Att hitta rätt sätt att ta ut informationen på i Visma Severa kan ibland vara klurigt, denna artikel hjälper dig att se vilka olika alternativ som finns att använda sig av. Tänk först igenom följande:
- Vad för information behöver jag?
Exempel: - Fakturering
- Arbetstid
- Marginaler
- Kostnader
- med mera...
- Hur vill jag ha den presenterad?
Exempel: - Grupperad rapport
- Lista
- Grafiskt
- Vart ska den användas?
Exempel: - Startsida i Visma Severa
- Detaljerad rapport i Visma Severa
- För sammanställning i kalkylprogram
Scenario
Jag ska ta fram arbetstidsrapporter som jag vill summera per anställd och projekt. Jag börjar med att svara på ovan frågor:
- Jag behöver arbetstidsrapport med information om arbetade timmar, i olika projekt.
- Rapporterna ska redovisas dels på företagsnivå, men också kunna brytas ut per anställd.
- Månadsvis avstämning, samt sammanställning över en längre period.
Jag kommer nedan ge tre exempel på hur dessa rapporter kan byggas:
- Matrisrapporter - Inkluderade i Visma Severas basutbud
- Avancerade rapporter - Tilläggstjänst med möjlighet att skapa grupperade rapporter med egna mätvärden
- Sammanställning i kalkylprogram med hjälp av pivottabell.
Matrisrapporter
Med hjälp av Visma Severas inbyggda matrisrapporter kan man gruppera information efter valfria X- och Y-axlar, det man kan välja på är:
Y-axel (Radgruppering): Användare, Projekt, Kund eller Avdelning (per projekt eller användare)
X-axel (Kolumngruppering): Tidsperiod (Dag, Vecka eller Månad), Arbetstyp eller Användare
Gå till Ny > Rapport > Välj Innehåll: Arbetstidsmatris för att skapa en ny matrisrapport.
Välj valfria grupperingar, i mitt exempel använder jag mig av Y-axel: Projekt samt X-axel: Månad och en vald tidsperiod och får då följande rapport:
Behöver jag bryta ner detta kan jag enkelt uppe till höger filtrera efter t.ex. en viss användare som jag vill ha information om:
Samma rapport kan också vändas på att visa samma information presenterat på ett annat sätt:
Fördelarna med matrisrapporterna är att de erbjuder möjlighet till egna val hur informationen ska sammanställas och redovisas.
Passar bra att placera på startsidor för att användare ska få information om hur deras timmar spenderas, då med filter Person > Egen.
Bra för att göra diagram i kalkylprogram.
Avancerade rapporter
Behöver man få en mer avancerad sammanställning i olika nivåer och vill ha kolumnerna (X-axeln i matrisrapporter) per månad, år och redovisa flera perioder på samma rapport kommer avancerade rapporter hjälpa er.
För full information om dessa rapporter och uppgraderingens fulla funktionalitet klicka här.
I exemplet gör jag en arbetstimanalys som skapas under Ny > Rapport > Innehåll: Arbetstimanalys (Observera att detta kräver Avanderade rapporter modulen).
Här väljer jag vilka värden som ska visas samt hur de ska grupperas och eventuella filter samt också vilka tidsperioder som ska visas.
Jag vill se arbetstimmar, och i denna lägger jag också in det totala fakturerade priset för timmarna, jag väljer tre grupperingar, dels Avdelning (efter användare), Person och Projekt och får alltså delsummor i alla nivåer:
När denna rapport exporteras till Excel-format är den förberedd för att grupperas igen på önskat sätt:
Fördelen med de avancerade rapporterna är att det ger en helt unik möjlighet i Severa att gruppera information i flera nivåer och bryta ut den i en och samma rapport.
Dessa rapporter kräver ingen handpåläggning utan ger all nödvändig information i en och samma rapport.
Dessutom ingår utökad funktionalitet i tilläggstjänsten.
Summera i kalkylprogram
Om man själv vill konstruera rapporter i valfritt kalkylprogram så kan man exportera underlaget i listform och sen gruppera med hjälp av t.ex. en pivottabell.
Information om hur pivottabeller kan skapas i Excel finns hos Excelkungen: http://www.excelkungen.com/exceltrix/pivottabeller/skapa-pivottabell.htm
Underlaget som behövs skapas under Ny > Rapport > Arbetstimslista här väljer det att filtrera vilket data som behövs:
I kalkylprogrammet kan man sen med hjälp av en pivottabell ta fram diagram eller önskad rapport:
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback