Ohjeen sisältö:

Kuvaus

Maventa-rajapinnan avulla voidaan siirtää Visma Severassa luodut myyntilaskut joko verkko-, sähköposti- tai paperilaskuina asiakkaille.

Ensisijaisesti lasku yritetään toimittaa asiakkaalle verkkolaskuna. Jos verkkolaskutietoja ei ole saatavilla, tarkistetaan onko yrityksellä käytössä sähköpostilaskujen lähetys ja onko asiakkaan yhteyshenkilölle määritetty sähköpostisoitetta. Jos asiakkaalla ei ole käytössään verkkolaskutusta eikä sähköpostilaskutusta, lasku toimitetaan paperilaskuna.

Laskujen lähetys toimii siten, että Visma Severaan määritetään laskun tila, josta laskut siirretään Maventaan. Visma Severassa klikataan painiketta 'Siirrä laskut', jolloin laskut, jotka ovat asetuksiin määritellyssä 'Ladattavien laskujen tila?' tilassa siirtyvät suoraan Maventaan, josta ne toimitetaan eteenpäin asiakkaille. Laskujen siirtämisen jälkeen, Visma Severassa olevan laskun tilaksi muuttuu asetuksiin määritelty 'Laskujen tila Visma Severassa lataamisen jälkeen?' -tila.

Katso webinaari sähköisen laskutuksen hyödyistä (18.3.2014, kesto 28 min). Lisäksi opit miten:

  • Lähetät myyntilaskut asiakkaille suoraan Severan käyttöliittymästä
  • Säästät aikaa ja rahaa laskutuksessa
  • Saat mainitut hyödyt käyttöösi nopeasti ja helposti

Takaisin ylös

Huomioi ennen aloittamista

  • Rajapinta on käytössä Suomessa nimellä Maventa. Ruotsissa, Norjassa ja Hollannissa nimellä AutoInvoice, ks. AutoInvoice integration.
  • Asiakkaalla on oltava sopimus Maventan kanssa Maventan palveluiden osalta.
  • Maventa-liittymän aktivointi Visma Severaan pääkäyttäjän oikeuksilla Laajennuksien kautta, katso ohje lisäosan aktivointi.
  • Käyttöönotossa tarvitaan tunnukset Maventaan, josta haetaan liittymän kytkemisessä tarvittava API avain (User API Key) ja yrityksen UUID (Company UUID).
  • Käyttää Finvoice 3.0 standardia
  • Mikäli Visma Severassa on käytössä yksikköhierarkia ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, Maventa-tili tulee avata jokaiselle yksilöllisen OVT-tilin omaavalle yhtiölle.
  • Pankkiverkkoyhteys pitää aktivoida Maventasta ennen kuin laskuja voi lähettää tai vastaanottaa pankkiverkosta, katso ohje Miten aktivoin pankkiverkkoyhteyden? Maventan tukisivustolta.
  • Tiesithän, että erääntyneet saatavat on mahdollista lähettää Visman huomautus- tai perintäpalveluun suoraan Maventasta. Perintäpalvelun toteuttaa Visma Duetto. Palvelussa ei ole käyttöönotto-, vuosi- tai toimeksiantomaksuja. Tarkempi ohjeistus löytyy Maventan tukisivuston artikkelista Miten lähetän laskun huomautettavaksi tai perittäväksi?.

Takaisin ylös

Verkkolasku

Jokaisella maalla on oma verkkolaskurekisteri, jossa ylläpidetään yritysten verkkolaskutietoja (lähetys ja vastaanotto). Suomessa rekisteriä ylläpitää Tieke.

Ensisijaisesti lasku yritetään toimittaa asiakkaalle verkkolaskuna. Jos asiakkaalle on annettu verkkolaskuosoite Visma Severassa, lasku toimitetaan tähän osoitteeseen. Jos verkkolaskuosoitetta ei ole annettu, Maventa tarkistaa Tieken verkkolaskurekisteristä, onko asiakasyrityksellä verkkolaskujen vastaanottoa käytössä ja lähettää laskun verkkolaskuna, jos osoitetiedot löytyvät rekisteristä.

Takaisin ylös

Sähköpostilasku

Maventan kautta on mahdollista lähettää lasku myös sähköpostiin PDF-liitteenä. Jotta laskujen lähetys sähköpostiin onnistuu, lähetys tulee ottaa Visma Severassa erikseen käyttöön. Kun lähetys otetaan käyttöön, laskut lähetetään projektilta Projektin asetukset -välilehden Laskutustiedot-osiosta löytyvään laskutuksen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen mikäli asiakkaalle ei löydy verkkolaskuosoitetta Visma Severan asiakaskortilta eikä Tieken rekisteristä.

Takaisin ylös

Tulostuspalvelu (paperilasku)

Mikäli laskua ei ole mahdollista toimittaa asiakkaalle sähköisenä (verkkolasku tai sähköposti), lasku voidaan toimittaa tulostuspalvelun kautta paperilaskuna. Lasku toimitetaan asiakkaalle laskulla näkyvään osoitteeseen.

HUOM! Tämä vaatii, että tulostuspalvelu on kytketty Maventassa käyttöön. Katso Tulostuspalvelun avaus Maventaan.

 

Takaisin ylös

Käyttöönotto

Ennen kuin Maventa-rajapinta voidaan ottaa käyttöön, Visma Severassa ja Maventassa tulee tehdä käyttöönoton vaatimat toimenpiteet.

Laskun tilat

Laskujen lähetys toimii siten, että Visma Severaan määritetään laskun tila, josta laskut siirretään Maventaan sekä tila, johon lasku muutetaan siirron jälkeen.

  1. Klikkaa rattaan kuvaa ja valitse Asetukset - Laskun tilat
  2. Lisää uusi laskun tila, josta Maventa noutaa lähetettävät laskut
    1. Anna tilalle kuvaava nimi, esim. Odottaa lähetystä Maventaan
    2. Laita valinnat kohtiin "Vain luku", "Laskun numero", "Odottaa maksua", "Lähetetty" sekä "Hyvityslaskun oletus"
  3. Lisää uusi laskun tila, johon Maventaan onnistuneesti siirretyt laskut siirretään
    1. Anna tilalle kuvaava nimi, esim. Siirretty Maventaan
    2. Laita valinnat kohtiin "Vain luku", "Laskun numero", "Odottaa maksua" sekä "Lähetetty"
  4. Siirrä laskun tilat sinisillä nuolilla siten, että tila jossa on valintana "Maksettu", jää uusien tilojen alapuolelle

Takaisin ylös

Pankkitilit

Yrityksen pankkitilitiedot toimitetaan laskun mukana ja pankkitilin tulee olla IBAN-muodossa.

  1. Klikkaa rattaan kuvaa ja valitse Asetukset - Pankkitilit
  2. Klikkaa kynän kuvaa ja muokkaa pankkitilin numero IBAN muotoon (FI....)
  3. Varmista, että BIC-koodi on määritetty oikein. HUOM! Jos käytössäsi on yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, lisää pankkitilit jokaiselle yritykselle, valitsemalla haluttu Yksikkö pudotusvalikosta.

Takaisin ylös

Verkkolaskuosoitteen lisäys

Jotta voit lähettää verkkolaskuja, lisää yrityksesi verkkolaskuosoite sekä välittäjän tunnus (esim. Nordealla NDEAFIHH) Visma Severaan. HUOM! Jos käytössäsi on yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, lisää tiedot myös jokaisen yksikön alle.

Yritystiedot

  • Klikkaa rattaan kuvaa ja Valitse Asetukset - Yritystiedot
  • Anna Yhteenveto-osioon yrityksenne verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus.
  • Tarkista myös, että omalle yrityksellenne on syötetty postiosoite ja tarvittaessa lisää osoite (katuosoite, postinumero, kaupunki)
  • Severa määrittää pääkonttoriksi lähettäjän määrittämän Kaupungin. Lisäsimme kentän Kotipaikka, koska yrityksen pääkonttorin sijainti ei välttämättä ole sama kuin yrityksen sijainti. Oletuksena kotipaikka-kenttään määritetään yritystiedoissa oleva Kaupunki tieto, mutta käyttäjä voi muuttaa sen haluamakseen.

Yksikkö

Kun käytössäsi on Yksikköhierarkia-lisäosa ja yksiköt ovat omia laskuttavia yrityksiä, lisää y-tunnus, verkkolaskuosoite, välittäjän tunnus ja alatunniste suoraan halutuille yksikölle.

  1. Klikkaa rattaan kuvaa ja valitse Asetukset - Yksiköt
  2. Avaa yksikön tiedot klikkaamalla rattaan kuvaa

Takaisin ylös

Tiedonsiirtoasetukset

Varsinaiset rajapinta-asetukset tehdään Visma Severassa.

Huomaathan, että mikäli käytössäsi on Yksikköhierarkia-lisäosa ja laskuja lähetetään useamman eri yrityksen nimissä, Maventa-tili tulee avata jokaiselle yritykselle erikseen ja tiedonsiirtoasetukset tulee tehdä jokaiselle yritykselle valitsemalla tiedonsiirtoasetuksissa yksitellen se yksikkö, jota asetukset koskevat.

  1. Kirjaudu Maventaan ja valitse asetukset
  2. Avaa Visma Severassa Tiedonsiirto

  3. Siirry Maventa-osiossa Asetukset-välilehdelle

  4. Kopioi Maventassa oleva 'API avain' ja liitä se 'User API key' -kenttään

  • HUOM! Kun liität API avaimen Visma Severaan, varmista, ettei kopioidun merkkirivin edessä tai lopussa ole välilyöntejä

  • Kopio Maventassa oleva 'Yrityksen UUID' ja liitä se Visma Severassa 'Company UUID' -kenttään

  • HUOM! Kun liität Yrityksen UUID:n Visma Severaan, varmista, ettei merkkirivin alussa tai lopussa ole välilyöntejä

  • Valitse 'Lähetä alkuperäinen laskun PDF-kuva verkkolaskuja lähetettäessä' -pudostusvalikkoon 'Kyllä' tai 'Ei'

  • 'Kyllä': Asiakkaalle toimitetaan Visma Severan laskun PDF-kuva (laskun etusivu + erittely sivut + mahdolliset lisätyt PDF liitteet)

  • 'Ei': Asiakkaalle toimitetaan Maventan laskupohjan mukainen verkkolasku. Katso mitkä kentät siirtyvät Visma Severan laskulta Maventan laskulle?

  • Valitse 'Lähetä laskut sähköpostiin' -pudostuvalikkoon 'Kyllä' tai 'Ei' mikäli haluat ottaa laskujen lähetyksen sähköpostiin käyttöön

  • Valitse 'Ladattavien laskujen tila' -pudotusvalikkoon 'Odottaa lähetystä Maventaan' laskun tila

  • Valitse 'Laskujen tila Visma Severassa lataamisen jälkeen?' -pudotusvalikkoon 'Siirretty Maventaan' laskun tila

  • Tallenna

Takaisin ylös

Pankkiverkkoyhteyden avaus Maventassa

Jos haluatte lähettää/vastaanottaa verkkolaskuja pankkiverkosta, Maventassa tulee erikseen avata pankkiverkkoyhteys.

  1. Siirry Maventassa kohtaan Asetukset > Lisäpalvelut > Pankkiverkkoasetukset.
  2. Anna sähköpostiosoite ja klikkaa 'Avaa pankkiverkkoyhteys'

  3. Visma Sign lähettää sinulle sähköpostikutsun, joka sisältää aktivointilinkin sekä salasanan heidän palveluunsa. Seuraa viestissä saamiasi ohjeita.

  4. Annettuasi salasanan selaimeesi avautuu uusi välilehti, jossa voit esikatsella sinulle lähetettyä asiakirjaa. Kun olet lukenut asiakirjan, sulje välilehti ja palaa allekirjoitussivulle.

  5. Allekirjoittaaksesi asiakirjan kirjoita henkilötunnuksesi ja tunnistaudu henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tällä varmistetaan henkilöllisyytesi. Tietojasi ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

  6. Tunnistautumisen jälkeen saat allekirjoitetun asiakirjan sähköpostiisi.

  7. Saat sähköpostitse tiedon palvelun avautumisesta noin viikon sisällä aktivoinnista.

Takaisin ylös

Laskupohjan määritys Maventassa

Maventassa valittava laskupohja on käytössä verkkolaskuilla sekä paperilaskuilla mikäli käytetään Maventan laskupohjaa (ei valintaa kohdassa "Käytä omia PDF-kuvia tulosteissa").

  1. Siirry Maventassa kohtaan Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen lähettäminen
  2. Avaa Tulostuspalvelu välilehti
  3. Lisää valinta kohtaan "Käytä omia PDF kuvia tulosteissa" mikäli paperilaskuissa halutaan käyttää Visma Severan laskun kuvaa. Tässä tapauksessa Visma Severassa tehty paperilasku lähtee asiakkaalle samannäköisenä Maventan tulostuspalvelun kautta.

    • HUOM! Omalla PDF kuvalla varustettuihin laskuihin lisätään aina kansisivu osoitteille, joten nämä laskut ovat aina vähintään kaksisivuisia ja niistä veloitetaan sen mukaisesti.

Takaisin ylös

 

Tulostuspalvelun avaus Maventaan.

Jos haluatte lähettää laskuja tulostuspalveluun, Maventassa tulee erikseen avata tulostuspalvelu.

  1. Avaa Maventassa Asetukset Laskutusasetukset> Laskujen lähettäminen
  2. Avaa Tulostuspalvelu välilehti
  3. Lisää valinta kohtaan "Ota tulostuspalvelu käyttöön"
  4. Tallenna aseukset


 

Laskun siirtäminen Maventaan

  1. Luo lasku Visma Severaan
  2. Varmista, että laskulta löytyvät Asiakkaan katuosoite, postinumero, kaupunki, maa sekä Y-tunnus.
  • Mikäli tiedot puuttuvat, lisää tiedot asiakaskortille sekä laskulle.
  • Muuta laskun tila 'Odottaa lähetystä Maventaan' laskun tilaan
  • Valitse Tallenna
  • Avaa Tiedonsiirto

  • Valitse laskuttava yksikkö mikäli käytössäsi on yksikköhierarkia lisäosa ja valitse "Siirrä laskut"

  • Siirron jälkeen saat sivun ylälaitaan ilmoituksen onnistuneesta siirrosta sekä laskujen tila päivittyy automaattisesti "Siirretty Maventaan" laskun tilaan.

  • Lasku lähetetään asiakkaalle sähköisenä tai paperilaskuna Maventasta.

Takaisin ylös

Tekninen kuvaus

Kenttä Visma Severan laskulla

Kenttä Finvoice 3.0  aineistossa

Merkkimäärä/Lisätietoja
Asiakkaan nimiBuyerPartyDetails > BuyerOrganisationName2-70 (mikäli nimi pidempi niin rivitetään useammalle riville)
KatuosoiteBuyerPartyDetails > BuyerPostalAddressDetails > BuyerStreetName 2-35 (mikäli merkkimäärä > 35 rivitetään 1-3 riville)
PostinumeroBuyerPartyDetails > BuyerPostalAddressDetails > BuyerPostCodeIdentifier 2-35
KaupunkiBuyerPartyDetails > BuyerPostalAddressDetails > BuyerTownName 2-35
MaaBuyerPartyDetails > BuyerPostalAddressDetails > IdentificationCode 0-35
Y-tunnusVat number: BuyerPartyDetails > BuyerOrganisationTaxCode
Org. number: BuyerPartyDetails > BuyerPartyIdentifier
Rajapinta muuntaa automaattisesti y-tunnuksen (esim. 123456-7) ALV-numeroksi (esim. FI1234567) ja toisinpäin.
Laskun numeroInvoiceDetails > InvoiceNumber  1-20
Laskun päivämääräInvoiceDetails > InvoiceDate
JA
EpiDetails > EpiIdentificationDetails > EpiDate
 8
Asiakkaan yhteyshenkilöBuyerContactPersonName  0-70
Asiakkaan yhteyshenkilön sähköpostiosoiteBuyerEmailaddressIdentifier 0-70
ViitteemmeInvoiceDetails > SellerReferenceIdentifier 0-70
ViitteenneInvoiceDetails > BuyerReferenceIdentifier  0-70
TilausnumeroInvoiceDetails > OrderIdentifier  0-70
MaksuehtoPaymentTermsDetails > PaymentTermsFreeText  1-70
ViivästyskorkoPaymentOverDueFineDetails > PaymentOverDueFinePercent  1-7
LaskutusyhteyshenkilöSellerContactPersonName 0-70
MuistiinpanotSellerFreeText0-512
Kenttään yhdistetään kaikkien vapaatekstikenttien 
Laskurivien yläpuolella oleva vapaa tekstikenttäInvoiceFreeText0-512
Kenttään yhdistetään kaikkien vapaatekstikenttien tiedot.
Laskurivin kuvausInvoiceRow > ArticleNameJos laskurivin kuvaus ylittää 100 merkkiä, ylimenevä osa näytetään InvoiceRow > RowFreeText -kentässä.
Laskurivin määräInvoiceRow > DeliveredQuantity
JA
InvoiceRow > OrderedQuantity
 0-14
Laskurivin yksikköInvoiceRow >  QuantityUnitCode esim. kpl
Laskurivin yksikköhintaInvoiceRow > UnitPriceAmount 1-22
Laskurivin kokonaishintaInvoiceRow > RowVatExcludedAmount 1-22
Laskurivin verollinen hintaInvoiceRow > RowVatAmount 1-22
Laskurivin ALV %InvoiceRow > RowVatRatePercent 1-7
Laskurivin projektinumeroProjectReferenceIdentifier 0-35
Laskurivien veroton loppusummaRowsTotalVatExcludedAmount 1-22
Veroton kokonaissummaInvoiceDetails > InvoiceTotalVatExcludedAmount
JA
InvoiceDetails > VatSpecificationDetails > VatBaseAmount
 1-22
Veron osuusInvoiceDetails > VatSpecificationDetails > VatRateAmount 1-22
Verollinen kokonaissummaInvoiceDetails > InvoiceTotalVatIncludedAmount
JA
EpiDetails > EpiPaymentInstructionDetails > EpiInstructedAmount
 1-22
Laskurivien alapuolella oleva vapaa tekstikenttäInvoiceFreeText0-512
Kenttään yhdistetään kaikkien vapaatekstikenttien tiedot.
Laskun eräpäiväInvoiceDetails > PaymentTermsDetails > InvoiceDueDate
JA
EpiDetails > EpiPaymentInstructionDetails > EpiDateOptionDate
 8
ViitenumeroEpiDetails > EpiIdentificationDetails > EpiReference
JA
EpiDetails > EpiPaymentInstructionDetails > EpiRemittanceInfoIdentifier
 0-35

Takaisin ylös

Tyypillisiä virhetilanteita Visma Severassa

Tiedonsiirto-valikosta löytyvään virhelokiin kirjautuvat laskujen siirrossa esiintyvät ongelmat.

Virheilmoitukset ovat Finvoice-standardin mukaisia englanninkielisiä ilmoituksia. Alla esimerkkejä tyypillisistä virheilmoituksista tiedonsiirrossa:

VirheilmoitusKorjaus
The 'BuyerStreetName' element is invalid - The value '' is invalid according to its datatype 'genericStringType235' - The actual length is less than the MinLength value.Laskulta puuttuu vastaanottajan katuosoite. Lisää puuttuva osoitetieto asiakaskortille .Avaa lasku, muuta se vedokseksi ja lisää muutettu osoite laskulle.
HUOM! Tämä virheilmoitus tulee myös, mikäli katuosoite on tasan 35 merkkiä ja sen lopussa on tyhjä välilyönti. Tässä tapauksessa poista välilyönti katuosoitteen perästä.
The 'BuyerTownName' element is invalid - The value '' is invalid according to its datatype 'genericStringType235' - The actual length is less than the MinLength value.Laskulta puuttuu vastaanottajan osoitteesta kaupunki.  Lisää puuttuva osoitetieto asiakaskortille .Avaa lasku, muuta se vedokseksi ja lisää muutettu osoite laskulle.
The 'BuyerPostCodeIdentifier' element is invalid - The value '' is invalid according to its datatype 'genericStringType235' - The actual length is less than the MinLength value.Laskulta puuttuu vastaanottajan osoitteesta postinumero.  Lisää puuttuva osoitetieto asiakaskortille .Avaa lasku, muuta se vedokseksi ja lisää muutettu osoite laskulle.
The element 'Finvoice' has invalid child element 'SpecificationDetails'. List of possible elements expected: 'InvoiceRow'.Laskulla ei ole yhtään laskuriviä. Avaa lasku ja lisää vähintään yksi laskurivi.
Seller must have at least one bank accountLaskulta puuttuu pankkitili. Lisää pankkitili IBAN-muodossa Työkalut - Asetukset - Pankkitilit -osiossa. Päivitä laskun tila Vedos-tilaan ja takaisin 'Odottaa lähetystä Maventaan'-tilaan, jotta pankkitili päivittyy laskulle.
Seller must have a BIC in bank account detailsVarmista, että pankkitili on määritelty IBAN-muodossa (kts. ohje osiosta 'Käyttöönotto' kohta 2.).
HUOM! Pankkitilin numeroa ei ole mahdollista korjata jo olemassa oleville laskuille. Tässä tapauksessa mikäli mahdollista lasku tulisi poistaa ja luoda uudelleen tai hyvittää ja luoda tämän jälkeen uusi lasku.
Company not foundAvaa Työkalut > Tiedonsiirto ja siirry Asetukset-välilehdelle. Tarkista, että API avain ja Yrityksen UUID on oikein, eikä niihin ole kopioitunut ylimääräisiä merkkejä tai väliyöntejä.
User not foundTiedonsiirtoasetuksiin annettu API avain on virheellinen. Varmista, että Työkalut - Tiedonsiirto -osiossa annettu API avain täsmää Maventassa näkymään API avaimeen ja poista mahdolliset ylimääräiset välilyönnit arvon edestä ja lopusta.
Error in AutoInvoice for finnish customers: "Laskun lähetys epäonnistui. Vastaanottajan operaattori on pankki."Pankkiverkkoyhteyttä ei ole avattu. Katso ohjeet pankkiverkon avaukseen: Aktivoi pankkiverkkoyhteys.
The 'ToIntermediator' element is invalid - The value 'Verkkolaskuoperaattori Oy, XXXXXXXX' is invalid according to its datatype 'genericStringType235' - The actual length is greater than the MaxLength value.Asiakkaan verkkolaskuosoitetietoihin on syötetty virheellinen Välittäjän tunnus. Avaa asiakaskortti ja korjaa välittäjän tunnus (esim. Maventalla MAVENTA).
Invoices not foundTarkasta, että laskulla/projektillä käytetty yksikkö on aktiivinen.

Takaisin ylös

Tyypillisiä virhetilanteita Maventassa

"Laskun lähetys epäonnistui. Vastaanottajan operaattori on pankki."

Yrityksien tulee aktivoida pankkiverkkoyhteys, jotta pankeista lähetetyt verkkolaskut tulevat Maventaan perille, sekä Maventasta lähetetyt verkkolaskut menevät pankkien verkkolaskuasiakkaille perille. Kaikilla asiakkailla on oletuksena pankkiverkko ei-aktiivisessa tilassa, kun Maventa-tili avataan. Pankkiverkon avauksessa menee noin viikko ja on käytettävissä, kun saat Maventalta vahvistuksen avauksesta. Aktivoi pankkiverkkoyhteys Maventasta ja odota vahvistusta yhteyden avauksesta.

Takaisin ylös



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.