Kuvaus
Sähköposti-integraation avulla on mahdollista tallentaa sähköpostiviestit helposti Visma Severaan. Sähköpostit tallentuvat Severaan aktiviteetteina ja ne yhdistetään automaattisesti asiakkaaseen ja projektiin. Viestit välitetään Visma Severaan käyttäen älykästä bbc sähköposti osoitetta. Visma Severaan tulevat sähköpostit lähetetään osoitteeseen "omayritys@severamail.com", joka määritellään asetuksissa integraation käyttöönoton yhteydessä.
Sähköposti-integraatio on saatavilla kaikille käyttäjille.
Miten sähköposti-integraatio toimii?
Sähköpostit luodaan Visma Severaan aktiviteetteina käyttäen asetuksiin valittua aktiviteettityyppiä. Jokainen sähköpostiviesti luodaan omana erillisenä aktiviteettina.
Integraatio lukee sähköpostin vastaanottajat kentistä Vastaanottaja, Kopio ja Piilokopio (TO, CC, BCC) sekä myös sähköpostin otsikkotiedoista (email header).
Sähköpostin lähettäjän tai vähintään yhden vastaanottajan tulee olla Severan käyttäjä. Turvallisuussyistä sähköpostit, joissa ei ole Severa käyttäjää ei välitetä Visma Severaan ollenkaan.
Aktiviteetin omistajaksi tulee sähköpostin lähettäjä, kun lähettäjänä on Visma Severan käyttäjä. Mikäli sähköpostin lähettäjä ei ole Severan käyttäjä ja sähköpostin vastaanottajana on useampi Severan käyttäjä, joku vastaanottajista valitaan aktiviteetin omistajaksi ja muut lisätään aktiviteetin osanottajaksi.
Kun vastaanottaja on Visma Severan asiakkaalle määritelty yhteyshenkilö, yhteyshenkilö lisätään myös aktiviteetin osanottajaksi ja lisäksi aktiviteetti liitetään asiakkaaseen automaattisesti. Mikäli vastaanottajana on useamman eri asiakkaan yhteyshenkilöitä, aktiviteettia ei liitetä Severan asiakkaaseen vaan kaikki yheysthenkilöt lisätään ulkopuolisena käyttäjänä. Vastaanottaja lisätään myös ulkopuolisena käyttäjänä siinä tapauksessa, jossa sähköpostin vastaanottajana ei ole Severan käyttäjää tai asiakkaan yhteysenkilöä.
Aktiviteetit on myös mahdollista linkittää myyntityöhön tai projektiin lisäämällä myyntityön/projektin numero sähköpostiosoitteen eteen. Esimerkiksi, kun projektinumero on 1001 ja asetuksiin määritelty yrityksen sähköpostiosoite on omayritys@severamail.com., lähettämällä sähköpostin osoitteeseen 1001.omayritys@severamail.com aktiviteetti lisätään projektin aktiviteetiksi. Sähköpostiviestissä olevat liitteet lisätään myyntityön tai projektin Tiedostot & linkit -osioon. Liitteillä ei ole kokorajoitusta.
Miten integraatio otetaan käyttöön?
Sähköposti-integraatio on saatavilla kaikille Visma Severan käyttäjille ja se otetaan käyttöön asetuksien kautta.
Asetuksissa määritellään seuraavat tiedot:
- Oletus aktiviteettityyppi
- Aktiviteetin tila
- Yrityksen sähköpostiosoite
Tallennuksen jälkeen integraatio on käytettävissä.
Tärkeää tietoa mikäli yritys käyttää Google - tai Exchange -kalenterisynkronointia
Mikäli yrityksellänne on käytössä Google- tai Exchange-kalenterisynkronointi, suosittelemme, että oletus aktiviteettityyppiä ei synkronoida, koska muutoin se saattaa aiheuttaa merkintöjen tuplaantumista. Käythän tarkistamassa tämän kalenterisynkronointi asetuksista heti asetuksien tallennuksen jälkeen ja varmistat, että sähköposti-integraatiossa käyttämääsi oletus aktiviteettityyppiä ei synkronoida Google- tai Exchange-kalenterisynkronoinnissa!
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback