Microsoft Exchange/Office 365 kalenterisynkronointi

Sisältö

Kuvaus

Microsoft Exchange/Office 365 kalenterisynkronointia käyttämällä sinun on helpompaa koordinoida töitäsi kaksisuuntaisella synkronoinnilla Visma Severan ja Microsoft Exchangen/Office 356:n kalenterien väillä.

Visma Severaan luodut aktiviteetit siirretään Microsoft Exchange/Office 365 kalenteriin sekä Microsoft Exchange/Office 365 kalenteriin tehdyt merkinnät siirretään Visma Severaan aktiviteetiksi.

Takaisin ylös

Huomio ennen aloittamista

  • Vaatii "Microsoft Exchange kalenterisynkronointi" -lisäosan aktivoinnin, joka kuuluu Premium- ja Enterprise -pakettiin. 
  • Sähköpostiosoitteen, jota käytetään Visma Severassa tulee olla sama kuin Microsoft Exchange palvelimella käytössä oleva sähköpostisosoite. Microsoftin puolella oleva osoite voi olla ensisijainen tai toissijainen.
  • Suosittelemme, että kalenterisynkronointi aktivoidaan kaikille yrityksen käyttäjille, kun yritys ottaa synkronoinnin käyttöön.
  • Yksittäinen käyttäjä voi kytkeä kalenterisynkronoinnin itselleen vasta kun yritys on aktivoinut synkronoinnin asetuksiin.
  • Jos käytössä on toinen synkronointi (esim. outlookin ja matkapuhelimen välillä), tämä saattaa aiheuttaa merkintöjen tuplaantumisen. Suosittelemme, että matkapuhelimessa oleva synkronointi laitetaan manuaaliseksi virheiden estämiseksi.
  • Mikäli Exchange versio muuttuu esimerkiksi Microsoft exchangesta Office 365:seen, synkronointi alkaa aina alusta. HUOM! Tämä vaatii asetuksien resetoinnin meidän toimesta.
  • Office 365:ssa synkronointi vaatii, että käytössä on Microsoftin E-tyyppinen lisenssi
  • Microsoft Bookingin käyttö ei ole tuettu tällä hetkellä.
  • Office 365 MFA autentkikointi ei ole tuettu tällä hetkellä.
  • Käyttöönotossa ongelmia saattavat aiheuttaa:
    • Tilit, joissa on käytössä useampi domain
    • Tilit, jotka on migroitu palvelimelta toiselle (esim. Microsoft Exchange 2007 > Office 365)

Takaisin ylös

Mitkä Exchange palvelimet ovat tuettuja?

Yrityksellämme on oma Exchange palvelin

  • Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013/2016 ovat tuettuja.
  • Palvelimen ylläpitäjän tulee varmistaa, että palvelimella on Exchange WebServices (EWS) tuki
  • Palvelimen ylläpitäjän tulee luoda delegate/impersonate käyttäjä Microsoft Exchange palvelimelle, jotta Microsoft Exchange ja Visma Severa voidaan yhdistää toisiinsa.

Takaisin ylös

Yrityksemme Exchange palvelin on vuokrattu ulkopuoliselta palvelun tarjoajalta (hosted)

  • Palveluntarjoajan tulee varmistaa, että palvelimella on Exchange Webservices (EWS) tuki.
  • Palvelun tarjoajan tulee luoda delegate/impersonate käyttäjä palvelimelle, jotta Microsoft Exchange ja Visma Severa voidaan yhdistää toisiinsa.

Takaisin ylös

Yrityksellämme on Office 365

  • Office 365 version tulee olla versio, jossa on mahdollista hallita rooleja ja luoda delegate käyttäjä.
    • Vähintään E1-lisenssi
  • Office 365 pääkäykäyttäjä luo delegate käyttäjän, jolla on rooli "impersonator" Office 365 palvelimelle. Tällä tunnuksellä Visma Severa ja Office 365 voidaan yhdistää toisiinsa.

Takaisin ylös

Kalenterisynkronoinnin kytkeminen

Alla linkit tarkempiin ohjeisiin miten kalenterisynkronointi kytketään eri Exchange/Office 365 versiossa:

Takaisin ylös

Kuinka kalenterisynkronointi toimii?

Synkronointi on kaksisuuntainen serveriltä-serverille synkronointi. Visma Severan aktiviteetit synkronoidaan Exchange/O365 palvelimelle ja sieltä toisinpäin. Toistuvat ja sekä yksityiset (henkilökohtainen) merkinnät siirtyvät myös.

Ensimmäinen synkronointi

Ensimmäisellä synkronointi kerralla synkronointi kohdistaa merkinnät toisiinsa otsikon/aktiviteetin nimen, aloituspäivämäärän, aloitus kellonajan, päättymispäivämäärän, päättymiskellonajan ja toistuvuuden mukaan. Synkronointi ottaa huomioon merkinnät aloitusajankohtaa edellisestä päivästä, sitä vanhempia aktiviteetteja ei siirretä ollenkaan. Ensimmäisellä synkronointi kerralla toistuvista merkinnöistä synkronoidaan ensimmäinen merkintä mihin sääntö on luotu sekä toistuva merkintä alkaen siitä päivästä, kun synkronointi on otettu käyttöön. Kun ensimmäinen synkronointi on tehty kertaalleen läpi, sen jälkeen synkronoidaan ainoastaan muutokset.

Toiminnot, jotka aktivoivat synkronoinnin

Synkronointi tapahtuu taustalla käyttöönoton jälkeen, kun käyttäjä on ottanut synkronoinnin käyttöön omasta profiilista. Tämän jälkeen synkronointi aktivoituu Visma Severassa seuraavilla toiminnoilla:

  • Kun käyttäjä kirjautuu Severaan ja siityy osiosta toiseen (synkronointi tapahtuu taustalla). HUOM! Jos käyttäjä ei kirjaudu ollenkaan Severaan niin kalenteria ei synkronoida.
  • Kun kalenterimerkintää muokataan Visma Severassa
  • Mikäli kalenterisynkronointi on käytössä jollain yrityksen henkilöllä ja olet merkinnän osanottaja/omistaja niin merkintä synkronointuu Severaan, vaikka sinulla itsellään ei ole kalenterisynkronointia käytössä.

Takaisin ylös

Aktiviteetit, joita ei synkronoida

On muutamia tilanteita kun aktiviteetteja ei synkronoida:

  • Kun aktiviteetin päivämäärä tai kellonaika on korruptoitunut. 
  • Aktiviteetin synkronointi voi jäädä virheeseen, mikäli käyttäjän sähköpostilaatikkoon on tehty  muutoksia. Mikäli käyttäjä on aikaisemmin käyttänyt esim. sähköpostiosoitetta matti.meikalainen@testi.com ja osoite vaihtuu osoitteeseen matti@testi.com.
  • Aktiviteetit, joiden päivämäärä ja kellonaika on ennen kuluvaa päivämäärää. Mikäli päivämäärä ja kellonaika muutetaan tulevaisuuteen, ne synkronoidaan..

Takaisin ylös

Miten hallinnoidaan mitä synkronoidaan?

Miten rajataan mitkä aktiviteetit synkronoidaan

On mahdollista rajata mitkä aktiviteetit synkronoidaan Severasta Outlookiin. Rajaus tehdään määrittämällä halutut aktiviteettityypit, jotka synkronoidaan (katso tarkemmin käyttöönotto-ohjeesta). Outlookista tulevia merkintöjä ei ole mahdollista rajata vaan sieltä tulevat kaikki merkinnät Severaan. Outlookista tulevien merkintöjen aktiviteettytyyppi on asetuksiin määritelty oletus aktiviteettityyppi (rattaan kuva > asetukset > aktiviteettityypit).

 

Mitkä kentät synkronoidaan?

Alla on esimerkki merkintä outlookista sekä severasta, jossa näkyy mitkä kentät synkronoidaan:




Yksityinen/Henkilökohtainen aktiviteetti

Henkilökohtainen aktiviteetti Severassa merkitään yksityiseksi merkinnäksi outlookissa ja sama toisinpäin. Kun merkintä on yksityinen/henkilökohtainen, muut käyttäjät eivät pääse tarkastelemaan ko. merkintöjä. Mikäli Severassa ei ole määritelty "Henkilökohtainen" aktiviteettityyppiä ja merkintä on tehty yksityisenä merkintänä outlookissa, synkronoinnissa käytetään oletus aktiviteettityyppiä ja tällöin merkintä on näkyvissä kaikille käyttäjille.

Aktiviteetin omistaja

Aktiviteetin omistajan muokkaaminen on estetty luodulta aktiviteetilta, kun kalenterisynkronointi on käytössä. Kun lisätään uutta aktiviteettia, niin omistaja voidaan muuttaa niin pitkään kunnes aktiviteetti tallennetaan.

Mikäli outlookissa tehdyn kalenterimerkinnän omistajalla ei ole synkronointia käytössä Severassa, merkinnän omistajaksi Severassa tulee jokin osanttajana oleva henkilö. Omistajaksi määräytyy henkilö, jonka kalenterisynkronointi käynnistyy seuraavan kerran.

Osanottajat

Visma Severan kalenterimerkinnöissä on neljän tyyppisiä osanottajia. Merkintöjen sähköposti-ilmoituksissa on eroja riippuen osanottaja tyypistä.

Visma Severa käyttäjät: Visma Severa käyttäjät ovat sinun työkavereita, jotka käyttävät samaa Severa- ja outlook -ympäristöä kuin sinä. Severa käyttäjät on mahdollista lisätä osanottajaksi/osallistujaksi molemmissa sovelluksissa ja merkinnät päivittyvät molempien kalentereihin.

Yhteyshenkilö Severan asiakaskortilla: Visma Severassa on mahdollista liittää aktiviteettiin asiakas, projekti tai myyntityö. Asiakkaan yhteyshenkilö on valittavissa osanottajalistassa Severassa, mutta tämä ei siirry outlookin kalenteriin. Outlookin merkinnässä ei ole näkyvissä asiakasta tai yhteyshenkilöä. Huomaathan, että yhteyshenkilölle ei lähetetä viestiä tälläisestä merkinnästä.

Resurssit: Visma Severassa on mahdollista lisätä resursseja aktiviteetin osanottajaksi. Resurssien hallinnointi klikkaa rattaan kuvaa > asetukset > resurssit. Resurssit on mahdollista valita Visma Severan merkinnän osanottajaksi, mutta tämä ei synkronoidu outlookin kalenteriin. Mikäli outlookissa varataan neuvotteluhuone kun palaveria varataan, näkyy neuvotteluhuone osanottajana Severan merkinnässä.

Ulkopuolinen yhteyshenkilö: Kun ulkopuolinen yhteyshenkilö (= henkilö, joka ei käytä samaa Visma Severaa kuin sinä) lisätään kalenterimerkintään outlookissa, hän saa ilmoituksen uudesta kalenterikutsusta. Kun merkintä synkronoidaan Severaan, ulkouolinen yhteyshenkilö näkyy osanottajat-kohdassa "Etunimi Sukunimi" tai "etunimi.sukunimi@osoite.com" ja osanottajan värinä on musta. Mikäli merkintää päivitetään tai poistetaan Severassa tai outlookissa, myös ulkopuolinen osanottaja saa ilmoituksen muutoksesta. 

Sähköposti-ilmoitukset outlooksista

Outlook lähettää sähköposti-ilmoituksen osanottajille uusista, muokatuista sekä poistetuista merkinnöistä. Outlookissa on mahdollista valita milloin sähköposti-ilmoitus lähetetään. Kalentrisynkronoinnin ollessa käytössä, outlookin sähköposti-ilmoitukset lähetettän myös alla olevissa tilanteissa.

  • Sähköposti-ilmoitus lähetetään kaikille Severan aktiviteetin osanottajille ja ulkopuolisille yhteyshenkilöille, kun aktiviteetti luodaan/muokataan/poistetaan Visma Severassa.
  • Sähköposti-ilmoitusta ei lähetetä, kun aktiviteetin tyyppi, asiakas tai projekti/myyntityö muuttuu tai aktiviteetti merkitään valmiiksi Visma Severssa. Muutokset tallentuvat ja ovat näkyvissä Severan aktiviteetille.

Toistuvat merkinnät

  • Suosittelemme pitämään toistuvien aktiviteettien säännöt niin yksinkertaisina kuin mahdollista.
  • Suosittelemme välttämään merkintöjä, joihin ei ole määritelty toistuvuuden päättymistä.
  • Jos Severassa toistuvuuteen lisätään poikkeus, muutokset synkronoidaan Exchangeen. Jos tämän jälkeen toistuvuutta (sarja) muokataan lisäämällä siihen uusi osanottaja, osanottajaa ei lisätä automaattisesti Severassa poikkeuksiin, mutta Exchangeen osanottajat päivittyvät kaikkiin merkintöihin, myös poikkeuksiin. 

 

Takaisin ylös

Virhetilanteet 

Virheilmoitukset näkyvät toistaiseksi ainoastaan vanhan käyttöliittymän puolella.

  • There was an error processing the request
    • Ota yhteyttä asiakaspalveluun ongelman selvittämiseksi.
  • Authentication failed for given credentials. Error code: ErrorNonExistentMailBox The SMTP address has no mailbox associated with it.
    • Varmista, että sähköpostiosoiteesi on sama molemmissa järjestelmissä. Visma Severassa käytössä olevan sähköpostiosoitteen tulee olla sama kuin mikä on käytössä exchange/office365 palvelimella. Sähköpostiosoite voi olla ensisijainen tai toissijainen osoite exchangessa/office365-palvelimella.
  • Authentication failed for given credentials. The autodiscover service couldn't be located.
    • Tarkista, että delegate käyttäjän tunnukselle on määritelty oikea rooli ja vaihda salasana.
    • Kirjaudu Microsoft online portaaliin delegate tunnuksilla, jotta tunnus aktivoituu.
    • Käytä uutta salasanaa autentikointiin Severan asetuksissa Rattaan kuva > Asetukset > Microsoft Exchange

Tilanteita, jolloin määrittelemme synkronoinnin pois käytöstä taustalla?

  • Synkronointi kytketään pois käyttäjältä, kun käyttäjän yksittäinen kalenterimerkintä jää taustalla virheeseen useamman kerran.
    • Ota yhteyttä asiakaspalveluun ongelman selvittämiseksi.
  • Synkronointi kytketään pois koko yritykseltä ja kaikilta käyttäjiltä, mikäli delegate tunnukset jäävät autentikointi virheeseen useamman kerran.
    • Varmista, että kirjautuminen delegate tunnuksella onnistuu ja ettei tunnuksen salasana ole vanhentunut. Vaihda delegate tunnuksen salasana mikäli salasana on vanhentunut sekä päivitä uusi salasana Visma Severan asetuksiin.
    • Varmista myös, että käyttäjän kirjautuminen outlookiin onnistuu (exchange/office365) ja tunnuksen salasana ei ole vanhentunut. Tämän jälkeen synkronointi tulee aktivoida uudelleen omasta profiilista.
  • Synkronointi kytketään pois käyttäjältä, kun käyttäjän tunnukset jäävät autentikointi virheeseen useamman kerran.
    • Varmista, että kirjautuminen outlookiin onnistuu (exchange/office365) ja tunnuksen salasana ei ole vanhentunut. Tämän jälkeen synkronointi tulee aktivoida uudelleen omasta profiilista.

Takaisin ylös

 


Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.
Have more questions? Submit a request