, koodi ei voi alkaa numerolla 0.

Koodin lisääminen Severassa käyttäjälle:

  • Klikkaa rattaan kuvaketta >Käyttäjän hallinta
  • Avaa henkilötiedot klikkaamalla henkilön nimeä 
  • Anna Henkilötiedot > Lisätiedot -osiossa työntekijänumero-kenttään henkilönumero (sama numero tulee syöttää Netvisoriin Palkansaajan numero -kenttään)

Henkilötunnuksen lisääminen Severassa käyttäjälle:

  • Klikkaa rattaan kuvaketta >Käyttäjän hallinta
  • Avaa henkilötiedot klikkaamalla henkilön nimeä
  • Anna Henkilötiedot > Lisätiedot -osiossa henkilötunnus.


 

Takaisin ylös

Matkalaskun tilat

Matkalaskut, jotka ovat saaneet matkalaskun numeron ja ovat muussa tilassa kuin "Vedos", "Hylätty" ja "Siirretty Netvisoriin" siirretään Netvisoriin. Suositeltavaa on käyttää Hyväksytty -tilaa kun matkalaskut siirretään Netvisoriin. Määrittele siirrettävien matkalaskun tilat Visma Severaan.


  1. Klikkaa rattaan kuvaa > Asetukset
  2. Avaa Matkalaskuasetukset
  3. Vamista, että asetuksissa on tila, jossa on hyväksytty valinta
  4. Lisää laskun tila "Siirretty Netvisoriin". Matkalasku päivitetään automaattisesti ko. tilaan siirron jälkeen.


Takaisin ylös

Matkakulutietojen linkittäminen

Matkakulujen siirrossa ennen tietojen siirtoa Severaan ja Netvisoriin tulee määritellä toisiaan vastaava numerointi käytettäville matkakuluille.

  1. Kirjaudu Visma Severaan ja klikkaa rattaan kuvaa > Asetukset
  2. Valitse Matkakulut
  3. Lisää matkakulukoodi
  4. Kirjaudu Netvisoriin
  5. Avaa Palkat > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit (kts. Netvisorin ohje)
  6. Valitse Muokkaa halutun palkkalajin kohdalla
  7. Lisää vastaava koodi kuin Severan matkakululle

Huomaathan, jos haluat määrittää useampia ulkomaan päivärahoja, tulee ne lisätä Severassa omina riveinä Päiväraha-osioon. Kaikille ulkomaan päiväraha riveille tulee määrittää käyttöön sama koodi, joka palkkalajille on määritetty Netvisorissa.

Takaisin ylös

Tuntikirjaustietojen linkittäminen

  1. Kirjaudu Visma Severaan ja klikkaa rattaan kuvaa > Asetukset
  2. Valitse Työlajit
  3. Lisää työlaji koodi
  4. Kirjaudu Netvisoriin
  5. Avaa Palkat -> Palkanlaskennan asetukset -> Kirjauslajit
  6. Valitse Muokkaa halutun palkkalajin kohdalla

Takaisin ylös

Ylityöluokitusten käyttöönotto

  1. Kirjaudu Visma Severaan ja klikkaa rattaan kuvaa > Asetukset
  2. Valitse Ylityöluokitukset
  3. Anna ylityöluokitukselle koodi
  4. Kirjaudu Netvisoriin ja avaa HRM > Työaika > Kirjauslajit Valitse kirjauslaji klikkaamalla "Muokkaa" Anna kirjauslajille numero (vastaava numero kuin Severassa)

Takaisin ylös

Rekistereiden synkronointi

Asiakas- ja tuoterekistereiden sekä laskentakohteiden siirto tehdään järjestelmien välillä automaattisesti ajastetusti noin 40 minuutin välein. Uuden ympäristön tietojen siirrossa voi kestää seuraavaan päivään.

Takaisin ylös

Asiakasrekisteri

  • Asiakasrekisteri voidaan siirtää joko Netvisorista Severaan tai Severasta Netvisoriin.
  • Asiakastietojen osalta liittymä luo uusia asiakkaita sekä päivittää olemassa olevien asiakkaiden muuttuneita tietoja asiakaskoodin (asiakasnumero) perusteella valitun siirtosuunnan mukaisesti. Huom! Lähtöjärjestelmästä poistettuja asiakkaita ei kuitenkaan poisteta kohdejärjestelmästä.
  • Netvisoriin annetun asiakaskoodin tulee olla numeerinen ja numerosarjan tulee alkaa jollakin muulla numerolla kuin nollalla. Esimerkiksi asiakasnumeroa 0001 ei tulisi käyttää.
  • Mikäli asiakasrekisterin osalta valitaan "Ei siirretä - Käytä tilapäisasiakasta", on varmistettava, että Netvisorin asiakasrekisteristä löytyy "TEMP"- asiakaskoodilla varustettu tilapäisasiakas, johon tuotavat laskut voidaan kohdistaa.'


Takaisin ylös

Tuoterekisteri

  • Tuoterekisteri voidaan siirtää Severasta Netvisoriin ja Netvisorista Severaan.
  • Vain tuotteet, joilla on koodi, siirretään Netvisorista Severaan
  • Tuotteiden osalta liittymä luo uusia tuotteita. Huom! Lähtöjärjestelmästä poistettuja tuotteita ei kuitenkaan poisteta kohdejärjestelmästä.
  • Mikäli tuoterekisterin osalta valitaan "Ei siirretä - Käytä tilapäistuotetta", on varmistettava, että Netvisorin tuoterekisteristä löytyy "TEMP" -tuotekoodilla varustettu tilapäistuote, johon laskurivit voidaan kohdistaa.


Takaisin ylös

Yksiköt ja työt

  • Yksiköt ja työt on mahdollista viedä Severasta Netvisoriin laskentakohteiksi.
  • Valinta "Siirretään Severan projektit laskentakohteiksi Netvisoriin" tuo esille "Laskentakohdeotsikot" - valikon, jossa voidaan valita, minkä Netvisorin laskentakohdeotsikon alle Severan työt ja ja liiketoimintayksiköt listautuvat.
  • Mikäli valinta jätetään jomman kumman otsikon osalta tyhjäksi, ei kyseisiä kohteita luoda Netvisoriin automaattisesti.
  • Laskentakohteita siirtyy Severasta Netvisoriin myös myynti- ja matkalaskujen mukana sitä mukaa, kun uusia kohteita muodostuu, mutta ajastettu tuonti mahdollistaa kaikkien laskentakohteiden luomisen kerralla, jolloin Netvisorin ostolaskurivit on mahdollista viedä kuluriveiksi Severaan.


Takaisin ylös

Aineistojen siirtyminen

Visma Severasta Netvisoriin on mahdollista siirtää myyntilaskut, matkalaskut sekä työaikakirjaukset. Netvisorista on mahdollista siirtää ostolaskut Severan töille kuluiksi sekä jälleenlaskutukseen.

Takaisin ylös

Myyntilaskut

  • Myyntilaskut, joiden tila on Severassa "Valmis lähetettäväksi Netvisoriin" ovat siirrettävissä Netvisoriin. Siirron jälkeen laskujen tilaksi muuttuu automaattisesti "Lasku lähetetty Netvisoriin". Siirto tehdään manuaalisesti Netvisorista.
  • Myyntilaskuja on mahdollista siirtää 30 kappaletta yhdellä kertaa.
  • Käytettävissä olevat laskentakohteet: yksikkö, kustannuspaikka, työ ja käyttäjä (laskutetun tuntikirjauksen tekijä).
  • Laskun tosite siirtyy kirjanpitoon kohdelaskenta huomioituna.
  • Laskurivien toistuvuudet on mahdollista siirtää jaksotettuna kirjanpitoon Netvisorissa. Jaksotus on myös mahdollista jättää muodostamatta.

Takaisin ylös

Matkalaskut

  • Vaatii Visma Severassa Matkalasku -lisäosan.
  • Vaatii Netvisorissa HRM –palvelun sekä Resurssienhallintapalvelun.
  • Siirto tehdään Netvisorista.
  • Käytettävissä olevat laskentakohteet: yksikkö, työ.
  • Henkilöt kohdennetaan koodilla.
  • Matkalaskut, joilla on vain ei-korvattavia kuluja eivät siirry Netvisoriin.
  • Liitetiedostot siirtyvät matkalaskujen mukana.

Takaisin ylös

Työaikakirjaukset

  • Vaatii Visma Severassa Edistynyt työajanhallinta -lisäosan
  • Vaatii Netvisorissa HRM –palvelun.
  • Visma Severalla tehdyt tuntikirjaukset ja poissaolot (aktiviteetit) voidaan siirtää Netvisoriin. Siirto tehdään Netvisorista.
  • Visma Severan ylityöluokitukset otetaan huomioon tunteja siirrettäessä Severasta Netvisoriin.
  • Mikäli Severassa on työtuntien hyväksyntä käytössä, työtunnit siirtyvät Netvisoriin hyväksyttyinä. Muussa tapauksessa työtunnit siirtyvät Netvisoriin kuitattu-tilassa.
  • Käytettävissä olevat laskentakohteet: työ.
  • Henkilöt kohdennetaan koodilla.

Takaisin ylös

Ostolaskut

  • Netvisorin ostolaskut on mahdollista siirtää Visma Severan työlle kuluksi, joko lasku - tai rivikohtaisesti.
  • Severan työn tulee olla avoinna, että siirto onnistuu.
  • Kulujen siirto tehdään Netvisorin ostolaskulta löytyvän jälleenlaskutusliittymän kautta.
  • Jälleenlaskutustuotetta ja -asiakasta ehdotetaan ostolaskurivin perusteella. Mikäli tuotteet sekä asiakkaat ovat asetettuna hintaryhmiin, voidaan liittymällä siirtää Severaan kulutiedon lisäksi myös jälleenlaskutettava hinta.
  • Käytettävissä olevat laskentakohteet: työ.

Takaisin ylös

Myyntilaskuaineiston muodostaminen

  1. Luo lasku Visma Severaan
  2. Muuta laskun tila 'Valmis lähetettäväksi Netvisoriin' laskun tilaan.
  3. Kirjaudu Netvisoriin
  4. Tuo myyntilaskuaineisto Netvisoriin. Kun aineisto on siirretty Netvisoriin, Visma Severan laskun tila muuttuu "Lasku lähetetty Netvisoriin" laskun tilaan

Takaisin ylös

Matkalaskuaineiston luominen

  1. Luo matkalasku Visma Severaan
  2. Muuta lasku esim. Hyväksytty-tilaan
  3. Kirjaudu Netvisoriin
  4. Tuo matkalasku Netvisoriin siirtonäkymästä.
  5. Kun aineisto on siirretty ja Visma Severasta lötyyy matkalaskun tila Siirretty Netvisoriin, matkalaskun tila päivittyy automaattisesti ko. matkalaskun tilaan

Takaisin ylös

Valvonta/Siirtohistoria

Netvisorin Siirtohistoria-välilehdellä on ohjelmistorajapintalokinäkymä, jonka avulla liittymän kautta siirtyvää aineistoa voi seurata. Näkymää on tärkeä tarkkailla, jotta havaitaan mahdolliset virheet aineistojen siirroissa. Siirtonäkymä löytyy integraation perusastusten välilehdeltä.

Takaisin ylös

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.