Sisältö
- Kuvaus
- Työaikakirjausasetukset
- Liukumalaskenta
- Työtuntien hyväksyntä
- Työviikko
- Aktiviteettityypit
- Lomat
Kuvaus
Edistynyt työajan hallinta on laaja ja kompleksinen lisäosa Visma Severaan. Sen avulla voit seurata työaikaliukumia, lomia ja sairaspäiviä, ottaa käyttöön työtuntien hyväksynnän ja raportointijaksojen lukitsemisen. Ottamalla käyttöön Edistyneen työajan hallinta -lisäosan myös Aktiviteettien hallinta -lisäosa aktivoituu ja tästä voi aiheutua lisäkustannuksia (riippuen Visma Severan versioista).
Työaikakirjausasetukset
Edistyneen työajan hallinnan käyttöönoton yhteydessä Visma Severasta tulee tarkistaa työaikakirjausasetukset, henkilön työsopimukset, järjestelmään syötetyt arkipyhät, aktiviteettityypit ja niiden määritykset sekä käyttöoikeustasot. Huomaa, että osa toiminnoista vaatii pääkäyttäjä-oikeudet.
Tuntikirjausjakson sulkupäivämäärä
Halutessasi voit sulkea tuntikirjausjakson kirjauksilta. Tämän jälkeen tuntikirjausten, matkakirjausten tai tuotteiden syöttäminen tuntikirjauslomakkeella ei enää onnistu. Voit asettaa ja tarvittaessa tyhjentää sulkupäivämäärän työaikakirjausasetuksissa.
1. Valitse Työkalut - Asetukset
2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Työaikakirjausasetukset
3. Valitse päivä työaikakirjauksen lukitsemiseksi. Valitulle päivälle ja sitä edeltäville päiville ei voi syöttää tuntikirjauksia, tuotteita eikä matkakuluja tuntikirjauslomakkeen kautta. Huom! Matkakirjausjakson lukituspäivä Matkat -sivulla ylikirjoittaa lukituspäivän matkakirjausten osalta.
4. Tallenna muutokset
Tuntikirjaustapa
Visma Severassa on mahdollista määrittää kuinka työtunnit kirjataan tuntikirjauslomakkeella:
- Tuntimäärä, esim. 7,5 h (7 h 30 min) tai 7:50 (7 h 50 min)
- Aloitus- ja lopetusaika, esim. 8:00-15:30
Oletuksena tuntikirjauslomakkeella on käytössä tuntimäärä, mutta tämä on mahdollista vaihtaa työaikakirjausasetuksissa.
1. Valitse Työkalut - Asetukset
2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Työaikakirjausasetukset
3. Kohdassa Tuntikirjaustapa voit määrittää tavan, jolla tuntikirjaukset tehdään
4. Tehdessäsi muutoksia asetuksiin, muista tallentaa tehdyt muutokset sivun alalaidasta löytyvällä Tallenna-painikkeella.
Liukumalaskenta
Liukumalaskennalle tulee määrittää Visma Severassa aloituspäivä, josta liukumasaldon laskenta aloitetaan. Jos päivämäärää ei ole määritetty, liukumaa ei lasketa. Liukumalaskentaa käyttöönotettaessa tulee myöskin tarkistaa, että käyttäjillä on voimassaoleva työsopimus ja että työsopimukselle määritetyt päivittäiset tunnit ovat merkittynä oikein.
Liukumalaskentaan vaikuttavat arkipyhät, poissaolo aktiviteetit (mm. loma ja sairasloma) ja ylityöt.
Kun käyttäjälle luodaan uusi työsopimus, liukumalaskenta alkaa alusta eli työsopimuksen ensimmäisenä päivänä liukuma on aina 0 tuntia. Mikäli työntekijälle halutaan siirtää edellisen työsopimuksen loppuessa hänen silloinen liukumasaldonsa, se voidaan tehdä liukumakorjauksen avulla.
1. Avaa Työkalut - Käyttäjienhallinta
2. Etsi haluamasi käyttäjä ja avaa käyttäjätiedot näkyviin klikkaamalla käyttäjän nimeä
3. Siirry Liukuma-osioon
4. Lisää käyttäjälle liukumakorjaus
- Päiväys: Se päivämäärä, jolle liukuma lisätään, esim. kun kyseessä uusi työsopimus, työsopimuksen alkamispäivälle
- Korjaus: Liukumakorjauksen määrä negatiivisena tai positiivisena
- Muistiinpanot: Haluamasi lisätieto, josta käy ilmi liukumakorjauksen syy
Käyttäjän liukumakertymälle on mahdollista asettaa maksimiarvo. Jos maksimiarvo on käytössä, arvon ylittäviä tunteja ei huomioida laskennassa.
1. Valitse Työkalut - Asetukset
2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta työaikakirjausasetukset
3. Määritä haluamasi Liukumalaskennan aloituspäivä joko syöttämälla haluttu päivämäärä sille varattuun kenttään (esim. 1.1.2013) tai hakemalla haluttu päivämäärä kalenteri-painikkeen kautta
4. Halutessanne voit määrittää liukumakertymälle maksimiarvo, jonka ylittäviä tunteja ei huomioida
5. Tallenna tekemäsi muutokset
Liukumasaldoa (kokonaisliukuma ja kuun liukuma) sekä kirjaamiasi poissaoloja voi tarkastella tuntikirjauslomakkeella (Uusi > Tuntikirjaus).
Liukumien uudelleenlaskenta koko organisaatiolle
Mikäli teet muutoksia jotka vaikuttavat liukumalaskentaan, täytyy liukuma laskea uudelleen. Tällaisia muutoksia ovat mm. arkipyhän lisääminen, aktiviteettityypin muutokset (palkallinen/palkaton).
1. Valitse Työkalut - Asetukset
2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Työaikakirjausasetukset
3. Saat laskettua kaikkien yrityksen työntekijäiden liukumat uudelleen sivun alalaidasta löytyvällä Laske liukumat uudelleen -painikkeella
4. Kun liukumat on uudelleenlaskettu, saat kuittauksen sivun ylälaitaan
Liukumien uudelleenlaskenta käyttäjäkohtaisesti
Liukumakertymä on mahdollista laskea myös työntekijäkohtaisesti uudestaan käyttäjänhallinnan kautta.
1. Valitse Työkalut - Käyttäjienhallinta
2. Etsi haluamasi käyttäjä
3. Avaa käyttäjätiedot esim. klikkaamalla käyttäjän nimeä
4. Avaa Työsopimukset-osio ja klikkaa Laske liukumat uudelleen -painiketta
5. Saat kuittauksen, kun liukuma on laskettu uudelleen
Työtuntien hyväksyntä
Kun työtuntien hyväksyntä on käytössä, voitte valita missä vaiheessa tunnit voi laskuttaa asiakkaalta (eli vaaditaanko hyväksyntä vai ei).
1. Valitse Työkalut - Asetukset
2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Työaikakirjausasetukset
3. Laita täppä joko kohtaan "Työtunnit täytyy hyväksyä ennen kuin ne voidaan laskuttaa" tai "Hyväksyntä on pakollinen, mutta työtunnit voidaan laskuttaa ennen kuin ne on hyväksytty"
- Ei ole käytössä: Tuntikirjaukset, jotka ovat laskutettu saavat työtuntien hyväksyntä tilan "Hyväksytty"
- Hyväksyntä on pakollinen ja työtunteja ei voida laskuttaa ennen kuikn ne on hyväksytty: Työtunnit voidaan laskuttaa, vasta kun niiden tilana on "Hyväksytty".
- Hyväksyntä on pakollinen, mutta työtunnit voidaan laskuttaa ennen kuin ne on hyväksytty: Kaikki laskutettavissa olevat tunnit voidaan laskuttaa riippumatta työntuntien hyväksynnästä.
4. Tallenna muutokset
Työtuntien muokkaaminen kun työtuntien hyväksyminen on käytössä:
- Työtuntien muokkaaminen onnistuu, kun työtunteja ei ole hyväksytty tai laskutettu.
- Työtuntien muokkaaminen ei onnistu, kun ne ovat tilassa "Hyväksytty"
- Työtunteja on mahdollista muokata osittain, kun työtunnit on laskutettu, mutta niitä ei ole hyväksytty:
- Kuvaus: Työtuntien kuvaus-kentän tietoja voidaan muokata. Muutos ei vaikuta laskulla olevaan laskuriviriin.
- Määrä- tai aloitus- ja lopetusaika -kentän tietoja voidaan muokata. Muutos ei vaikuta laskulla olevaan laskuriviin.
Käyttöoikeudet työtuntien hyväksyntään
Tuntien hyväksymiseen vaadittavat käyttöoikeudet on mahdollista antaa käyttöoikeustasojen kautta tietylle ryhmälle tai käyttäjätietojen kautta yksittäiselle käyttäjälle. Käyttöoikeuksien hallittavuuden kannalta on suositeltavampaa antaa oikeuden käyttöoikeustasolle, jolloin mahdolliset muutokset käyttöoikeuksiin voidaan tehdä yhdestä paikasta Visma Severan asetuksista.
1. Valitse Työkalut - Asetukset
2. Valitse käyttäjä-osiosta Käyttöoikeustasot
3. Klikkaamalla kynä -kuvaketta käytöoikeustason edessä pääset muokkaamaan oikeuksia
4. Valitse haluamasi käyttöoikeus Työtuntien hyväksyminen ja Omien töiden työaikakirjausten hyväksyminen -alasvetovalikoista
Työntuntien hyväksyminen -käyttöoikeus
- Ei oikeuksia: Ei oikeuksia hyväksyä työtunteja
- Omien alaisten työtunnit: Oikeus nähdä ja hyväksyä omien alaisten työtunnit
- Omat ja alaisten: Oikeus nähdä ja hyväksyä omia ja alaisten tuntikirjauksia
- Oman yksikön käyttäjien työtunnit: Oikeus nähdä ja hyväksyä oman yksikön käyttäjien työtunnit
- Oikeus kaikkien työntekijäiden työtunteihin: Oikeus nähdä ja hyväksyä kaikkien työntekijöiden työtunnit
Omien töiden työaikakirjauksien hyväksyminen -käyttöoikeus
- Ei oikeuksia: Ei oikeuksia hyväksyä omien töiden tuntikirjaukset.
- Omat työt: Oikeus hyväksyä tuntikirjaukset töiltä joissa omistajana.
Tarkastele ja hyväksy yksittäisiä työtunteja
Työtunnit hyväksytään käyttämällä tuntilista-raporttia tai työtuntien hyväksyntä -raporttia. Raportti voidaan luoda/avata seuraavista paikoista:
- Klikkaamalla tuntimäärää työn yhteenveto -osiosta.
- Työkalut > Työtuntien hyväksyminen (lista)
- Työkalut > Työtuntien hyväksyminen (ryhmitelty)
- Selaa > Tuntikirjaukset viimeiset 30 vrk
- Uusi > Raportti > Sisältö: Tuntilista
- Uusi > Raportti > Sisältö: Työtuntien hyväksyminen
Työtuntien hyväksyminen (ryhmitelty)
Työtyntien hyväksyminen -raportti näyttää kirjattujen tuntien lukumäärän ja sitä käytetään tuntimäärän hyväksymiseen sisällön hyväksymisen sijaan. Raportilta näet tunnit, jotka ovat hyväksytty, hylätty, tarkastamattomia sekä tuntien kokonaismäärän. Ryhmittelyksi voit valita esimerkiksi "Työ, Vaihe, Henkilö" tai "Yksikkö(henkilö), henkilö".
Hyväksyntä tehdään vain kentässä "Tarkastamaton" oleville tunneille, muut kentät ovat näkyvissä tarkastelua varten. Työtuntien hyväksyntä on rajoitettu työtuntien hyväksyminen -käyttöoikeuksilla. Huom! Raportilla on mahdollista nähdä tunteja riippuen käyttöoikeuksistasi (työt- ja käyttäjät-käyttöoikeus), joiden hyväksymiseen sinulla ei ole oikeuksia.
Työtuntien hyväksyminen:
- Avaa työtuntien hyväksyminen -raportti (esim. Työkalut > Työtuntien hyväksyminen (ryhmitelty)
- Valitse haluamasi arvot (Tarkastamaton, Yhteensä, Hylätty, Hyväksytty)
- Valitse haluamasi ryhmittely
- Valitse kriteerit, esim. Työ > Anna työn nimi
- Valitse haluamasi aikajakso
- Oletuksena kaikki hyväksymättömät tunnit ovat valittuna (katso listan vasen reuna)
- Hyväksy tunnit: Valitse raportin alalaidan pudostusvalikkoon "Hyväksy" ja klikkaa "Päivitä"
- Hylkää tunnit: Valitse raportin alalaidan pudotusvalikkoon "Hylätty", valitse halutessasi "Lähetä ilmoitus sähköpostilla" ja kirjoita viesti tuntienkirjaajalle. Valitse tämän jälkeen päivitä.
Työtuntien hyväksyminen (lista)
Tuntilista-raporttia käytetään yksittäisten tuntien tarkasteluun ja hyväksymiseen, kun tuntikirjauksista halutaan tarkastella tarkempia tietoja. Kun tunnit hyväksytään käyttäen tuntilista-raporttia, voit muuttaa hakutuloksia ja hakuehtoja nähdäksesi esim. tuntikirjauksien kuvauksen tai tuntien hinnan. Raportin muokkaaminen onnistuu valitsemalla "Näytä hakuehdot".
Työtuntien hyväksyminen:
- Avaa tuntilista-raportti (esim. Työkalut > Työtuntien hyväksyminen (lista)
- Oletuksena näet 20 viimeisintä tuntikirjausta. Oletuksena kaikki rivit ovat valittuna (katso listan vasen reuna)
- Hyväksy tunnit: Valitse raportin alalaidan pudostusvalikkoon "Hyväksy" ja klikkaa "Päivitä"
- Hylkää tunnit: Valitse raportin alalaidan pudotusvalikkoon "Hylätty", valitse halutessasi "Lähetä ilmoitus sähköpostilla" ja kirjoita viesti tuntienkirjaajalle. Valitse tämän jälkeen päivitä.
- Muuta tunnit tarkastamattomiksi: Valitse alalaidan pudotusvalikkoon "Tarkastamaton" ja klikkaa "Päivitä"
Työviikko
Asetuksissa voit määritellä yrityksessä käytössä olevan työviikon: mitkä päivät luetaan työpäiviksi.
1. Valitse Työkalut - Asetukset
2. Valitse Tunnit ja matkat -osiosta Työaikakirjausasetukset
3. Valitse viikottaiset työpäivät laittamalla täppä haluttujen viikonpäivien eteen
4. Tallenna muutokset
Aktiviteettityypit
Kun Edistynyt työajan hallinta -lisäosa on käytössä, aktiviteettityypin voi määrittää palkalliseksi vapaaksi. Kirjattaessa tunteja palkalliseksi vapaaksi merkitylle aktiviteettityypille, nämä tunnistetaan automaattiseksi työajaksi, jolloin tunteja ei tarvitse erikseen kirjata tuntikirjauslomakkeella ja tietoja on mahdollista raportoida Työaikayhteenveto -raportilla.
1. Valitse Työkalut - Asetukset
2. Valitse Työ-osiosta Aktiviteettityypit
3. a) Uuden aktiviteettityypin pääset lisäämäään antamalla aktiviteettityypille nimen, määrittämällä sille ryhmän ja kuvakkeen
3. b) Olemassa olevaa aktiviteettityyppiä pääset muokkaamaan sen edessä olevasta kynä-kuvakkeesta
4. Laittamalla täpän Palkallinen vapaa -kohtaan, sille kohdistetut tunnit eivät vähennä liukumasaldoa
Huom! Muistathan laskea liukuman uudestaan, jos teet muutoksia jotka vaikuttavat liukumalaskentaan.
Lomat
Lomat ovat juhlapäiviä tai arkipyhiä, jotka yleensä sijoittuvat muulle viikonpäivälle kuin sunnuntaille. Osa niistä on tiettynä viikonpäivänä kuten helatorstai tai päivämääränä kuten jouluaatto 24.12. Visma Severaan on tuotu oletuksena kaikki viralliset lomapäivät (huomaathan, että Juhannusaatto ei ole lisätty oletuksena järjestelmään, koska se ei ole virallinen arkipyhä). Lomat on mahdollista määritellä maa kohtaisesti.
Katso ohje arkipyhiin liittyen.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback